Состав организационно-распорядительных документов (ОРД)
Документы в системах электронного документооборота
Экономическая система функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико – статистические, научно–технические и юридические документы. Служба СДОУ ориентирована на работу в основном с организационно-распорядительными документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса.
К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.
К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур (таблица 3).
Таблица 3
Классификация организационно-распорядительные документов по содержанию
1. Организационные документы: | 1.1. Учредительские документы: устав организации, договор 1.2. Структура и штатная численность работников 1.3. Штатное расписание 1.4. Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале 1.5. Положение о структурных подразделениях (если большое предприятие) 1.6. Должностные инструкции работникам |
2. Распорядительные документы | 2.1. Приказы: по основной, деятельности, по личному составу 2.2. Распоряжения 2.3. Указания 2.4. Протоколы: краткая форма, сокращенная форма, полная форма |
3. Информационно-справочные документы | 3.1. Письма: входящие, исходящие 3.2. Телеграммы: внутренние, международные 3.3. Факсы 3.4. Акты 3.5. Справки 3.6. Докладные записки 3.7. Объяснительные записки 3.8. Отчеты 3.9. Обзоры 3.10.Рефераты 3.11. Стенограммы 3.12. Списки-перечни 3.13. Регистрационно-контрольные карточки 3.14. Графики выполнения работ |
Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.
Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумажной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно - распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) они делятся на два класса:
Всего существует 31 реквизит, рассмотрим состав и содержание реквизитов типового документа:
1. Герб РФ.
2. Эмблема организации.
3. Награды (изображения).
4. Код предприятия, учреждения, организации (по общесистемному классификатору предприятий и организаций).
5. Код формы документа (по общесистемному классификатору управленческой документации).
6. Наименование министерства (ведомства).
7. Наименование учреждения.
8. Наименование структурного подразделения (отделы, находящиеся в учреждении).
9. Полный почтовый адрес (номер телефона, факса, счета в банке).
10. Название вида документа (имеют все документы за исключением служебного письма).
11. Дата.
12. Индекс (номер регистрации).
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14. Место составления или издания документа (в каком городе составлен документ.)
15. Гриф ограничения доступа к документу.
16. Адресат (кому направлен документ).
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
21. Текст - обязательный реквизит любого документа.
22. Отметка о наличии приложения.
23. Реквизит- подпись.
24. Гриф согласования.
25. Виза.
26. Печать.
27. Отметка о заверении копии документа.
28. Фамилия исполнителя (того, кто работает с документом, с тем, чтобы решить все вопросы с документом и дать ответ).
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31. Отметка о поступлении документа.