Этап 10. Устойчивое функционирование

На этом этапе компания переходит из проектного состояния к состоянию обычного функционирования. Цель этапа — обеспечить постоянное совершенствование процессов, сделать его частью ежедневной работы компании.

Этап состоит из 10 шагов.

Шаг 1. Оценка результатов проекта. Обоснование проекта сравнивается с фактическими итогами.

Шаг 2. Разработка/уточнение стратегии устойчивой эффективности функционирования. Стратегия должна предусматривать механизмы поддержания вложений в совершенствование процессов и постоянную оценку применимости текущих процессов к будущей среде.

Шаг 3. Включение мер эффективности функционирования в управление. Устойчивое функционирование требует управления процессами, а управление процессами подразумевает постоянное измерение их эффективности. Измерения должны быть связаны с общими показателями работы компании, и эффективное функционирование должно вознаграждаться.

Шаг 4. Петли обратной связи. Сочетание прямой (до начала цикла процессов есть рычаги воздействия и возможность принять меры) и обратной (коррекция осуществляется после получения фактических результатов процесса) связи обеспечивает предвидение, мониторинг, управление и коррекцию процессов.

Шаг 5. Обеспечение устойчивости. Устойчивость достигается поддержкой процессов в самом актуальном состоянии. Это означает невозможность возврата к старым процессам или версиям процессов, качественную подготовку персонала, поддержку внедрения новых или усовершенствованных процессов.

Шаг 6. Вознаграждение за поддерживаемую эффективность. Лучший способ вознаграждения — за конкретные долгосрочные итоги и результаты.

Шаг 7. Создание органов руководства процессами. Управление процессами должно быть частью общего подхода компании к УБП.

Шаг 8. Мониторинг поддерживаемой эффективности. Нужно установить нормативы для мониторинга процессов, мониторинга и оценки реализации программ УБП.

Шаг 9. Обмен информацией. Когда проект переходит в стадию ежедневного режима работы, основная цель обмена информацией — донести до людей реальные выгоды, которые были получены при реализации проекта.

Шаг 10. Поддержание моделей процессов. Процессы адаптируются ко внешним и внутренним изменениям, поэтому их описания нужно постоянно модифицировать в соответствии с этими изменениями.

Лучших мыслей

1. Основа для запуска проекта УБП — стратегия компании и архитектура бизнес-процессов.

2. Архитектура процессов должна быть увязана со стратегией, стратегическими целями, архитектурой всего бизнеса и ИТ.

3. Цели проекта УБП должны быть связаны со стратегическими целями компании и архитектурой бизнес-процессов.

4. На начальных этапах в проекте должны участвовать опытные внешние специалисты, одна из целей которых — передача экспертизы сотрудникам компании.

5. Работа с персоналом — важная часть проекта. Если сотрудники не получают информации о проекте, не согласны с ним, не обладают нужными компетенциями для исполнения новых процессов или не обучены им, успех проекта под угрозой.

6. Конечная цель проекта УБП — передача результатов и усовершенствованных процессов бизнесу таким образом, чтобы бизнес сам мог поддерживать их.

7. Чем быстрее проект УБП выйдет на самоокупаемость, тем лучше. На всех этапах проекта важно планировать получение быстрых выгод.

8. Для оценки результатов проекта используйте метрики перед стартом и по ходу реализации проекта.

9. На всех этапах проекта важна обратная связь и максимальная информированность всех заинтересованных сторон.

10. Следующие проекты УБП можно запускать с разработанной стартовой площадки с учетом выводов по итогам реализованного проекта.

1. Саммари книги Уильяма Деминга «Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами» читайте в www.smartreading.ru

2. Читайте саммари книги Джеффри Лайкера «Дао Toyota. 14 принципов менеджмента ведущей компании мира»

3. Читайте саммари книги Джефа Кокса, Ди Джейкоба и Сьюзан Бергланд «Новая цель. Как объединить бережливое производство, шесть сигм и теорию ограничений»