Имеющими гриф «для служебного пользования»

Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) проставляется на подготавливаемых в структурных подразделениях Администрации города документах (их проектах), содержащих несекретную служебную информацию ограниченного распространения.

К служебной информации ограниченного распространения относится информация конфиденциального характера и информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены документы, сведения которых на основании федерального и областного законодательства не могут быть ограничены.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Необходимость проставления на документах грифа «ДСП» определяется исполнителем документа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Информация, содержащаяся в документах с грифом «Для служебного пользования» без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

Передача документов от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения через отдел документационного обеспечения.

Прием и регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом документационного обеспечения. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется гриф «ДСП».

При смене работника отдела документационного обеспечения, осуществляющего учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи документов, утверждаемый заведующим отделом документационного обеспечения.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. Структурным подразделениям при незначительных объемах таких документов разрешается вести их учет в соответствующих журналах учета совместно с несекретными документами.

Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Например:                                               Для служебного пользования

                                                                 экз. № _________

Документы «Для служебного пользования»:

- Печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, рассылки (если документ направляется в несколько адресов), фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, фамилии специалиста, печатающего документ, даты печатания:

Например: Отпечатано 3 экз.:

1 экз. – Прокуратура города Нижний Тагил,

2 экз. – Управление внутренних дел города Нижний Тагил,

3 экз. – дело.

А.В. Зиновьев

410982

Петрова

23.01.2006

 

- Рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

- Пересылаются другим организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями через отдел документационного обеспечения.

Тиражируются с письменного разрешения руководителя, подписавшего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Документы с грифом «Для служебного пользования» запрещается передавать по незащищенным каналам компьютерной и модемной связи.

Документы с грифом «ДСП» должны храниться в отделе документационного обеспечения в надежно запираемом сейфе или металлическом шкафу.

Исполненные документы с грифом «ДСП» группируются в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. На обложке дела, в котором помещены документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

За утрату документов с грифом «Для служебного пользования» работники Администрации города привлекаются к дисциплинарной ответственности.

На утраченные документы с грифом «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

     Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (Приложение № 26). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.