Примите заявку на бронирование

Проверьте в системе «Fidelio» наличие свободных номеров запрашиваемой категории.

Оформите заявку на бронирование с указанием новой Компании:

создайте профайл Компании согласно утвержденному стандарту;

Прикрепите данный профайл Компании к созданному бронированию. I

Заявка на бронирование, полученная по факсу или электронной почте, может быть направлена как Туристическим или Корпоративным партнером, так и частным Гостем. Вам необходимо внимательно проверить:

 - от кого поступила заявка;

 - уточнить форму оплаты.

Если в заявке на бронирование указана безналичная форма оплаты, уточнить, каким образом будет производиться оплата за дополнительные услуги.

В случае поступления заявки: от Туристического или Корпоративного партнера дополнительно нужно проверить    коммерческие условия работы сданной

Компанией.

- от частного Гостя необходимо проверить и учесть при внесении данных в систему «Fidelio» скидки и комплименты, которые могут быть предоставлены постоянным Гостям Отеля.

Внесите в систему «Fidelio» данные:

- Фамилия, Имя, Отчество Гостя;

- дата/время заезда;

- дата/время выезда;

- контактныйтелефон;

-  специальные пожелания;

- название Компании, агентства;

- создать Перенаправление/Routing-услуг (при необходимости);

- сегмент рынка;

- источник бронирования.

Отправьте Гостю подтверждение бронирования.

Старайтесь отправлять Гостю подтверждение бронирования не позднее 2-х часов, после получения заявки. Если Гость прислал заявку на бронирование по электронной почте или по факсу, важно ответить максимально быстро. Гость, не получив своевременно подтверждение бронирования наверняка обратится в другой Отель.

Не забудьте:

в подтверждении бронирования указать время и условия аннуляции бронирования:

При отправлении подтверждения бронирования, оплачиваемое по безналичной форме оплаты, вместе с подтверждением отправить счет на оплату.

Скрепите заявку, подтверждение бронирования и счет на оплату (если таковой имеется) и положите в фолдер, предназначенный для заявок на определенный день заезда.

ВНИМАНИЕ!

Все последующие изменения бронирования подкалываются к первоначальной заявке.

 

ВИДЫ БРОНИРОВАНИЯ

НЕГАРАНТИРОВАННОЕ БРОНИРОВАНИЕ

НЕГАРАНТИРОВАННОЕ БРОНИРОВАНИЕ - это бронирование, за которое НЕ произведена предварительная оплата.

ОСОБЕННОСТИ:      

 При негарантированном подтвержденном бронировании, если Гостем не указано точное время приезда, бронирование аннулируется в 18:00 даты заезда по местному времени,

Иное время аннулирования негарантированного бронирования может быть установлено Отелем в зависимости от региональных условий.

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ НЕГАРАНТИРОВАННОГО БРОНИРОВАНИЯ.

В систему «Fidelio» в поле «Время прибытия» (Arrival Time) вносится время заезда Гостя, и в зависимости от времени заезда действуют различные сроки аннулирования бронирования:

«Время прибытия» 12:00- заезд Гостя в промежуток с 14:00 до 18:00.

Время поседения (Checkintime).

Время аннулирования данного негарантированного бронирования.

«Время прибытия» 18:00 - заезд Гостя в промежуток с 18:00 до 23:55.

Время поселения.

Время аннулирования данного негарантированного бронирования.

«Время прибытия» 23:55 - заезд Гостя после 00:00.

Данное бронирование переносится на следующие сутки перед запуском ночного аудита. В комментариях к номеру необходимо указать точное время заезда Гостя.

ВНИМАНИЕ!

Прежде, чем аннулировать неподтвержденное бронирование ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С ГОСТЕМ и уточните, приедет ли он в Отель,

-  Связаться с Гостем необходимо не менее чем за 2 часа до аннуляции бронирования.

-  В случае если не удалось связаться с Гостем - решение об аннуляции бронирования принимает Руководитель Службы приема и размещения.

ГАРАНТИРОВАННОЕ БРОНИРОВАНИЕ

ГАРАНТИРОВАННОЕ БРОНИРОВАНИЕ- это бронирование, за которое произведена предварительная оплата.

ОСОБЕННОСТИ:

При гарантированном бронировании производится 100% предоплата стоимости за весь период прошивания или 100% предоплата за первые сутки проживания с последующей оплатой при заезде неоплаченного срока проживания.

 

При гарантированном бронировании в систему «Fidelio» в поле «Время прибытия» (ArrivalTime) вносится время заезда Гостя - 12:00.

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ ГАРАНТИРОВАННОГО БРОНИРОВАНИЯ.

Гарантированное бронирование со 100% предоплатой за 1 сутки прошивания:

Если Гость не приехал в указанный день заезда и не отменил бронирование за сутки до предполагаемого дня заезда - данное

бронирование сохраняется до 12:00 следующих за датой заезда суток;

В 12:00 следующих суток данное бронирование переходит в статус «негарантированное» и аннулируется, при условии, что Г ость не подтвердил данное бронирование.

Предоплата за 1 сутки прошивания не подлежит возврату.

Гарантированноебронирование со 100% предоплатой за весь срок проживания:

Если Гость не воспользовался услугой прошивания в указанный день заезда, и не отменил бронирование за сутки до предполагаемого дня заезда, предоплата за 1 сутки прошивания не подлежит возврату.

Данное бронирование не аннулируется до поступления письменного отказа Гостя от бронирования. При отсутствии письменного отказа от бронирования и услуги проживания Гостя в течение оплаченного срока, плата за каждые сутки услуги проживания Гостя не подлежит возврату.

Гарантированное бронирование является более предпочтительным по сравнению с негарантированным. Всегда остается риск, что Гость с негарантированным бронированием не посетит Отель, и при этом не аннулирует забронированный номер, или аннулирует в последний момент, когда возможность продать номер другому Гостю резко сокращается, а убытки не могут быть возмещены за счет штрафных санкций.

ВНИМАНИЕ!

- Особенно важно увеличивать количество гарантированных бронирований в периоды высокой загрузки (отпускной сезон, выставочный сезон и т.д.), а иногда внесение предоплаты может быть обязательным условием подтверждения бронирования. Но и в периоды менее активной загрузки необходимо переводить негарантированное бронирование в статус гарантированного.

- Если поступила заявка на гарантированное бронирование, а все номера необходимой категории забронированы и подтверждены под негарантированное бронирование, необходимо обзвонить Гостей с негарантированным бронированием с целью подтверждения их приезда в Отель.

 - Предложите Гостю гарантировать бронирование путем внесения депозита наличными или кредитной картой. Используйте при этом фразу: «Смогли бы Вы гарантировать ОПЛАТУ Вашего бронирования» вместо фразы: «Смогли бы гарантировать данное бронирование?».

СПОСОБЫ ГАРАНТИИ ОПЛАТЫ БРОНИРОВАНИЯ.

Кредитная карта.

Если Гость при бронировании готов гарантировать оплату проживания кредитной картой, то Вам необходимо:

-Обьяснить Гостю, что ему необходимо:

· указать номер своей кредитной карты в Письме - одобрении;

· подписать Письмо - одобрение. Подписав «LetterofApproval» (Письмо - одобрение), Гость, тем самым, разрешает снять с карты обозначенную сумму в качестве платы за проживание,

· отправить заполненную форму Письма -одобрения в Отель;

· переслать в Отель копию обеих сторон кредитной нарты.