Основные информационные системы, используемые в современном менеджменте для принятия управленческих решений

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Классификация информационных систем

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера и суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

По степени механизации процедур преобразования информации системы обработки данных делятся на системы ручной обработки, механизированные, автоматизированные и системы автоматической обработки данных.

Информационные системы также классифицируются: по функциональному назначению: производственные, коммерческие, финансовые, маркетинговые и др.; по объектам управления: информационные системы автоматизированного проектирования, управления технологическими процессами, управления предприятием (офисом, фирмой, корпорацией, организацией) и т. п.; по характеру использования результатной информации: информационно-поисковые, предназначенные для сбора, хранения и выдачи информации по запросу пользователя; информационно-советующие, предлагающие пользователю определенные рекомендации для принятия решений (системы поддержки принятия решений); информационно-управляющие, результатная информация которых непосредственно участвует в формировании управляющих воздействий.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные. Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные.

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы. Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Классификация по характеру использования информации: Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Классификация по сфере применения. Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др. Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы.

На сегодняшний день одним из условий функционирования и развития организации является применение информационных тех­нологий. В реестре современных информационных технологий суще­ственное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масшта­бах целого ведомства. Например, Министерство труда и социального обеспечения может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на ра­боте с определенными группами клиентов.

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повыше­ния ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматиза­ции офисных операций. Она представляет собой результат примене­ния современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации — это текстовые редакторы, электронная почта, факси­мильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций.

Большие ресурсы для роста эффективности управленческой дея­тельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления инфор­мацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного приня­тия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетриви­альных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Их использование повышает качество управленческих решений, осо­бенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

На переднем крае современных информационных технологий на­ходятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в обла­сти искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной де­ятельности. В отличие от других компьютерных технологий они спо­собны производить не только вычислительные операции, но и делать выводы исходя из фактов и заданных правил, что во многом напомина­ет умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системы обеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта-человека, а также генератором выводов, содержащим прави­ла и стандартные оценки, используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системы могут с успехом приме­няться в таких сложных видах управленческой деятельности, как ана­лиз инвестиционных проектов или определение характера чрезвычай­ных действий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы и других экстремальных ситуаций, в которых всегда суще­ствует множество неопределенных, непредсказуемых элементов, по­этому их часто называют интеллектуальными консультационными системами.

Квалифицированное применение современных информацион­ных технологий дает возможность обеспечить качественную и количе­ственную эффективность, рентабельность и экономичность управлен­ческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность во­площается в достижении наилучших конечных показателей, содейст­вующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее со­отношение между показателями на входе и выходе системы, например соотношение между затратами и полученными результатами. Эконо­мичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.

Информация, используемая в управлении общественными сис­темами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков. Сюда входит исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленческих решений; сами решения, или управленческие команды, предопределяющие ор­ганизацию управляющих и управляемых систем; регулирующая ин­формация, представленная различного рода параметрами, норматива­ми, законами, инструкциями, технологическими картами и т.д.; оперативная информация, поступающая в процессе функционирова­ния системы и характеризующая ее состояние; внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанных с данной системой; контрольно-учетная информация, характеризующая течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации данные, имеющие для управ­ления существенное значение, — ответственная и трудная задача.