Использование макросов

MS Access предоставляет пользователям два средства автоматизации работы с БД: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA).

Макрос – это часто повторяющаяся последовательность макрокоманд, объединенных в одну для автоматизации работы. Макросы могут использоваться:

· При работе с формами (макрос связывается с кнопкой);

· Для управления запуском файла MS Access (макрос Autoexec);

· При работе с отчетами (использование «горячих» клавиш Autokeys).

Для создания макроса следует в окне БД выбрать вкладку Макросы – кнопка Создать.

Окно создания макроса имеет две области: Макрокоманда с раскрывающимся списком макрокоманд и Примечание. Для включения макрокоманды в макрос нужно использовать два способа:

1-й способ: вызвать выпадающий список, например макрокоманда Открыть форму, указать имя формы, уточнить режим данных;

2-й способ: перетащить объект БД (конкретную форму) в область макрокоманд окна макроса, при этом имя объекта (формы) будет указано автоматически.

Созданный макрос следует сохранить в файле БД командой Файл – Сохранить – указать имя макроса.

Запуск макроса можно осуществить следующими способами:

· Щелчок на кнопке Запуск на панели инструментов;

· Сервис – Макрос – Запуск макроса;

· Выбрать макрос на вкладке Макросы окна БД и нажать кнопку Запуск или двойной щелчок мыши на имени макроса.

При выполнении макроса возможна проверка различных условий.

СОЗДАНИЕ ГРУППЫ МАКРОСОВ

Группа макросов – это набор связанных макросов, который сохраняется одним именем. С группой макросов иногда работать удобнее, чем с отдельными.

Для создания группы макросов нужно выполнить следующую последовательность действий:

· Вкладка Макросы – кнопка Создать;

· Добавить поле Имена макросов путем нажатия одноименной кнопки на панели инструментов или Вид – Имена макросов. Появится еще один столбец в окне макроса;

· В новый столбец вводится имя первого макроса, входящего в группу, в столбце Макрокоманда – одна или несколько макрокоманд;

· В следующие строки вводятся последовательно имена макросов и макрокоманды, входящие в них.

Имя макроса, записанное в столбце, будет именем группы.

Для запуска макроса из группы нужно выполнить команду Сервис – Макрос – Запуск макроса – указать имя макроса из группы.

КОМБИНАЦИИ КЛАВИШ ДЛЯ ЗАПУСКА МАКРОСОВ

Допускается связывание макрокоманды или набора макрокоманд с конкретной клавишей или сочетанием клавиш с помощью специальной группы макросов AutoKeys: Макросы – Создать – кнопка Имена макросов – в ячейке столбца Имя макроса набирается клавиша или сочетание клавиш и сохраняется под именем AutoKeys.

Возможные клавиатурные комбинации приведены в таблице.

Инструкция SendKeys ^A ^1	Сочетание клавиш CTRL+Любая буква или цифра
{F1} ^{F1}	Любая функциональная клавиша CTRL+ Любая функциональная клавиша
+{F1}	SHIFT+ Любая функциональная клавиша
{INSERT}	INS
^{INSERT}	CTRL+INS
+{INSERT}	SHIFT+INS
{DELETE} or {DEL} ^{DELETE} or ^{DEL}	DEL CTRL+DEL
+{DELETE} or +{DEL}	SHIFT+DEL

После этого при нажатии клавиши или сочетания клавиш будет выполняться данная макрокоманда. Новые сочетания клавиш вступят в действие сразу после сохранения макроса и будут использоваться при следующем открытие БД.

СОЗДАНИЕ НА ОСНОВЕ МАКРОСОВ МЕНЮ, КОНТЕКСТЫНХ МЕНЮ И ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ

На основе созданных групп макросов можно построить меню, панель инструментов и контекстное меню. Для этого нужно:

· Вкладка Макросы – выбрать имя группы макросов;

· Сервис – Макрос – Создать меню из макроса/ Создать контекстное меню из макроса/ Создать панель инструментов из макроса.

Имена входящих в группу макросов дадут имена кнопок на панели инструментов или пунктов меню, а имя группы даст имя новой панели или меню. При выборе конкретного пункта будут запускаться соответствующие макросы.

Вывод на экран, удаление меню или панели инструментов осуществляются стандартно: Вид – Панели инструментов – Настройка.

Все виды меня целесообразно связать с элементом управления или непосредственно с формой. Делается это в окне Свойства, причем свойство «Строка меню» задается только для самой формы, а «Контекстное меню» - как для формы, так и для элемента управления. Технология связывания меню/ контекстного меню с формой или элементом:

· Открыть нужную форму в режиме Конструктора;

· Открыть Свойства формы (контекстное меню на заголовке) или конкретного элемента;

· Вкладка Другие или Все;

· В строке Меню/Контекстное меню выбрать нужный макрос, а в строке «Контекстные меню» задать значение «Да»;

· Сохранить форму.

Меню появляются на экране при работе с формой (в режимах таблицы и формы). Строка меню автоматически появляется при открытии формы, а контекстное меню вызывается стандартно правой кнопкой мыши на рабочем пространстве формы.

Следует отметить, что целесообразно использование только одного из предлагаемых вариантов (меню, панели инструментов или контекстного меню) для одной формы или таблицы.

Удаление контекстного меню осуществляется путем предварительного превращения его в панель инструментов, а затем удаления этой панели. Делается это так:

· Вызов окна Настройка;

· На вкладке Панели инструментов – кнопка Свойства;

· В поле Выбранная панель найти имя контекстного меню;

· Изменить поле Тип Меню на Панель инструментов:

· На вкладке Панель инструментов удалить нужную панель.