Документы с грифом "Для служебного пользования" должны сохраняться в служебных помещениях и библиотеках в шкафах (хранилищах), которые надежно защелкивающиеся и опечатываются. Запрещается хранить такие документы в подсобных фондах библиотек.
Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возвращению в канцелярию или архивный подраздел в тот же день.
Отдельные дела с разрешения руководителя канцелярии или архивного подраздела организации могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и сдерживания правил хранения.
Передача документов другим сотрудникам осуществляется только через канцелярию, архивный подраздел или библиотеку.
Запрещается выносить документы с грифом "Для служебного пользования" за пределы служебных помещений организации.
В случае потребности руководитель организации (структурного подразделения) может позволить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынести за пределы служебного помещения организации документы с грифом "Для служебного пользования" для их согласования, подписание и тому подобное в организациях, которые находятся в пределах одного населенного пункта.
|
|
Лицам, которые отправлены к другим населенным пунктам, запрещается иметь при себе материалы с грифом "Для служебного пользования". Эти материалы должны быть предварительно посланные по адресу организации за местом командировки сотрудника.
В отдельных случаях с разрешения руководителя организации позволяется перевозка документов с грифом "Для служебного пользования" к другому населенному пункту при условии, что такие документы перевозятся группой в составе не меньше двух работников (или одного вооруженного работника), которые должны выполнять работу с ними в другом населенном пункте.
Проверка наличия документов с грифом осуществляется ежегодно комиссией, что назначается приказом руководителя организации. В состав этой комиссии обязательно входят лица, которым поручены учет и хранение этих документов, а также работники режимно-секретных подразделов.
В библиотеках и архивных подразделах, где сосредоточенное значительное количество документов, проверка их наличия может осуществляться один раз на пять лет.
О фактах потери документов или разглашения сведений, которые содержатся у них, срочно приходится к сведению руководителя организации, руководителей режимно-секретного подраздела и канцелярии.
Для расследования факта потери документов с грифом или установление факта разглашения сведений что содержатся у них, приказом руководителя организации назначается комиссия, вывод которой утверждается руководителем организации.
|
|
Акты комиссии о потерянных делах постоянного хранения после утверждения их руководителем организации передаются к архивному подразделу для внесения в дело фонда.
За нарушения, которые привели к разглашению информации "Для служебного пользования", потери или незаконного уничтожения документов, а также других требований винные лица несут дисциплинарную и гражданско-правовую ответственность согласно с законодательством.