Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов

Создание резерва средств на покрытие непредвиденных расходов представляет собой способ борьбы с риском, предусматривающий установ­ление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость проекта, и размером расходов, необходимых для преодоления сбоев в вы­полнении проекта.

Основной проблемой при создании резерва на покрытие непредвиденных расходов является оценка потенциальных последствий рисков. При оп­ределении суммы резерва на покрытие непредвиденных расходов необходимо учитывать точность первоначальной оценки стоимости проекта и его элементов в зависимости от этапа проекта, на котором проводилась эта оценка.

Точность оценки стоимости проекта влияет на размер резерва на покрытие непредвиденных расходов, если оценка не учитывает в полной мере реальное влияние на проект потенциального риска, то неизбежен значительный перерасход средств. Определение структуры резерва на пок­рытие непредвиденных расходов может производиться на базе одного из двух подходов.

При первом подходе резерв делится на две части: общий и специальный (рис. 4).

Общий резерв должен покрывать изменения в смете, добавки к общей сумме контракта и другие аналогичные элементы. Специальный резерв включает в себя надбавки на покрытие роста цен, увеличение расходов по отдельным позициям, а также на оплату исков по контрактам.

Многие практики считают, что надбавки на покрытие роста цен долж­ны учитываться отдельно от непредвиденных расходов. Это особенно актуально, когда контракты предусматривают изменение условий платежа или пересмотр условий контрактов в соответствии с публикуемыми индексами инфляции. Второй подход к созданию структуры резерва предполагает определение непредвиденных расходов по видам затрат, например, на зарплату, материалы, субконтракты.

Рис. 4. Определение структуры резерва

на покрытие непредвиденных расходов

Такая дифференциация позволяет определить степень риска, связан­ного с каждой категорией затрат, которые затем можно распространить на отдельные этапы проекта. Этот подход обеспечивает достаточный контроль за непредвиденными расходами, однако необходимость использования для этого большого числа данных и оценок позволяет применять его только для относительно небольших проектов.

Резерв на непредвиденные расходы определяется только по тем видам затрат, которые вошли в первоначальную смету. Резерв не должен исполь­зоваться для компенсации затрат, понесенных вследствие неудовлетвори­тельной работы. В общем случае резерв может использоваться для следующих целей:

· выделение ассигновании для вновь выявленной работы по проекту;

· увеличение ассигновании на работу, для выполнения которой было выделено недостаточно средств;

· временное формирование бюджета с учетом работ, для которых не­обходимые ассигнования еще не выделены;

· компенсация непредвиденных изменений трудозатрат, накладных расходов и т.д., возникающих в ходе работы над проектом.

Текущие расходы резерва должны отслеживаться и оцениваться, чтобы обеспечить наличие остатка на покрытие будущих рисков. Непредвиденные расходы включаются в бюджет как самостоятельная статья и утверждаются ответственным руководителем. После выполнения работы, для которой вы­делен резерв на покрытие непредвиденных расходов, можно сравнить пла­новое и фактическое распределение непредвиденных расходов и на этой основе определить тенденции использования непредвиденных расходов до завершения проекта.

В простых проектах бюджет для покрытия непредвиденных расходов может быть передан в распоряжение менеджера проекта, который получает право использовать его в течение определенного времени или для опреде­ленных елей.

Если, например, увеличение объема работ предусмотрено и принято, бюджет менеджера проекта, для покрытия непредвиденных расходов увеличи­вается, а использованная часть резерва может быть отнесена на общую смету проекта.

Определенная часть средств, предназначенная для покрытия непред­виденных расходов, обычно называемая общим резервом, должна остаться под прямым контролем высших руководителей.