double arrow

Реквизиты организационно-распорядительных документов

Состав организационно-распорядительных документов (ОРД)

Документы в системах электронного документооборота

Экономическая система функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико – статистические, научно–технические и юридические документы. Служба СДОУ ориентирована на работу в основном с организационно-распорядительными документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса.

К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур (таблица 3).

Таблица 3

Классификация организационно-распорядительные документов по содержанию

1. Организационные документы: 1.1. Учредительские документы: устав организации, договор 1.2. Структура и штатная численность работников 1.3. Штатное расписание 1.4. Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале 1.5. Положение о структурных подразделениях (если большое предприятие) 1.6. Должностные инструкции работникам
2. Распорядительные документы 2.1. Приказы: по основной, деятельности, по личному составу 2.2. Распоряжения 2.3. Указания 2.4. Протоколы: краткая форма, сокращенная форма, полная форма
3. Информационно-справочные документы 3.1. Письма: входящие, исходящие 3.2. Телеграммы: внутренние, международные 3.3. Факсы 3.4. Акты 3.5. Справки 3.6. Докладные записки 3.7. Объяснительные записки 3.8. Отчеты 3.9. Обзоры 3.10.Рефераты 3.11. Стенограммы 3.12. Списки-перечни 3.13. Регистрационно-контрольные карточки 3.14. Графики выполнения работ

Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумажной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно - распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) они делятся на два класса:

Всего существует 31 реквизит, рассмотрим состав и содержание реквизитов типового документа:

1. Герб РФ.

2. Эмблема организации.

3. Награды (изображения).

4. Код предприятия, учреждения, организации (по общесистемному классификатору предприятий и организаций).

5. Код формы документа (по общесистемному классификатору управленческой документации).

6. Наименование министерства (ведомства).

7. Наименование учреждения.

8. Наименование структурного подразделения (отделы, находящиеся в учреждении).

9. Полный почтовый адрес (номер телефона, факса, счета в банке).

10. Название вида документа (имеют все документы за исключением служебного письма).

11. Дата.

12. Индекс (номер регистрации).

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14. Место составления или издания документа (в каком городе составлен документ.)

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат (кому направлен документ).

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст - обязательный реквизит любого документа.

22. Отметка о наличии приложения.

23. Реквизит- подпись.

24. Гриф согласования.

25. Виза.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копии документа.

28. Фамилия исполнителя (того, кто работает с документом, с тем, чтобы решить все вопросы с документом и дать ответ).

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31. Отметка о поступлении документа.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: