Составление и оформление организационных и распорядительных документов

Ключевые понятия

¾ Устав.

¾ Положение.

¾ Инструкция.

¾ Должностная инструкция.

¾ Решения.

¾ Распоряжения.

¾ Приказы.

Теория

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Реквизиты формуляра должностной инструкции: наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Основные разделы текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решения принимают органы местного самоуправления, а также другие коллегиальные органы — советы директоров акционерных обществ, коллегии федеральных органов исполнительной власти и т.д.

Решения оформляются на общих бланках коллегиального органа или на специальных бланках решения и имеют следующие реквизиты:

¾ название вида документа (РЕШЕНИЕ);

¾ дата (датой решения является дата проведения заседания

¾ коллегиального органа, на котором оно было принято);

¾ место издания;

¾ дата и регистрационный номер документа;

¾ заголовок к тексту;

¾ текст;

¾ подпись (решение подписывает председатель коллегиально-

¾ го органа).

Контрольные вопросы

1. Что такое устав?

2. Какие основные реквизиты, входят в формуляр устава?

3. Что такое положение?

4. Определение инструкции?

5. Что такое распоряжение?

6. Обязательными реквизитами распоряжения являются?

7. Что такое приказ?

Задания для самостоятельного выполнения

Ниже представлен черновик должностной инструкции заведующего столовой, входящей в состав ООО "Невский простор".

Вам надо разбить текст на разделы и пункты, оптимальным образом скомпоновать текст, указать необходимые реквизиты, оформить инструкцию по всем правилам.

Вы имеете право менять место расположения любой фразы.

Черновик должностной инструкции:

ООО "Невский простор"

На должность заведующего столовой назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет. Заведующий столовой подчиняется директору предприятия.

В своей деятельности он руководствуется: нормативными документами, регулирующими деятельность в сфере общественного питания, уставом предприятия, правилами трудового распорядка, настоящей должностной инструкцией.

Заведующий столовой должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, касающиеся организации общественного питания; организацию производства и управления столовой; экономику общественного питания; законодательство о труде; правила охраны труда. На заведующего столовой возлагаются следующие функции: организация производственной и торгово-обслуживающей деятельности столовой; ведение учета и отчётности о производственно-хозяйственной деятельности; внедрение новой техники и прогрессивных форм обслуживания посетителей; контроль за качеством приготовления пищи; организация повышения квалификации работников.

Заведующий столовой несёт ответственность за причинение материального ущерба предприятию - в пределах, определенных действующим законодательством. Заведующий столовой имеет право вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по кадровому составу работников столовой, об их поощрении или наложении на них взысканий.

Для выполнения возложенных на него функций заведующий столовой обязан: организовывать своевременное обеспечение столовой необходимыми продовольственными товарами; изучать спрос потребителей на продукцию общественного питания; осуществлять контроль за соблюдением правил торговли, санитарно-техническим состоянием производственных и обслуживающих помещений; контролировать состояние здоровья сотрудников столовой.

Заведующий столовой несёт ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим законодательством РФ. Заведующий столовой имеет право вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности столовой, подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Генеральный директор ООО "Невский простор" (А.Т. Гулькин)

Заместитель директора по персоналу (А.В. Тихонов)

Начальник юридического отдела

/ М.И. Суворова/

5 марта 2013 года