Учет поступления основных средств

Идентификатор электронной копии документа.

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизиты служебного поля документа

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования по мере необходимости.

Отметка включает:

- краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого документа оформляют ссылку на его дату и номер)

- слова «В дело»

- номер дела, в котором будет храниться исполненный документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором был исполнен документ.

Например:

В дело 01-02. Запрос направлен

05.01.2003 исх. № 21. И. Иванов

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу ниже отметки об исполнителе (под ней).

Возможные варианты реквизита:

«Отправлен факс от 01.04.2001 № 131»

«Издан приказ от 06.04.2003 № 12 «О создании комиссии».

«Вопрос решен по телефону 16.12.2003» и т.д.

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки и содержит:

1. порядковый номер документа.

2. дата поступления (при необходимости часы и минуты)

3. сокращенное наименование организации, которая получает документ.

4. регистрационный индекс документа

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Например:

ОГЭУ

Вх. № 72

«20» 12. 20 02 г.

Идентификатором является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка делается, если документ вводится в память ПК. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу.

На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа на ПК. На входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в ПК.

Отметка проставляется между реквизитами «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении документа в организацию».

Порядок формирования основных средств находится в зави­симости от жизненного цикла сельскохозяйственной организа­ции. Первоначальное поступление основных средств происхо­дит за счет взносов учредителей и вкладов участников. Так, участники могут вносить в качестве вклада здания, сооружения, машины, оборудование, продуктивных и рабочих животных, зе­мельные участки, находящиеся в собственности т.п. В процессе функционирования происходит постоянно пополнение и обнов­ление основных средств. К источникам пополнения основных средств сельскохозяйственной организации относятся:

строительство зданий и сооружений хозяйственным и под­рядным способом;

приобретение у поставщиков;

перевод животных в основное стадо;

выращивание многолетних насаждений;

изготовление инвентаря в собственных ремонтных и столяр­ных мастерских;

приобретение по лизингу;

безвозмездное поступление.

Все поступления основных средств должны быть оформле­ны первичными документами. В сельском хозяйстве использу­ются как унифицированные (межведомственные), так и специализированные формы первичных документов. Порядок применения межведомственных форм первич­ной документации по учету основных средств и краткие указа­ния по их заполнению утверждены постановлением «Об утвер­ждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» Госкомстата РФ от 21.01.03 № 7. Используемые в качестве специализированных ведомственные формы первичных документов по учету движе­ния основных средств утверждены приказом Минсельхоза Рос­сии от 26.07.06 № 215.

Законченные строительством, полученные в качестве вклада от учредителей, приобретенные по лизингу и поступившие без­возмездно здания и сооружения принимаются к учету назначен­ной приказом комиссией в составе инженера-строителя или про­раба, специалиста той или иной отрасли (главного агронома, главного зоотехника или начальника цеха), для которых пред­назначается принимаемый объект, а также представитель бух­галтерии. При приеме объектов, строительство которых велось подрядным способом, в состав комиссии включают представи­телей подрядной организации. Комиссия производит осмотр, обмер объекта, а в необходимых случаях и пробные испытания (например, системы мелиорации). Проверяется соответствие объекта проекту и техническим требованиям.

Прием каждого объекта оформляется Актом (накладной) при­ема-передачи основных средств формы № ОС-1а. В этом доку­менте дается подробная характеристика принимаемого объекта в соответствии с проектно-сметной документацией. При этом отмечаются все допущенные отступления от проекта, дефекты, выявленные в процессе приемки, указывается порядок и сроки их устранения. Отражается присвоенный инвентарный номер и первоначальная стоимость. Обязательно указывается должность и фамилия лица, принявшего конкретный объект под матери­альную ответственность. При приеме бывших в эксплуатации зданий и сооружений передающей организацией заполняется раздел «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи». Согласно законодательству в Российской Федерации права на недвижимое имущество, к которому относятся здания и сооружения, подлежат обязательной государственной регист­рации. В этой связи в этом документе предусмотрены реквизи­ты, характеризующие объект недвижимости, а именно: общая площадь, количество этажей, общий строительный объем, пло­щадь встроенных, встроенно-пристроенных, пристроенных по­мещений (в кубических метрах). Следует иметь в виду, что по объекту недвижимости, право собственности, на который не зарегистрировано в Едином государственном реестре прав, но который оформлен соответствующим первичным документом, эксплуатируется и приносит организации доход, организация может начислять амортизацию и, соответственно, заполнять определенные показатели.

Предусмотрены справочные реквизиты, такие как дата при­нятия объекта к бухгалтерскому учету, дата списания объекта основных средств, дата государственной регистрации права соб­ственности на объект недвижимости.

К актам прилагается проектно-сметная документация, отно­сящаяся к соответствующим объектам. После подписи всех чле­нов комиссии акты передаются в бухгалтерию. Документы ут­верждает руководитель организации.

Приобретенные и полученные в счет вклада в уставный ка­питал объекты (тракторы, комбайны, автомашины, сеялки и др. сельскохозяйственные машины и орудия, производственный и хозяйственный инвентарь) представитель сельскохозяйственной организации получает по доверенности непосредственно у тор­говых, передающих организаций или от железнодорожной стан­ции по прибытии этих объектов. Доверенное лицо организует доставку объектов в сельскохозяйственную организацию. В сель­скохозяйственной организации приобретенные основные сред­ства также принимаются комиссией в составе представителей технической и технологической служб, лица, которое принима­ет эти объекты под материальную ответственность и работника бухгалтерии. Приемка объектов оформляется Актом приема-пе­редачи формы № ОС-1. При приемке однородных объектов (бо­роны, культиваторы, баки и т.п.) составляется Акт приема-пе­редачи групп объектов основных средств формы № ОС-16.

При обнаружении расхождений между сопроводительными документами и фактическим наличием, а также комплектнос­тью принимаемых объектов, комиссия с участие представителя поставщика или железной дороги составляет акт, на основании которого предъявляются претензии к поставщикам. Для усиле­ния контроля за комплектностью и сохранностью сложных ма­шин (трактора, комбайны, электродвигатели и др.) применяют­ся технические паспорта. При приемке такой техники эти паспорта передаются в бухгалтерию вместе с актами.

Изменение первоначальной стоимости активов в результате достройки, дооборудовании и реконструкции оформляют актом формы № ОС-3.

В сельскохозяйственных организациях для оформления опе­раций по поступлению основных средств, определяемых отрас­левой спецификой используются: акт на перевод животных из группы в группу (форма № СП-47 или 214-АПК), акт приема многолетних насаждений в эксплуатацию (форма № 103-АПК), акт на оприходование земельных угодий (форма № 111-АПК).

При формировании основного стада продуктивного рабоче­го скота путем выращивания молодняка животных в своей орга­низации создается специальная комиссия в следующем составе: зооинженерный, ветеринарный врач, представитель бухгалтерии, ра­ботник, за которым закреплено животное и др., которая состав­ляет Акт на перевод животных из группы в группу (форма № СП-47) или (форма № 214-АПК). Взрослый скот, купленный у поставщиков, принимается на учет на основании договора, счета, счета-фактуры, племенного свидетельства и акта приема-передачи основных средств, в котором указывается вид живот­ных, порода, пол, живая масса, возраст и другая информация, характеризующая принимаемых и передаваемых животных.

Многолетние насаждения включаются в состав основных средств в несколько приемов. Сначала заложенные многолет­ние насаждения приходуются как недействующие основные сред­ства. Затем ежегодно (до достижения эксплуатационного возра­ста) затраты по выращиванию молодых насаждений учитываются на счетах вложений во внеоборотные активы. В конце года на сумму произведенных затрат увеличивается стоимость приня­тых ранее к учету молодых насаждений. По достижению эксп­луатационного возраста молодые насаждения передаются в со­став действующих основных средств. Факты хозяйственной деятельности, связанные с закладкой и принятием к учету мно­голетних насаждений оформляются следующими документами. Акт приема многолетних насаждений и передачи их в эксп­луатацию используется для отражения закладки многолетних насаждений и ежегодного списания затрат по закладке и выращи­ванию многолетних насаждений и присоединения их к стоимо­сти молодых насаждений, еще не принятых в эксплуатацию и числящихся как «Молодые насаждения». В каждом таком акте указывается «промежуточный за... год».

Прием выращенных плодовых насаждений (после наступле­ния плодоношения) и полезащитных насаждений (после смыка­ния крон, в возрасте не менее 5 лет) и передача их в эксплуата­цию также оформляется актом формы № 103-АПК. При принятии многолетних насаждений в эксплуатацию указывается - «Итого­вый акт» и заполняются соответствующие реквизиты. В акте ука­зывают: вид и назначение насаждений (плодовый сад, ягодники и т.д.); название или номер участка; площадь (гектар) или протя­женность лесозащитной полосы (погонный метр); схема распо­ложения. При приеме садов на больших площадях к акту прила­гается план насаждений. Акт подписывают члены комиссии, он утверждается руководителем сельскохозяйственной организации, после чего передается вместе с технической документацией в бух­галтерию. Техническая документация после соответствующих от­меток передается в службу главного агронома.

Для принятия на учет земельных угодий, имеющих стоимо­стную оценку, предназначен Акт на оприходование земельных угодий (форма № 111-АПК). В документе дается полная харак­теристика принимаемых на баланс земельных угодий: площадь, вид угодий, место расположения, конфигурация, данные о пло­дородии, балансовая стоимость, основание приобретения, ука­зываются прилагаемые документы, послужившие основанием для составления акта, ответственное лицо, за кем закреплен учас­ток. Акт подписывают члены комиссии. Он утверждается руко­водителем сельскохозяйственной организации, затем передает­ся в бухгалтерию для зачисления земельных угодий в состав основных средств. На основании указанного акта делаются со­ответствующие записи об основных параметрах нового земель­ного участка в Земельной кадастровой книге сельскохозяйствен­ной организации. Принятые на учет земельные угодья также подлежат государственной регистрации в установленном зако­ном порядке.

Излишки основных средств, выявленные при инвентариза­ции; неучтенные объекты, а также объекты неинвентарного ха­рактера (улучшение земель, раскорчевка площадей, лесные и водные угодья и др.) принимают на учет по актам, составлен­ным комиссиями.

Сведения, отраженные в документах на принятие к учету основных средств, бухгалтер переносит в инвентарную карточку по форме № ОС-6, которая ведется ручным или автоматизиро­ванным способом. В ней отражают информацию о наличии и движении объектов основных средств.

В целях оформления операций по движению объектов ос­новных средств, связанных с их перемещением внутри органи­зации из одного структурного подразделению в другое, приме­няется форма № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств». Сведения из этого документа слу­жат основанием для соответствующих отметок в инвентарной карточке (книге). Данный документ выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается от­ветственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, вто­рой - остается у лица, ответственного за сохранность объекта-(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

В бухгалтерии все поступившие акты проверяют, затем фак­ты хозяйственной жизни, оформленные в них, отражают на бух­галтерских счетах.

Для обобщения информации о наличии и движении основ­ных средств предназначен активный инвентарный балансовый счет 01 «Основные средства». По дебету этого счета отражают остаток (наличие) основных средств на начало периода и по­ступления, а по кредиту - их выбытие. Учет ведут по первона­чальной или восстановительной стоимости. Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких орга­низаций, отражается каждой организацией на счете 01 «Основ­ные средства» в соответствующей доле. Для учета арендованных основных средств применяют забалансовый счет 001 «Арендо­ванные основные средства», для учета арендованных земельных участков применяют забалансовый счет 012 «Земельные угодья». Учет на забалансовых счетах осуществляют по простой системе: при принятии к учету объектов соответствующие счета дебету­ют, а при выбытии - кредитуют.

К счету 01 «Основные средства» в сельском хозяйстве могут быть предусмотрены следующие субсчета:

01-1 «Производственные основные средства основной деятельнос­ти (кроме скота, многолетних насаждений, инвентаря, земельных уча­стков и объектов природопользования)»;

01-2 «Прочие производственные основные средства»;

01-3 «Непроизводственные основные средства»;

01-4 «Скот рабочий и продуктивный»;

01-5 «Многолетние насаждения»;

01-6 «Земельные участки и объекты природопользования»;

01-7 «Объекты неинвентарного характера»;

01-8 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;

01-9 «Основные средства, полученные по лизингу и в аренду»;

01-10 «Прочие объекты основных средств»;

01-11 «Выбытие основных средств».

Субсчет «Производственные основные средства основной дея­тельности (кроме скота, многолетних насаждений, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, земельных участков и объек­тов природопользования)» предназначен для отражения сведе­ний о наличии и движении производственных основных средств, используемых для получения доходов от основных видов дея­тельности.

Данные о наличии и движении основных средств других отраслей и производств, которые по своему назначению непос­редственно не связаны с обычной деятельностью сельскохозяй­ственной организации формируют на субсчете «Прочие произ­водственные основные средства».

Сведения о наличии и движении основных средств, предназна­ченных для обслуживания социально-бытовой сферы деятельности сельскохозяйственной организации, жилищно-коммунального хо­зяйства и бытового обслуживания населения, просвещения и т.п. обобщают на субсчете «Непроизводственные основные средства».

На субсчете «Скот рабочий и продуктивный» учитывают на­личие и движение всех видов взрослого рабочего и продуктив­ного скота, отражаемого в составе основных средств.

Субсчет «Многолетние насаждения» предназначен для обоб­щения информации о наличии и движении всех видов молодых и принятых в эксплуатацию многолетних насаждений, включая лесные полосы.

На субсчете «Земельные участки и объекты природопользо­вания» учитывают наличие и движение земельных участков, лесных и водных угодий, месторождений полезных ископаемых, переданных организации в собственность, а также приобретен­ных за плату в соответствии с действующим законодательством.

Наличие и движение капитальных вложений неинвентарно­го характера в земельные участки, лесные и водные угодья, не­дра, предоставленные сельскохозяйственной организации в пользование, учитывают на субсчете «Объекты неинвентарного характера». Вложения в собственные земельные и другие уго­дья, учитываемые в составе основных средств, после их завер­шения присоединяют к инвентарной стоимости объекта.

Субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» пред­назначен для отражения данных о наличии и движении инвен­таря и хозяйственных принадлежностей по установленным кри­териям, учитываемым в составе внеоборотных активов.

Если по договору лизинга имущество числится на балансе лизингополучателя, то его учитывают на субсчете «Основные средства, полученные по лизингу и в аренду». Также на этом субсчете учитывают долгосрочно арендованные основные сред­ства, если по условиям договора их отражают на балансе арен­датора. Основные средства, арендуемые на других условиях, учи­тываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства»

На субсчете «Прочие объекты основных средств» учитывают наличие и движение прочих объектов основных средств, не по­именованных выше.

На субсчете «Выбытие основных средств» отражают выбы­тие объектов основных средств. Данный субсчет применяется по отношению выбытия амортизируемого объекта основных средств.

Во всех случаях поступления основных средств затраты, свя­занные с их покупкой, строительством и т.д. предварительно аккумулируют на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». При этом он корреспондирует со счетами по учету расчетов, материалов и др.

Приобретенные за плату у других лиц, выстроенные собствен­ными силами и подрядным способом, инвентарные объекты по акту формы № ОС-1а на общую стоимость приходуются запи­сью:

Д-т сч. 01 «Основные средства»

К-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы».

В аналогичном порядке отражают изменение первоначаль­ной стоимости активов при их достройке, дооборудовании и ре­конструкции согласно акту формы № ОС-3.

Поступления основных средств в счет вклада в уставный ка­питал отражают в несколько этапов:

1) на объекты основных средств в денежной оценке, согла­
сованной учредителями организации при увеличении уставного
капитала -

Д-т сч. 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал»

К-т сч. 80 «Уставный капитал»;

2) фактическое поступление вклада в виде основных средств —
Д-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»

К-т сч. 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал»;

3) затраты по доставке, установке основных средств, приня­тых в счет вклада в уставный капитал учитывают по дебету сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции со счетами для учета расчетов, вспомогательных производств, ма­териалов и др.;

4) принятие на баланс основных средств, внесенных в счет вклада в уставный капитал —

Д-т сч. 01 «Основные средства»

К-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы».

При приеме в эксплуатацию объектов недвижимости на сче­те 01 могут открывать субсчет «Объекты недвижимости, по ко­торым документы приняты на государственную регистрацию». По введенному объекту со следующего месяца начисляют амор­тизацию, а после государственной регистрации и получения прав собственности, объект недвижимости переводится со специаль­ного субсчета на соответствующие субсчета счета 01.

Операции по формированию основного стада отражают сле­дующими записями:

при переводе собственных животных —

Д-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»

К-т сч. 11 «Животные на выращивании и откорме» или К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — при покупке животных у племенных хозяйств;

при принятии к учету животных в качестве основных средств -

Д-т сч. 01 «Основные средства»

К-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Особенности формирования стоимости многолетних насаж­дений заключаются в том, что учет затрат по их закладке и вы­ращиванию ведется только в пределах календарного года. Про­изведенные в течение года затраты по итогам года списывают с кредита счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчета «Многолетние насаждения» в дебет счета «Основные средства» (на аналитические счета по учету молодых насаждений). Таким образом, ежегодные затраты по уходу за молодыми насаждения­ми присоединяются к стоимости молодых насаждений. По окон­чании выращивания многолетних насаждений суммы затрат с аналитических счетов молодых насаждений перечисляются за­писью внутри счета 01 «Основные средства» на аналитические счета «Многолетние насаждения в эксплуатации».

На отдельном счете 01, субсчет 5 «Многолетние насажде­ния» учитывают наличие и движение всех видов молодых и при­нятых в эксплуатацию многолетних насаждений, включая лесные полосы. Молодые и принятые в эксплуатацию многолетние на­саждения учитывают по видам и годам посадки. Объектом учета является площадь посадки (гектар). Затраты по уходу за много­летними насаждениями, находящимися в эксплуатации, не уве­личивают их стоимость, а относятся на себестоимость получен­ной продукции с этих насаждений. Амортизацию по молодым (не принятым в эксплуатацию) многолетним насаждениям не начисляют.

Перемещение внутри предприятия основных средств офор­мляется актом форма № ОС-2 и делается корреспонденция в раз­резе материально ответственных лиц.

Д-т сч. 01 «Основные средства»

К-т сч. 01 «Основные средства»

Принятие к учету безвозмездно полученных основных средств в оценке по текущей рыночной стоимости будет отражено си­стеме бухгалтерских счетов следующим образом:

1)Д-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы», К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов»;

2)Д-т сч. 01 «Основные средства»

К-т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы».

На величину первоначальной стоимости основных средств, полученных организацией безвозмездно, по мере начисления амортизации увеличивается сумма прочих доходов по дебету счета 98 «Доходы будущих периодов» и кредиту счета 91 «Прочие до­ходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

В случаях когда имеют место дополнительные затраты, уве­личивающие текущую рыночную стоимость безвозмездно полу­ченного объекта, то величина признаваемого в конце месяца прочих доходов будет рассчитываться исходя из срока полезно­го использования инвентарного объекта и его текущей рыноч­ной стоимости.

По объектам основных средств, не подлежащим амортиза­ции, списание доходов будущих периодов на прочие доходы сле­дует осуществлять в конце отчетного года в сумме начисленного износа, учитываемого на забалансовом счете 010 «Износ основ­ных средств».

Оценка основных средств, приобретенных за иностранную валюту, производится в рублях путем пересчета сумм в иност­ранной валюте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату приня­тия основных средств к бухгалтерскому учету. Разницу между оценкой основных средств, стоимость которых выражена в ино­странной валюте, отраженной на счете 01 «Основные средства» и суммой затрат, учтенной на счете 08 «Вложения во внеоборот­ные активы» следует относить на счет финансовых результатов в качестве прочих доходов или расходов. Данная разница не включается в состав курсовых разниц.

При журнально-ордерной форме учета синтетический учет ведут в журнале ордере № 13- АПК. В нем отражается движение основных средств. В условиях автоматизации бухгалтерского учета формирование учетных регистров, отражающих соответственно дебетовые и кредитовые обороты по счету 01 «Основные сред­ства», происходит в автоматическом порядке по мере ввода ис­ходных данных.