D. Пожелайте Г остям приятного отдыха

E. Внесите в систему «Fidelio» полную информацию о прибывшей Группе Г остей:

название группы;

профайл Туристического/Корпоративного партнера (проверьте его заполнение);

количество Гостей;

ФИО Гостей;

количество занятых номеров;

категории номеров;

дата заезда;

дата выезда;

время выезда;

переадресацию услуг;

тариф;

питание;

Источник бронирования.

ИЗМЕНЕНИЕ И АННУЛЯЦИЯ БРОНИРОВАНИЯ

Изменения условий бронирования (даты заезда, категории номера и т.д.) необходимо фиксировать в системе «Fidelio» немедленно после получения соответствующего запроса. Частные Гости могут произвести изменение бронирования по телефону, факсу, электронной почте; Туристические и Корпоративные партнеры - по факсу или электронной почте.

При внесении изменений в бронирование или при отмене бронирования внесите точную контактную информацию лица, осуществившего данное изменение/отмену. После внесения изменений в систему «Fidelio» необходимо немедленно отправить Гостю/Компании подтверждение бронирования с учетом внесенных изменений.

Не забудьте своевременно предоставить информацию об изменениях Службам, к деятельности которых данные изменения относятся.

Все заявки на аннуляцию либо на изменение бронирования прикрепляются к первоначальной заявке на бронирование.

 

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документооборот в Отделе бронирования должен быть четко организован и поддерживаться всеми сотрудниками. Нарушение правил ведения документооборота может привести к путанице в документах и, как следствие, к потере Гостей.

В связи с этим, документооборот в Отделе бронирования организован следующим образом:

· Все заявки на бронирование, изменение бронирования и его аннуляцию разложены в фолдеры.

 

· В текущем месяце на каждую дату заезда заводится отдельныйфолдер.

· На каждый последующий месяц, заводится отдельный фолдер, в который складываются заявки на бронирование номеров в данном месяце.

· Заявки за истекший месяц складываются в один фолдер и перемещаются в архив.

· Переписка с Гостями/Агентствами/Турфирмами должна быть разложена в алфавитном порядке внутри каждого фолдера.

Групповые бронирования должны быть разделены на:

- предварительное бронирование (Tentative);

- и подтвержденные бронирования (Definite).

 

РАЗДЕЛ III. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СЛУЖБАМИ

ГЛАВА 1. ЕЖЕДНЕВНАЯ КОММУНИКАЦИЯ СО СЛУЖБОЙ СОДЕРЖАНИЯ ПОМЕЩЕНИЙ

ВРЕМЯ	ПРЕДМЕТ КОММУНИКАЦИИ
8:00-9:00	· Заезд с указанием времени заезда и присвоенными номерами. Обсуждение приоритетности уборки; · Групповой заезд; · Специальные пожелания Г остей (доп. кровать и т.д.).
10:00	· Результат проверки номеров со статусом «Свободные Инспектированные»Vасаnт Inspected. При выявлении несоответствия (discrepancy) - доведение до сведения Руководителя Службы приема и размещения; · Updateинформации по номерам со статусом «Не обслуживается»/Outofserviceи «Выведен из продажи»/Outoforder.
12:00-14:00	· Выехавшие номера, не осуществившие процедуру «выселения/checkout нaресепшн; · Нахождение в выездных номерах вещей Гостя (уточнение информации). Время выезда 12:00; · В номере, который числится как выездной (с 12:00), находятся Г ости; · На двери выездных номеров табличка «Не беспокоить»/Dо NotDisturb; · Обновленная информация по номерам, присвоенным к заезду.
В течение дня:	· Уточнение готовности номеров (через систему «Fidelio»); · Номера со статусом «Гость не находился в номере»/Sleepout; · Исполнение специальных пожеланий Гостей; · Приоритетность уборки; · Обновленная информация по специальным пожеланиям Г остей; · Подготовка к раннему заезду.
23:00-00:00	· Перечень выездных номеров. Выезд в 12:00; · Выехавшие номера (dueoutна 23:00), не прошедшие процедуры «выселенияи/chechout нaресепшн; · В выездных номерах (на 23:00) находятся вещи Гостя (уточнение информации); · В номере, который числится как выездной (с 23:00), находятся Г ости; · На двери выездных номеров (на 23:00) табличка «Не беспокоитьв/Dо NotDisturb.

 

ГЛАВА 2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ И ЗОН ОТВЕТСТВЕННОСТИ МЕЖДУ СЛУЖБОЙ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ И ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

Отдел бронирования	Отдел продаж
Получение заявок на бронирование.	Заключение договоров.
Внесение бронирований в систему «Fidelio».	Ценообразование для туристических/Корпоративных партнеров.
Заведение в системе «Fidelio» профайлов индивидуальных Гостей и компаний, с которыми не заключены Договоры.	Заведение в системе «Fidelio» профайлов индивидуальных Гостей и компаний, с которыми заключены Договоры.
Подтверждение и аннуляция бронирований.	Внесение в систему«Fidelio» договорных тарифов в профайл Компаний, с которыми заключены Договоры.
Выставление счетов по заявкам на бронирование.	Внесение в систему «Fidelio» изменений по всем тарифам.
Выставление счетов на уплату штрафных санкций по не заездам/аннуляциям.	Формирование приоритетов бронирования при лимите номеров.
Контроль платежей до 7-ми дней просрочки.	Решение вопросов по выплате задолженностей партнеров, при задержке платежей более 7-ми дней с даты планируемой оплаты.
Сверка расчетов по договорам.	Доход Отеля от взаимодействия с Туристическими /Корпоративными партнерами.
Поселение и выселение Гостей.	Финансовые планы и прогнозы.
Решение проблем, вопросов Гостей.