Работников протокольной службы

УДК 336:338.436

ОСОБЕННОСТИ ПРОФЕССИОНАЛИЗМА

РАБОТНИКОВ ПРОТОКОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

Features of professionalism of protocol service specialists

 

Рыченкова О.В., магистрант, oxana-32rus@yandex.ru

Rychenkova O.V.

 

Брянский филиал ФГБОУ ВО РАНХИГС при Президенте Российской Федерации, Российская Федерация

Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation

 

Аннотация: В статье рассматриваются особенности профессиональных качеств специалиста службы протокола. Актуальность темы обусловлена допущением ошибок сотрудниками протокола при проведении мероприятий. Цель исследования состоит в определении функций протокола и выявлении специфичных для сотрудников личностных качеств. В настоящее время растёт спрос на специалистов в этой области, и имеется нехватка подготовленных кадров. Сотрудник протокола должен следить за изменениями в области протокольных норм, оперативно на них реагировать и использовать их в работе.

Abstract: The article discusses the features of professional qualities of a protocol service specialist. The relevance of the topic is due to mistakes made by protocol employees during events. The purpose of the study is to determine the functions of the protocol and identify employee-specific personal qualities. Currently, there is a growing demand for specialists in this field and there is a shortage of trained personnel. The protocol officer must monitor changes in the field of protocol norms, respond promptly to them and use them in their work.

Ключевые слова: протокол, официальные мероприятия, деловой этикет, служба протокола, специалист протокольной службы, нормы протокола, функции службы протокола, кадры.

Key words: protocol, official events, business etiquette, protocol service, protocol service specialist, protocol rules, protocol service functions, personnel.

 

Эффективное взаимодействие между компаниями, регионами, странами начинается с общения конкретных людей, которые занимаются организационными вопросами и выстраивают формат встреч. Визиты, переговоры, официальные встречи, форумы и другие протокольные мероприятия на официальном уровне – это не только важная задача и обязанность руководителей высшего и высокого звеньев, но и фактор успешной реализации как внутренней, так и внешней политики, от которого зависит дальнейшее взаимодействие и поддержание официальных и дружеских связей.

Происхождение термина «протокол» определяется его древнегреческими корнями («protokollon» – склеивать вместе). Современная трактовка понятия «протокол» перешла из практики первых английских парламентов середины XVI в. Под термином подразумевался свод обязательных к исполнению правил этикета (поведение в соответствии с правильным воспитанием или предписываемое властными полномочиями. В современном обществе значение термина претерпевает различные изменения под влиянием политических, экономических факторов, достижений науки и техники, мирового сотрудничества [1, с. 154].

Актуальность темы исследования обусловлена допущением различных ошибок сотрудниками протокольной службы при проведении и организации протокольных мероприятий как на международном, так и всероссийском, региональном уровнях, отсутствием как таковой профессиональной и нормативной правовой базы, слабой развитостью специфичных для сотрудников протокольной службы личностных качеств. Отметим, что в России отсутствуют образовательные учреждения высшего и высшего профессионального образования, в которых имеется направление обучения «специалист протокольной службы».

Протокол как официальный (государственный, дипломатический), так и деловой предполагает соблюдение правил деловой этики, определяющей как внешнюю, так и внутрикорпоративную сторону делового сотрудничества и взаимодействия [2, с. 88].

Суть деятельности протокольной службы заключается в соблюдении норм и правил делового этикета, сложившегося в стране, регионе, организации и опирающегося на культуру и ментальность, что позволяет провести мероприятия на высоком и высшем уровне, при этом повышая имидж и сохраняя деловую репутацию в деловом сообществе. При грамотном сопровождении мероприятия деятельность протокольной службы помогает наладить контакты как с зарубежными партнерами, так и с крупными корпорациями и предприятиями, а также способствует расширению представительных визитов и встреч как внутри страны, так и за ее пределами.

Как правило, в кадровом составе органов государственной власти и крупных организациях имеется протокольно-организационный отдел или управление, который осуществляет  взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также с представителями общественных объединений, политическими партиями, крупными корпорациями и предприятиями в целях протокольного сопровождения мероприятий. Но наиболее часто встречается ситуация, когда функции протокольной службы  реализуют или отдел кадров, или отдел по связям с общественностью, а иногда и вовсе непрофильные отделы и службы, которые реализуют задачи в зависимости от направленности мероприятия.

К основным функциям протокольной службы можно отнести организацию и проведение деловых и рабочих встреч, переговоров, подписание соглашений, разработка программы представительных и рабочих визитов по согласованию с протокольной службой принимающей или встречающей стороны, ведение деловой переписки. В разрезе протокольного сопровождения мероприятий особое внимание необходимо уделять церемонии встречи (проводов), церемонии возложения цветов и проведению официальных приемов, включая рассадку гостей в зависимости от протокольного старшинства и порядок тостов [3, с. 112].

Одним из важных аспектов при проведении протокольного мероприятия является грамотный подбор подарков и сувениров. Подбирая подарок или сувенир, необходимо учитывать особенности развития конкретного региона или организации, его сложившиеся материальные и культурные ценности, в некоторых ситуациях допустимо преподнести памятный подарок, символизирующий личные интересы руководителя. Вручение памятных подарков и сувениров согласовывается и организуется совместно с протокольной службой принимающей или встречающей стороны [4].

Специалист протокольной службы – сложная и многогранная профессия, от его действий или бездействий, делового «чутья», умения быстро принимать решения зачастую зависит удачный исход проведенных встреч. Можно проводить встречи глав государств и в обычном ресторане, но эффект будет разительно отличаться от результатов официальных переговоров на специально подготовленной площадке. Главная задача отдела протокольной службы – обеспечить на мероприятии правильную атмосферу, которая даст участникам возможность плодотворно и конструктивно обсудить все необходимые вопросы.

Высокоорганизованность и собранность, владение нормами этикета и протокола, ответственность, сосредоточенность на поставленной задаче, умение быстро реагировать на изменение ситуации и принимать решения, общительность, наблюдательность, стрессоустойчивость, способность к стратегическому и аналитическому мышлению – вот основные качества, которые должен развивать у себя сотрудник протокольной службы [5, с. 203].

В настоящее время растёт спрос на специалистов в этой области. Уже начинает ощущаться нехватка подготовленных кадров, поэтому первое, что нужно учитывать – это квалификация и образование сотрудника. Кроме того, работник протокола должен быть немного «параноиком» и рассчитывать все риски наперёд. Нужно всегда иметь в голове несколько вариантов решения любой проблемы – не подошёл автобус, сломалась машина, выключили электричество и т. д.

Сотрудник службы протокола не должен надевать «пальто руководителя» на себя. Нужно помнить, что главный в данном контексте – руководитель, его привычки и деловые качества, а специалист лишь работает с ним, помогает создать ему комфортные условия и всегда остается в тени.

В истории есть множество примеров, когда из-за пренебрежения нормами протокола создавались конфликтные ситуации в отношениях. На сегодняшний день все страны очень активно контактируют между собой, соответственно есть большая необходимость в регулировании норм протокола. Конечно, со временем протокол претерпевает некоторые изменения, чтобы соответствовать современным реалиям. Сотрудник протокольной службы должен следить за этими изменениями и оперативно на них реагировать и использовать их в своей дальнейшей работе.