Норберт Винер

Действительно жить – это значит жить, владея верной информацией.

Сущность и виды управленческих документов

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В УПРАВЛЕНИИ

1. Сущность и виды управленческих документов.

2. Системы документации в управлении. Процессы документирования.

3. Административный этикет.

Как свидетельствует практика, подавляющую и важнейшую часть информации фиксируют. Фиксирование информации является обязательным элементом управленческой деятельности в предприятиях, поскольку без этого нет возможности ее хранить, получать, передавать и прорабатывать.

Материальными носителями зафиксированной информации являются документы.

Документ – это материальный объект, который содержит информацию в зафиксированном виде.

Управленческий документ – это документ, который содержит сведения организационного, предписывающего или уведомительного характера, который создается в целях управления и соответствующим образом оформляется.

Документы, которые используют в управленческой деятельности, классифицируют за многими признаками:

І. В зависимости от использованного для фиксации материала:

1) документы на бумажной основе:

а) письменные (это рукописные или машинописные документы, а также изготовленные с помощью множительной техники или печатным средством). В общем документообороте предприятий торговли и общественного питания они составляют около 95 % всех документов.

б) графические (это чертеж, схемы, графика, рисунки, и др.). их преимуществами их есть доступность для любого специалиста.

2) документы на фото-|, кинопленке, магнитной ленте.

II. По происхождению:

1) официальные (служебные) – направляют адресату от имени предприятия или должностного лица и оформляют в установленном порядке;

2) личные (имени) – создает лицо вне сферы своей служебной деятельности (заявление, жалоба, лист гражданина, руководителю предприятия или депутату но др.).

III. За видами деятельности:

1) организационно предписывающие документы;

2) документы по финансово расчетным вопросам;

3) документы по снабженческо-сбытовым вопросам;

4) документы из личного состава.

IV. За наименованием выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Вид объединяет документы с точки зрения целевой направленности и структуры, например, приказ, анкета, акт, договор но др. Разновидностями документов являются приказы по личному составу и из основной деятельности, акт принятия-передавания и дефектный акт.

V. За количеством отображенных вопросов:

1) простые (обычно содержат один вопрос);

2) сложные (с несколькими вопросами).

VI. За местом составления:

1) внешние (полученные предприятием или отправленные им за его пределы):

а) выходные – отправленные из предприятия;

б) входные – адресованные предприятию.

2) внутренние (составленные на предприятии для внутреннего использования).

VII. За сроками выполнения:

1) срочные документы;

2) несрочные документы.

VIII. За формой:

1) индивидуальные;

2) типовые;

3) трафаретные.

IX. За средствами передачи информации:

1) рукописно-печатные;

2) графические;

3) фото-|, кинодокументы;

4) звуковые.

X. За сроками хранения:

1) постоянного хранения;

2) долгосрочного хранения;

3) временного хранения.

XI. За стадией образования:

1) оригиналы документов (первый или единственный экземпляр официального документа);

2) черновики;

3) копии документов (отображают информацию, которую полностью или частично содержит оригинал).

Существуют три разновидности копий:

а) отпечаток (полная копия исходного документа, которая остается по делу вместо отправленного адресату);

б) вытянул (копия, которая отбивает часть оригинала документа, заверенную в установленном порядке);

в) дубликат (полная копия оригинала, которая имеет ту же юридическую силу). Дубликат выдается в случае потери оригинала.

XII. За степенью гласности:

1) секретные документы (содержат информацию, которая является государственной тайной);

2) документы для служебного использования (содержат информацию, распространение которой за пределами предприятия может нанести ему вред);

Руководители предприятий самостоятельно определяют виды информации и перечень документов, которые являются коммерческой тайной, а также порядок работы, с такими документами.

3) обычные документы (свободно выдают для ознакомления всех, кто в этом заинтересован, включая потребителей, поставщиков, и др.).