double arrow

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Существуют три формы организации делопроизводства:

централизованная -все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря;

децентрализованная -предполагает разделение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций (не путать с организационной структурой делопроизводства: машбюро, контролирующие службы);

смешанная - операции выполняются централизованно (прием, регистрация, размножение) и децентрализованной (справочно – информационное обслуживание, хранение, формирование дел).

Форму организации выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота. При большом документообороте вводится спец. структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство. Деятельность этого подразделения отражается в специально разработанном положении. При разработке используют типовое положение, которое дополняют и корректируют в соответствии с конкретными условиями. Для каждого работника разрабатывается должностная инструкция (ДИ). ДИ содержит следующие разделы:

общая часть – устанавливает основные задачи работника, порядок замещения, профессиональные требования;

функции работника – определяет участок работы, закрепленный за сотрудником;

обязанности работника – обязанности, связанные с обработкой документов (сроки, порядок исполнения поручений);

права работника – определяет права при выполнении порученных ему функций;

взаимоотношения – указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются.

оценка работы – перечисляет критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.

ДИ подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документирование выполняется на естественном (рукопись, печатные) и искусственных (МД) языках.

Унифицированные системы документации (УСД) – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств ВТ, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям стандартов, уставам организации. Выделяют следующие распорядительные документы: поручения, инструкции.

решения, постановления, приказы – издают во всех случаях, когда надо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации;

распоряжения и указы – издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, приказов (распорядительный документ м.б. (от)изменен распорядительным документом самой или вышестоящей организации);

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающем его должностным лицом. Более одной подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Существуют документы – приложения. Они могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам);

поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях и распорядительных документах, поясняющих или дополняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение

к _______________________

(указывается документ)

________________№_______

Дата

Несколько приложений нумеруются. Состав реквизитов и порядок оформления документов – приложений должны соответствовать УСД.


Сейчас читают про: