2014-02-05
1111
Общая схема работы электронного документооборота
Ниже приведена общая схема взаимодействия пользователя с системой, отражающая информационные потоки, поступающие в систему и выходящие из нее, а также методы их обработки внутри системы (рис. 2).
Рис.2. Схема работы электронного документооборота
Ключевым отличием схемы работы электронного документооборота ЭТЛАС от электронного архива ЭТЛАС является наличие автоматизации бизнес-процессов внутри системы. При этом входные и выходные информационные потоки идентичны, как и внутренняя структура пространства документов системы.
В левой части схемы перечислены источники поступления информации в систему:
· Офисные приложения, позволяющие создавать и вносить в систему любые документы;
· Поточный либо планшетный сканер, взаимодействуя с которым система позволяет создавать отсканированные многостраничные PDF и MS Word-версии документов;
· Файловая система, позволяющая импортировать в систему как отдельные документы произвольных форматов, так и их группы, и иерархические структуры документов (папки с неограниченной вложенностью). Поддерживается импорт как с локальных дисков, так и из сетевого окружения;
|
|
|
· Сторонние информационные системы, интеграция с которыми позволяет производить обмен как документами, так и другими данными, что позволяет полностью интегрировать систему ЭТЛАС в информационную инфраструктуру организации.
Как показано на схеме, в систему могут быть внесены любые документы (файлы), при этом их размер ограничен возможностями файловой системы серверной машины (ограничение размера документа в системе ЭТЛАС - 16 Экзабайт). Помимо документов, имеющих хотя бы одну электронную версию (файл), в систему могут быть добавлены документы без версий, путем создания соответствующих регистрационных карточек. Подобные документы могут описывать любые объекты, необходимые пользователю, и позволяют организовать регистрацию и каталогизацию любых данных.
После прохождения регистрации, документы попадают в основное пространство документов, представляющее собой универсальное средство структурирования документов. Основное пространство документов поддерживает как произвольное размещение документов в папках, создаваемых пользователями вручную в соответствии с неформализованными правилами, так и автоматическое размещение документов в зависимости от их типа, в соответствии с заранее настроенными правилами.
Из основного пространства документов, документы могут быть удалены в корзину документов, либо помещены в архив. Корзина позволяет избежать потери документов при случайном удалении, при этом возможность очистки корзины доступна только администраторам системы. Корзина поддерживает два уровня удаления, и разделение удаленных документов по пользователям. Архив документов позволяет скрыть документы, актуальность которых не требует их хранения в общем пространстве документов, при этом сохраняется возможность их поиска и получения доступа к ним.
|
|
|
Резервное хранилище документов содержит копии всех документов системы, позволяя полностью восстановить работу с системой и ее документами в случае утери данных на основном сервере системы.
На протяжении всего цикла своей жизни в системе, документы могут быть:
· Открыты в соответствующем приложении, как для ознакомления, так и для редактирования;
· Распечатаны на принтере;
· Отправлены по факсу и электронной почте;
· Экспортированы в файловую систему, в том числе сетевое окружение;
Переданы в сторонние информационные системы.
