Формирование выполненных документов в дела

Документы с грифом "Для служебного пользования" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной и информационной потребности позволяется формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Если в организации создается большое количество одинаковых документов (приказов, инструкций, планов и тому подобное) с грифом "Для служебного пользования" и без этого грифа, целесообразно формировать их в отдельные дела.

По окончании делового года дело "Документы с грифом "Для служебного користування"" пересматривается постраничное членами экспертной комиссии организации и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, которые содержатся по этому делу, формируются в отдельное дело, которому предоставляется отдельное заглавие, и которая дополнительно заносится к номенклатуре дел. Документы временного хранения остаются по этому делу согласно с утвержденной номенклатурой дел.

Дела с несекретными документами, в которых накапливается отдельные документы с грифом "Для служебного пользования", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для служебного пользования", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Дела с документами должны иметь внутренние описания.

Использование документов, снятие грифа "Для служебного пользования "

До работы с делами с грифом "Для служебного пользования" допускаются должностные лица, которые имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим делам, согласно со списками,' согласованными с канцелярией, а к документам — согласно с указаниями, изложенными в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, которые допускаются к работе с изданиями, определяются руководителями организаций.

Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.

В случае необходимости из письменного разрешения руководителя организации допускается опубликование или передача для опубликования несекретных сведений ограниченного распространения.

Во время пользования открытой радиосвязью запрещается передавать сведения ограниченного распространения. Такие сведения могут передаваться только с помощью проволочной связи с проставлением на документах и телеграммах штампов "Серия П".

Во время пользования проволочной связью отмечаются лишь телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей, должности адресатов и отправителей указывать запрещается.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению с документами с грифом "Для служебного пользования" с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), во владении и распоряжении которых находятся эти документы, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают с указанием характера заданий, что выполняется.

Выписки из документов и изданий, которые содержат сведения ограниченного распространения, делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный гриф, которые по окончании работы посылаются по адресу организации, которая давала разрешение на ознакомление и работу с документами.

Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карты учета дел и изданий.

Снятие копий, а также осуществление выписок из документов сотрудниками организации проводится с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

Пользование для посторонних организаций документов, полученных от других организаций, осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.

Выдача гражданам Украины изданий с грифом "Для служебного пользования" в массовых библиотеках осуществляется за письменным ходатайством руководителей организаций, в которых работают эти граждане, с указанием темы работы. Эти разрешения действительные на протяжении года.

Запрещается хранить документы с грифом "Для служебного пользования" в библиотеках общего пользования.

В ведомственных библиотеках закрытого типа издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются:

• сотрудникам этой организации — по спискам, утвержденным руководителем организации (структурного подразделения), или за его письменным разрешением;

• сотрудникам других организаций — за письменными обращениями этих организаций и из письменного разрешения руководителя организации (структурного подразделения), что хранит эти издания.

Издание с грифом "Для служебного пользования" из письменного разрешения руководителя организации могут выдаваться за межбиблиотечным абонементом на основании письменных запросов руководителей организаций, которым эти издания нужны.

Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для служебного пользования" периодически пересматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Пересмотр осуществляется во время передачи дел из структурных подразделений к архивному подразделу организации, в процессе хранения дел в архивном подразделе (как правило не менее как один раз на 5-Ю| лет), а также во время подготовки дел постоянного хранения для передачи в государственное архивное учреждение.

Решения о снятии грифа принимаются экспертной комиссией организации-автора документа (издание) или правопреемника. В состав комиссии входят работники канцелярии, режимно-секретного и других подразделов организации.

Решение комиссии оформляется актом, что складывается удовлетворительной формой и утверждается руководителем организации.