Принципы контроля

Эффективный контроль осуществляется в соответствии с рядом принципов.

1. Контроль должен быть непрерывным (периодичным). Не­прерывность контроля является обязательным условием, без которого невозможно получить объективной картины. Контроль, который осу­ществляется неравномерно, хаотично, только усложняет картину, созда­ет трудности, его результаты могут отражать случайные характеристи­ки объекта контроля.

2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями. Только зная, что именно необходи­мо контролировать, можно осуществить эффективный контроль. А это предполагает, что изначально ясны параметры, которые должны конт­ролироваться, единицы их измерения, количественные показатели, кото­рые позволяют рассматривать положение как хорошее или плохое. Выработка критериев контроля и формулировка его задач — это про­цедура, которая обязательно должна предшествовать разработке сис­темы контроля.

Отсутствие четких целей и критериев приводит к тому, что процесс контроля оказывается вообще нецелесообразным. Информация, получаемая в процессе такого контроля, обычно бесполезна или имеет очень небольшую ценность. Лучше вообще отказаться от такого контроля, поскольку он представляет собой бессмысленную трату средств и вре­мени.

3. Контроль должен быть гибким. Это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соот­ветствии с требованиями ситуации. Это касается и внутренних требо­ваний, связанных с целями контроля, и внешних требований, возникаю­щих в результате изменений положения как внутри, так и вне организа­ции.

4. Контроль должен быть индивидуализированным. Контроль, не учитывающий специфики объекта, на который он нацелен, не спосо­бен дать полноценных результатов. Использовать такой контроль - это практически то же самое, что пытаться рассмотреть звезды в мик­роскоп.

5. Контроль должен быть экономичным. Это означает, что зат­раты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит. В обратном случае контроль становится просто бессмысленным.

6. Контроль должен быть согласован с планированием. Ре­зультаты контроля должны учитываться при планировании, поскольку ошибки или, наоборот, неожиданные, незапланированные достижения нередко свидетельствуют о том, что планирование было осуществле­но плохо, а также о том, что какие-то факторы не были учтены в процессе планирования.

С другой стороны, одна из основных функций контроля — это про­верка, позволяющая выяснить, достигнуты ли показатели, которые были запланированы. Выполнение любого плана нуждается в проверке.

Таким образом, контроль должен способствовать планированию и одновременно служить средством проверки выполнения планов.

7. Контроль должен быть результативным. Результативность контроля - это не только полезность и значимость собранной при его помощи информации. Это и своевременность в принятии и реализации решений, диктуемых результатами контроля. Выявленные ошибки не­обходимо исправлять. Если этого не делать сразу, то и ценность зна­ния об ошибках падает.

8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные ре­зультаты. Это означает, что данные, собранные в результате контроля, должны легко интерпретироваться с точки зрения выгодности для орга­низации. Иногда недостаточно просто указать на уровень (например, текучести кадров, доходов и т. д.), необходимо говорить о «низком» или «высоком» уровне. Здесь помощь окажут основательно разрабо­танные критерии, при помощи которых результаты можно было бы оценивать как хорошие или плохие, а также сравнение с показателями в других подразделениях или для других отрезков времени.

9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован. Нередко можно столкнуться с ситуацией, когда результаты контроля формулируются в «слишком умных» выра­жениях, которые полностью не понятны даже для того, кто их форму­лировал. Сделайте их более понятными, и тогда людям, которых эти результаты касаются, быстрее и лучше поймут, в чем они действуют хорошо, а в чем им придется улучшать свою деятельность.

10. Контроль должен быть всеохватным. Это не означает, что контролировать следует каждое движение работника или каждую тра­ту денег. Тотальный контроль отрицательно влияет на людей, они начи­нают утрачивать инициативу, становятся пассивными (точнее, занимают пассивно-оборонительную позицию). Однако система контроля долж­на быть построена таким образом, чтобы можно было получить необ­ходимую информацию о любой стороне деятельности организации, под­разделения или отдельного работника.