Информационные системы обеспечения ТИС

К информационным системам обеспечения ТИС (могут быть и подсистемы, отдельные АРМ, ППП) можно отнести системы, реализующие различные офисные технологии и автоматизирующие отдельные типовые направления деятельности всех уровней территориального управления. К этим системам можно отнести ИС документооборота, Web-порталы территории, ИС ведения кадрового учета.

а) Автоматизированная система электронного документооборота

В территориальном управлении используются самые различные документы: финансово-экономические, административно-управленческие, технические и научные. Документы могут формироваться вручную, с использованием типовых форм и при помощи средств автоматизации.

Создание и развитие ТИС требует разработки унифицированной системы документации (УСД). УСД – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных о различных видах хозяйственной деятельности, а также нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих задач и функций. Основными принципами разработки УСД являются:

· единообразие форм документов и правил их составления;

· создание общей модели построения документов;

· унификация показателей и реквизитов;

· включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач;

· сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации.

Оформление документов в ТИС должно удовлетворять требованиям УСД федерального уровня, соответствующих межотраслевых и ведомственных систем документации, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) – это системы, предназначенные для подготовки и хранения документов, регистрации и контроля их движения, ведения истории и выполнения документов.

АСЭД реализуют функции:

· подготовки документов (АСЭД подготавливают тексты документов, создают их версии и копии, прикрепляют к тексту документов внешние файлы любого формата, позволяют найти нужный документ, устанавливают связь между документами и его приложениями, производят разграничение доступа к тексту документов);

· регистрация и контроль движения документов (АСЭД отражают перемещения документов между исполнителями, осуществляют контроль исполнения документов). Любой документ в АСЭД снабжается электронной карточкой, в которую вносятся регистрационные номера, грифы срочности и секретности, сведения об авторах, исполнителях, визы, комментарии, резолюции, списки адресатов рассылки;

· обмен документами по электронной почте (АСЭД осуществляет обмен документами по электронной почте с использованием электронной цифровой подписи и шифрования);

· хранение документов (в АСЭД создается хранилище документов, которое представляет собой БД, хранящей содержимое полей электронных карточек и информационного массива для самих документов).

Принцип работы АСЭД включает в себя элементы АИПС. Структура системы может быть представлена (рис.).

На практике встречаются и неполные реализации АСЭД, когда создаются ИС, автоматизирующие либо отдельные функции управления документооборотом (например, архивные ИС), либо управление осуществляется только определенными типами документов (ИС «Обращения граждан», «Распоряжения»).

Современная организация документооборота в органах территориального управления ориентируется на работу с бумажными документами, поэтому АСЭД чаще всего функционируют в таком режиме, при котором электронный документооборот сопровождает традиционный (бумажный). Однако ведутся активные работы по разработке технологии использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документообороте, что позволит исключить такого рода дублирование. Технически эта проблема решается путем использования технических средств электронной цифровой подписи. Условия использования электронной цифровой подписи регламентируются Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», а также нормативными актами субъектов РФ и МО.

б) Web-порталы территорий

Создание информационной сети Интернет привело к началу реализации в рамках развитых странах концепции «Электронного правительства». Существо этой концепции заключается в использовании виртуального пространства для повышения эффективности функционирования органов власти и государственных учреждений. Основной задачей «электронного правительства» является использование ИТ и коммуникационных сетей для оптимизации взаимодействия органов государственного и муниципального управления с гражданами, бизнес-структурами и общественными организациями. Эта концепция легла в основу ФЦП «Электронная Россия» и ряда других программ информатизации регионов и МО РФ.

Согласно концепции «электронного правительства» административное web-представительство в своем развитии проходит несколько этапов. На начальном этапе, основной задачей web-порталов является предоставление органами терри­ториального управления информации широкому кругу пользователей – населению, предприятиям и организациям. Web-порталы территорий могут включать информацию по основным сферам деятельности органов управления: по экономике, социаль­ной, финансовой сфере, по межрегиональным и международным связям, а также культурно-научную жизнь региона. При этом web-портал территории, представляющий органы управления региона, может включать как справочный, так и инфор­мационно-новостной разделы.

Справочный раздел портала включает:

· набор документов, определяющих и регламентирующих деятельность органов управления (положение, устав, регламент работы и пр.);

· контактную информацию, включая время работы, телефоны, расположение, адреса электронной почты, список ответственных сотрудников с указанием приемных часов;

· правила составления и заполнения различных заявлений и форм;

· подробную информацию по целевым мероприятиям;

Информационно-новостной раздел объединяет:

· официальные сообщения и пресс-релизы органов управления;

· аннотации выступлений, статьи и интервью руководителей и сотрудников органов управления;

· ответы на наиболее часто приходящие на web-узел вопросы;

· статистические данные, аналитические материалы, публикуемые учреждениями в соответствии с их функциями;

· базу нормативных документов и мониторинг законодательства;

· сообщения по профильной тематике информационных агентств, отдельные материалы СМИ.

Следующий этап развития «электронного правительства» предполагает превращение web-портала в инструмент взаимодействия с населением и организациями. На этом этапе электронные процедуры обмена информацией позволяют воспроизве­сти многие процессы, которые ранее решались в ходе непосредственного, личного визита в то или иное учреждение. Таким перспективным направлением развития web-порталов является реализация взаимодействия с гражданами. Можно выделить два важных направления развития такого взаимодействия: организация интерактивного предоставления услуг населению (в первую очередь – выдача различных справок, получение и ответ на обращения, заявления и др.) и обеспечение обратной связи граждан с администрацией путем организации интерактивных опросов общественного мнения и открытых дискуссий по вопросам развития территории. Особое значение для реализации такого рода взаимодействия является обеспечение населенных пунктов общественными точками доступа к информационным сетям.

В настоящее время развитие такого интерактивного взаимодействия администраций и граждан в основном сдерживается недостаточной развитостью информационно-коммуникационной инфраструктуры.

Значительный экономический эффект от создания web-порталов территорий может дать информация о тендерах и закупках для нужд территории: публикация на web-портале объявлений о проведении тендеров среди организаций и предприятий на осуществление поставок, электронных закупок, либо на выполнение других работ.

в) ИС ведения кадрового учета

ИС ведения кадрового учета позволяет осуществить информационное обслуживание задач:

· формирования штатного расписания – регистрации подразделений и должностей, штата организации;

· учета нештатных подразделений;

· учета приема сотрудников на работу, назначения на должность;

· учета личных сведений сотрудников;

· учета сведений по истории исполняемых сотрудниками должностей;

· учета нештатных должностей;

· учета данных о командировках и отпусках;

· учета квалификационных категорий сотрудников, прохождения курсов повышения квалификации, сертификации;

· учета кадровых перемещений – перевода на другую работу, должность;

· работу по совместительству;

· ведения архива уволенных сотрудников;

· формирования отчетных документов, приказов по штатному расписанию и персоналу.

Перспективным направлением развития ИС кадрового учета может стать расширение их функциональных возможностей. Подобные системы, помимо выполнения перечисленных функций, могут решать задачи:

· планирования численности и структуры организации;

· формирования требований к претендентам на вакантные должности;

· загруженности персонала и учета использования рабочего времени;

· оценки текущей деятельности сотрудников.

К базам данных ИС кадрового учета может быть реализован доступ финансово-бюджетных ИС (например, для автоматизации бухгалтерского учета сотрудников органов территориального управления).

В зависимости от масштаба деятельности принимаемые решения по автоматизации могут быть реализованы как на уровне отдельных элементов БД и АРМ, так и на уровне отдельных подсистем и систем.

Примеры отраслевых решений по информатизации территорий

Направления деятельности	Решения по автоматизации	Назначение
Примеры решений по информатизации социального развития территории
Здравоохранение	ИС, подсистема, АРМ анализа деятельности лечебно-профилактических учреждений	Планирование, анализ выполнения объемов медицинской помощи и финансирования лечебно-профилактических учреждений
ИС, подсистема, АРМ учета и контроля лекарственного обеспечения льготных категорий населения	Проведение учета движения лекарственных и бюджетных финансовых средств, выделенных для лекарственного обеспечения льготных категорий населения в амбулаторных условиях
БД сведений об организациях здравоохранения	Статистический учет, планирование бюджета
Образование	Подсистема, АРМ, БД сведений об образовательных учреждениях	Статистический учет, планирование бюджета
Обеспечение занятости и трудоустройства	ИС, подсистема, АРМ органов трудоустройства	Автоматизация деятельности органов трудоустройства, учет безработных, учет вакансий
Социальное обеспечение	БД сведений об объектах системы соцобеспечения	Статистический учет, планирование бюджета
БД по категориям социально нуждающихся граждан	Справочно-информационное обеспечение работы отдела социальной защиты
Примеры решений по информатизации управления градостроительным развитием территории
Градостроительство и планировка	БД генеральных планов	Проекты функционального использования территории
БД памятников архитектуры, дорог, инженерных коммуникаций и их охранных зон, водоохранных зон	Создание информационной базы для осуществления градостроительной деятельности на территории
Управление строительным комплексом	ИС, подсистема, АРМ ин­формационного обеспечения строительной деятельности	Комплексное планирование и кон­троль исполнения строительно-инвестиционных программ
БД нормативной документации	Установление общего порядка проектирования, строительства и реконструкции
Инженерно-геологические БД	Характеристика и оценка инженерно-геологических условий при проектировании различных объектов строительства и освоении территории
Автоматизированные реестры выполненных работ по подрядчикам и объектам	Контроль, учет деятельности в строительном комплексе
…	...	...

Возможные решения по межотраслевой информатизации

в региональной экономике.

Направление деятельности.	Возможные решения по автоматизации	Назначение
Развитие потребительского рынка и услуг	ИС, подсистема, АРМ,БД товарных рынков	Оценка обеспеченности территории ресурсами, оценка уровней оптовых цен производителей и потребителей ресурсов, повышение эффективности межрегиональных обменов, выявление потенциальных рынков сбыта продукции
БД предприятий торговли	Ведение информации по всем торговым предприятиям и их местоположению
БД по нарушениям и наказаниям	Ведение информации о нарушениях и наказаниях в сфере торговли и услуг
Управление развитием про­мышленности и сельского хозяйства	ИС, подсистема, АРМ, БД производственно- экономических показателей (по отраслям)	Анализ и прогноз хозяйственно-финансовой деятельности предприятий
ИС, подсистема, АРМ, БД производимой продукции	Обеспечение деятельности системы госу­дарственного и муниципального заказа, разработка ежегодного прогноза баланса спроса и предложения продукции
Поддержка малого предпринимательства	БД реестра малых пред­приятий	Учет и контроль малых предприятий
БД поддержки малого предпринимательства	Ведение информации по программе поддержки малого предпринимательства, учет грантов, льготного кредитования
Управление инвестиционной деятельностью	АРМ, БД инвестицион­ных проектов	Оценка инвестиционных проектов, привлечение инвесторов
БД предприятий с ино­странными инвестициями	Формирование и ведение сведений об участии иностранных инвесторов в реализации инвестиционных проектов
БД потенциальных ин­весторов	Подготовка предложений по подбору инвесторов
Управление государственной и муниципальной собственностью	ИС, подсистема, АРМ, БД объектов государственной и муниципальной собственности	Сбор и анализ информации об использовании государственной и муниципальной собственности
ИС, подсистема, АРМ государственной регист­рации прав на недвижи­мое имущество и сделок с ним	Комплексная автоматизация процесса государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним