Понятие о бухгалтерских документах, их значение в учете, контроле и оперативной работе по торгово-производственной деятельности торговых объектов общественного питания

Тема 8. Бухгалтерские документы, документооборот

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета

к счету 10 «Материалы» за ноябрь 2004 года

Наименование аналитических счетов	Единица измерения	Цена, рублей	Остаток на 01.11.2004 г.	Приход	Расход	Остаток на 01.12.2004 г.
Количество	Сумма, руб.	Количество	Сумма, руб.	Количество	Сумма, руб.	Количество	Сумма, руб.
Итого

Итоги оборотной ведомости по аналитическим счетам должны быть равны суммам соответствующих итогов оборотной ведомости по синтетическим счетам. Показатели оборотных ведомостей по счетам аналитического учета дают подробные сведения о наличии и движении конкретных видов хозяйственных средств и источников их формирования. Они используются при инвентаризации и способствуют сохранности имущества.

Понятие о бухгалтерских документах, их значение в учете, контроле и оперативной работе по торгово-производственной деятельности торговых объектов общественного питания.

Документооборот, его организация.

Бухгалтерские документы как носители первичной информации.

Реквизиты документов. Классификация документов (по назначению, по месту составления, по количеству позиций, по объему составления, по способу заполнения и т.д), требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

Документация — строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обяза­тельств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.

Документ (дословно «образец», «доказательство») — это письменное свидетельство о факте совершения хо­зяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.

Документы – это основа бухгалтерского учета. Они подтверждают факты совершения хозяйственных операций и являются основой записей на счетах. Документы являются средством борьбы (контроля) за сохранность имущества, борьбы против хищений.

Бухгалтерский документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство о закончившейся хозяйственной операции или праве на ее совершение. Совокупность документов, составленных на все хозяйственные операции, называют документацией.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нём были все сведения, необходимые для исчерпы­вающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой, т.е. быть оформлен юридически правильно. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами.

Независимо от назначения все бухгалтерские документы должны содержать следующие основные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Дата составления и место его составления.

3. Содержание операции, отраженной в документе.

4. Измерители операции в натуральном и денежном выражении.

5. Должность и подписи лиц, ответственных за совершенную хозяйственную операцию и правильность ее оформления.

Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете. В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хо­зяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.

Все документы классифицируются по следующим признакам:

а) По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат письменные предписания на совершение хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного сче­та; приказ о предоставлении работнику отпуска и т.д.).

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании и служат основанием для составления проводки (товарно-транспортная накладная; приход­ный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т.д.).

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри предприятия для упрощения и ускорения учетных записей (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т. д.).

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее совершение (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

б) По функциям в управлении документы делятся на плановые, бухгалтерские, диспетчерские, содержащие решения и предназначенные для контроля за исполнением решений.

в) По способу записи или степени охвата хозяйственных операций документы классифицируются на разовые и накопительные.

Разовые документы – это документы, оформляющие одну или несколько однородных хозяйственных операций.

Накопительные документы отражают однородные хозяйственные операции в течение определенного времени.

г) По времени составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счет; авансовый отчет ит. д.).

д) По количеству позиций (строк) документы делятся на однострочные и многострочные.

е) По месту составления документы бывают внешние (поступившие со стороны) и внутренние (оформляются на данном предприятии).

ж) По видам документов имеется ряд наименований: уставы, приказы, распоряжения, протоколы, акты, ордера, отчеты, карточки, справки, накладные, журналы, ведомости и т.д.

з) По форме документы бывают типовые (унифицированные), специализированные и документы произвольной формы.

и) По воспроизведению документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа.

Выписка – это копия части документа.

к) По срокам хранения документы бывают с текущим сроком хранения и документы постоянного хранения.

л) По степени возможности механизации и автоматизации документы могут быть заполненными вручную, частично механизированными и полностью механизированными.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требо­вание или счет поставщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйст­венным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).

Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом.