Формы (продолжение) и отчеты

Лекция 17 (Базы данных)

Темы: технология загрузки, просмотра и корректировки данных базы с использованием форм, разработка многотабличных форм, разработка отчетов.

1. Загрузка, просмотр и корректировка данных базы с использованием форм.

Технология создания целостной базы, в которой между таблицами установлены связи, предполагает упорядочение загрузки взаимосвязанных таблиц при обеспечении пользователя удобным интерфейсом. Такая технология может строиться на использовании соответствующих экранных форм ввода/вывода, которые обеспечивают корректный ввод взаимосвязанных данных. Такие формы, как правило, в значительной степени соответствуют формам первичных документов — источников данных для загрузки справочной информации и оперативных учетных данных. При этом реализуется важнейший аспект технологии работы с базой данных — однократный ввод данных.

Таким образом, для получения рационально сконструированных форм, обеспечивающих удобную работу пользователя, корректный ввод взаимосвязанных данных при создании и корректировке целостности базы данных, перед созданием форм целесообразно выполнить подготовительную работу для определения последовательности загрузки БД.

Требования к последовательности загрузки таблиц базы данных определяются схемой данных и их можно сформулировать следующим образом:

1. Независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам.

2. Таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после их загрузки.

3. В базу данных сначала загружаются с соответствующих доку ментов справочные данные, а затем учетные.

В соответствии с этими требованиями можно рекомендовать следующую последовательность этапов загрузки целостной БД:

1. Определение документов для загрузки таблиц базы данных.

2. Определение таблиц в БД, предназначенных для загрузки каждого документа-источника.

3. Определение последовательности этапов загрузки таблиц.

4. Определение подсхемы данных (фрагмента схемы данных) для каждого этапа загрузки БД. В подсхему данных могут входить:

• таблица — объект загрузки;

• таблица, связанная с таблицей, — объектом загрузки;

• таблица, главная относительно загружаемой.

5. Определение общей структуры экранной формы, то есть ее макета, согласованного со структурой входного документа и подсхемой данных.

6. Определение состава размещаемых данных для каждой из частей составной формы.

7. Ключевые поля основной части таблицы-источника надо вводить в основную часть формы.

8. Предусмотреть в подчиненной форме поля для ключевых по лей таблицы-источника, которых нет в основной части.

После выполнения перечисленных пунктов осуществляется конструирование экранной формы средствами Access.

2. Разработка многотабличных форм.

Многотабличная форма создается на основе нескольких взаимосвязанных таблиц и может состоять из одной формы или из основной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма может быть построена на основе как подчиненной, так и главной таблицы.

Многотабличная форма может быть создана в режиме конструктора или с помощью мастера форм. Однако в Access наиболее технологичным является первоначальное создание форм с помощью мастера и доработка их в режиме конструктора.

При создании многотабличной формы с помощью мастера Access создает для формы базовую инструкцию SQL. В эту инструкцию включаются сведения об используемых таблицах и полях.