Некоторые виды деловых писем

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждением. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Письмо-запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.

ВЫВОДЫ

Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально–делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

 

 

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

1. Документы личного характера.

АВТОБИОГРАФИЯ – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишет автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии:

- название документа (автобиография);

- имя, отчество, фамилия автора;

- число, месяц и год рождения;

- место рождения;

- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

- образование и специальность по образованию;

- вид трудовой деятельности;

- последнее место работы и должность;

- награды и поощрения;

- семейное положение и состав семьи;

- домашний адрес и телефон;

- дата;

- личная подпись.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Ковалева Елена Борисовна, родилась 14 марта 1968 года в г. Москве, в семье служащих.

Отец, Ковалев Борис Семенович, – бухгалтер з–да «Спецстанок».

Мать, Ковалева Мария Васильевне, – инженер з–да «Спецстанок».

В 1975 г. поступила в среднюю школу № 238 Кировского района г. Москвы.

В 1985 г окончила эту школу с серебряной медалью. В этом же году поступила в МОПИ им. Н.К. Крупской на факультет Дошкольного образования. В 1980 г. окончила институт и получила распределение на работу в ясли–сад № 415 г. Москвы, где работаю по настоящее время в должности методиста дошкольного воспитания.

 

12 января 2013 г.

Е.Б. Ковалев

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.: Семенов Илья Михайлович

АДРЕС: 129329, г. Москва, ул. Вересковая, д.4, кв. 7

ТЕЛЕФОН: 189-56-90

ДАТА РОЖДЕНИЯ: 27 мая 1958 г., г. Москва

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею сына.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1965–1975 – средняя школа № 253 (г. Москва).

1975–1981 – Московский авиационный институт по специальности «Приборостроение» с присвоением квалификации «инженер–механик».

ОПЫТ РАБОТЫ: С 1996 г. – зав. Лабораторией в ВИЛС.

С 1985 по 1996г. – начальник цеха в ЦАГИ.

С 1975 по 1985 г. – начальник участка в ВИАМ.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
СВЕДЕНИЯ: владею английским языком (читаю и перевожу со слова-

рем), владею компьютером на правах пользователя

РАСПИСКА – это документ, подтверждающий произведенное действие.

Реквизиты расписки:

- наименование документа;

- именование автора документа (фамилия, имя, отчество, паспортные данные);

- текст;

- подпись.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

РАСПИСКА

Я, Коробова Юлия Михайловна (паспорт ХШ–МЮ, 552179, выдан 13 о/м г. Москвы 15.03.87) получила от заведующей АХЧ Фоминой М.Ю. мультимедийный проектор за № 003267до конца стажировки.

Стажер Ю.М. Коробова

ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, поручающий кому–либо определенные действия.

Реквизиты доверенности:

- наименование документа;

- именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

- именование доверенного лица (фамилия, имя, отчество);

- формулировка доверяемой функции;

- дата;

- подпись.

Доверенность имеет юридическую силу только при удостоверении подписи доверителя какой–либо организацией, с приложением печати организации.

 

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Кондакова Марина Юрьевна, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за сентябрь 2012 г. в размере 1900 (тысяча девятьсот) руб. преподавателю Юлину Дмитрию Сергеевичу.

Секретарь М. И. Антипина

ЗАЯВЛЕНИЕ. При приеме на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказывать»).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты:

- адресат (кому адресовано заявление);

- заявитель;

- наименование вида документа;

- текст;

- подпись;

- дата составления.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Директору ОАО «СТАЙЛИНГ»

Петрову И.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на работу учителем физической культуры.

25.08.2013

Г.В. Свиридов

 

2. Документы оперативной информации.

СПРАВКА – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Реквизиты справки:

- наименование жанра документа (справка);

- именование лица, которому выдается справка (фамилия, имя, отчество);

- текст, содержащий требуемую информацию;

- наименование адресата (организации, для которой предназначена справка);

- подпись должностного лица.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Московское производственное

Объединение «Азот»

ДОУ № 2605

СПРАВКА

10.08.13 №113

г. Москва

Тов. Василькова Мария Станиславовна работает техником–конструктором проектно–конструкторского отдела объединения.

Оклад – 1600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров А.В. Иванов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – это документ, адресованный руководителю данного предприятия или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий вывод и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цели инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее делится на две части. В первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»).

Реквизиты докладной записки:

- адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

- наименование жанра документа;

- заголовок к тексту документа;

- текст докладной записки;

- наименование и подпись адресанта;

- дата.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Директору ГБОУ СПО КФКС «Спарта»

Миронову Г.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.05.13 № 36

г. Москва

 

 

О замене компьютера

 

 

Довожу до Вашего сведения, что кабинет профессиональной практики в настоящее время оснащен компьютером устаревшего образца, имеющим ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового компьютера.

 

 

Зам. кабинетом Г.Н. Колбина

 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого–либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть убедительным, содержательным. Записки оформляются с воспроизведением тех же реквизитов, что и докладные и подписываются составителем.

 

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Директору колледжа

Иванову Н. И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

10.04.13 № 34

 

О срыве занятий в 21-й учебной группе

 

09.04.13 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятие пришлось отменить.

 

Преподаватель Г.И. Григорьев

 

3. Распорядительные документы.

ПРОТОКОЛ – это документ с записью всего происходящего на заседании, собрании. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Реквизиты протокола:

- наименование организации;

- указание вида документа;

- дата заседания;

- номер;

- место заседания;

- заголовок;

- текст;

- подписи.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставиться двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол допустим только тогда, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. В кратких протоколах указываются фамилии докладчиков, темы докладов, фамилии выступающих.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решений в столкновении мнений.

Образцы составления протоколов приведены в приложениях.