Формы в MS Access

Запрос на удаление

Запрос на добавление

Запрос на обновление

Запрос этого типа используется при необходимости внесения изменений во множество записей БД, поэтому целесообразно сделать резервную копию таблицы.

Выполняется этот вид запроса в два этапа: сначала проверяется правильность отбора обновляемых записей с помощью запроса на выборку, затем он преобразуется в запрос на обновление и выполняется повторно.

При обновлении полей следует иметь в виду, что если при проектировании таблицы в свойствах поля было указано «Условие на значение», то при обновлении этого поля условие может быть нарушено, что не допустит MS Access. Поэтому нужно: или изменить условие на значение, или удалить это условие в Конструкторе.

Периодически убирая в архивные таблицы «старые» записи, можно увеличить быстродействие основных частей и улучшить обзорность БД.

Кроме того, при необходимости добавить данные в таблицу БД из другой базы можно также использовать запросы на добавление.

«Старые» или неиспользуемые записи таблиц можно удалить, но обязательно сначала произвести выборку и проверить ее. Целесообразно сделать копию.

Для организации удобного интерфейса с БД используются формы. Форма позволяет вывести на экран одну запись в виде электронного бланка. Формы могут создаваться:

1) Автоматически:

a) Вставка – Автоформа для выбранной таблицы;

b) Вкладка Форма – кнопка Создать – Автоформа различных видов для выбранной таблицы;

2) Полуавтоматически с помощью Мастера форм:

a) Вкладка Форма – Создать с помощью Мастера;

b) Кнопка Создать – Мастер форм;

3) Вручную с помощью Конструктора форм:

a) Вкладка Форма – Создать с помощью Мастера;

b) Вставка – Форма – Конструктор форм;

c) Кнопка Создать – Конструктор форм;

При создании формы в нее можно добавить объекты, улучшающие ее внешний вид и упрощающие работы с БД. К ним можно отнести поле ввода, надпись, кнопку, линии и прямоугольники. Большинство из них размещаются на Панели элементов. После выделения нужного элемента в панели его нужно растянуть на поле формы.

Макет формы состоит из разделов: область данных (содержит данные из источника), заголовок формы (верхняя часть первой страницы), примечание формы (нижняя часть последней страницы), верхний и нижний колонтитулы (при печати формы).

При создании форм в режиме Конструктора можно использовать также вычисляемые поля и подчиненные формы. Подчиненная форма – это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной, а форма внутри формы – подчиненной формой.

Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим», «один-к-одному».

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме.
При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Подчиненная форма может быть выведена в Режиме таблицы как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней сложности. Перед созданием подчиненных форм следует проверить связи «один-ко-многим» между таблицами.

Создать подчиненные формы можно двумя способами. Последовательность действий следующая:

a) Создать формы главную (отношение «один») и подчиненную (отношение «много») отдельно для каждой таблицы;

b) Открыть главную форму в режиме Конструктора.

Далее можно действовать двумя способами.

Первый способ	Второй способ
Расположить окно БД и главную форму без перекрытия	Нажать кнопку Подчиненная форма/Отчетна панели элементов
В окне БД на вкладке Форма выбрать подчиненную форму и перетащить ее в главную форму	Растянуть мышью область в форме, куда будет внедряться подчиненная форма. Откроется Мастер подчиненных форм, предлагающий использование существующей формы, или существующей таблицы, или запроса
Просмотреть вид главной формы в режиме Просмотра формы	Следует выбрать нужную подчиненную форму. Если Мастер подчиненных формне запускается, то в Свойствах объекта на вкладке Все следует указать в качестве Источника нужную подчиненную форму