Обратить внимание Гостя, на условия аннуляции бронирования, которые отражены в Письме-одобрении (LetterofApproval)

Депозит.

Гость вносит на депозит наличные средства, и таким образом гарантирует оплату забронированных услуг. В случае незаезда или позднего аннулирования бронирования сумма штрафов списывается с депозита Гостя.

Договор с Туристическим и Корпоративным Партнером.

В данной ситуации партнер гарантирует оплату Гостем проживания и дополнительных услуг, а так же уплату штрафных санкций в случае позднего аннулирования заявки на бронирование или незаезда.

БРОНИРОВАНИЕ ГРУППЫ

При поступлении запросов на размещение Групп, в зависимости от размера Групп и наличия либо отсутствия договорных отношений с компанией, решение о размещении и условиях размещения Групп принимает либо Менеджер Отдела бронирования, либо Менеджер Отдела продаж.

Сотрудники Отдела бронирования могут бронировать 100% номеров Отеля по официально опубликованным тарифам (RackRate) без согласования с Отделом продаж. В то же время, сотрудники Отдела бронирования должны своевременно информировать Руководителя Службы приема и размещения о подтвержденных групповых заездах и передавать полную информацию в Службу содержания помещений, чтобы ее сотрудники успели подготовить номерной фонд к заезду группы.

Соблюдение описанных ниже процедур, поможет Вам максимально быстро и точно выполнить бронирование группы. Будьте внимательны!

Глава 2. Отдел бронирования.

АЛГОРИТМ БРОНИРОВАНИЯ ГРУПП.

БРОНИРОВАНИЕ.

Заявки на бронирование Групп хранятся в специальных фолдерах. На каждый день заезда подготавливается отдельный фолдер.

Если Компании предоставлен блок номеров (allotment), то при бронировании группы необходимо сверить остаток номеров в блоке (allotment).

Совместно с Финансовой Службой Отеля необходимо параллельно отследить своевременность получения депозитов и оплат.

Контроль со стороны двух Служб позволяет поддерживать объективную и точную картину бронирований. Данная информация очень важна для всех Служб Отеля. Она позволяет своевременно подготовить номерной фонд к заезду Гостей в плановом режиме всех Служб и обеспечить бесперебойную работу Отеля.

Запрос на групповое размещение рассматривается Отделом бронирования (см. таблицу) или может быть направлен в Отдел продаж для определения тарифа и количества комнат для подтверждения.

Ответна запрос «групповое бронирование» желательно предоставить в течение 24 часов. Максимальный срок ответа на запрос - в течение 72 часов.

 

 

ПОДГОТОВКА К ЗАЕЗДУ ГРУППЫ ГОСТЕЙ.

А.  Информация о группе Гостей.

Окончательная информация о заезде Группы Гостей должна быть предоставлена компанией-партнером в срок (до даты указанной в договоре), либо оговорена дополнительно:

Roominglist, который содержит в себе: список Гостей с указанием ФИО, категории номеров, дату заезда, дату выезда;

Питание группы - ланчи, ужины, время их проведений;

Дополнительные услуги, включенные в стоимость прошивания;

Время заезда;

Время выезда;

Инструкции по приему и размещению багажа;

Контактная информация.

Проверьте, внесена ли предоплата компанией-партнером за забронированные услуги.

Предоставьте информацию:

Службе питания и напитков о заказанном количестве ланчей, ужинов, ланч-боксов и т.д. Информация должна быть подтверждена компанией-партнером и передана в Службу питания и напитков до заезда Группы Гостей.

Службе содержания помещений о заездах Групп Гостей. Вашно своевременно предоставлять информацию, чтобы сотрудники Службы успели подготовить номерной фонд к приему Гостей. Необходимо сообщить следующую информацию:

✓	количество номеров;
✓	категории номеров;
✓	тип     размещения;
✓	дата заезда;
	время заезда;
	дата выезда;
✓	время выезда;
✓	специальные пожелания.

 ВНИМАНИЕ!

Изменения, связанные с заездом, проживанием или питанием групп Гостей необходимо немедленно передавать в Службу содержания помещений, Службу питания и напитков.

    Присваивая номера и подготавливая их к заселению, необходимо учитывать специальные пожелания Гостей, которые были озвучены при бронировании.

Перед заездом Группы Г остей менеджерам Отдела бронирования необходимо еще раз проверить:

Соответствие фамилий, имен и отчеств Гостей, занесенных в систему «Орега» с предоставленным списком (Roominglist);

Категории номеров;

Дату выезда группы;

Перенаправление (Routing) услуг, которые оплачивает Туристический/Корпоративный Партнер;

Питание Группы Гостей.

В. Карты Гостя.

Необходимо заранее, до прибытия Гостей, подготовить:

регистрационные карты;

 карты Гостя;

Ключи от номера.

В Карте Гостя необходимо отразить следующую информацию:

 Фамилия Гостя. Перед фамилией Гостя необходимо использовать обращение «Господин» - сокращенно(Г-н) или «Госпожа» - (Г-жа);

Номер комнаты;

Дата заезда;

Дата выезда.

ПОСЕЛЕНИЕ ГРУППЫ ГОСТЕЙ.

А. Чтобы ускорить процедуру Поселения (Chechin) Группы Гостей, регистрационные карты раздаются руководителям групп или гидам.

В регистрационных картах Гостям следует указать свое имя и поставить подпись. Подписанные регистрационные карты вкладываются в паспорта.

В. Обязательно уточните у руководителя группы/гида, не произошло ли каких-либо изменений, связанных со временем выезда группы,питанием.

С. Проинформируйте Гостей или руководителя группы/гида о том:

для чего необходима Карта Гостя;

в какое время Гости смогут забрать зарегистрированные паспорта;

как заполнить багажные бирки и прикрепить их к багажу;

как пользоваться электронным ключом;

о времени проведения завтрака;

о дополнительных услугах в Отеле;

о расположении и времени работы ресторанов;

Как производится оплата за дополнительные услуги (телефон, Minibar).