2014-02-02
1218
Порядок и сроки хранения документов предусмотрены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным законодательным актом установлен общий срок хранения документов по личному составу – 75 лет. Вместе с тем, для отдельных видов кадровых документов предусмотрены индивидуальные сроки их хранения. Сроки хранения отдельных видов кадровых документов даны в таблице 4.
Таблица 4 – Сроки хранения кадровых документов
| № п\п | Наименование документа | Срок хранения |
| 1. | Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования надобности |
| 2. | Коллективные договоры | Постоянно |
| 3. | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 год |
| 4. | Документы (акты, сообщения, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине | 3 года |
| 5. | Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 лет |
| 6. | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет |
| 7. | Документы (программы, записки, переписка) об инструктаже работников по технике безопасности | 5 лет |
| 8. | Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет |
| 9. | Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности; б) инструктажа по технике безопасности; в) проведения аттестации по технике безопасности | 10 лет 10 лет 5 лет |
| 10. | Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания премии, награды, ученые степени и звания; б) работников | Постоянно 75 лет |
| 11. | Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет |
| 12. | Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 лет |
| 13. | Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 лет |
| 14. | Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу | 1 год |
Продолжение таблицы 4
| № п\п | Наименование документа | Срок хранения |
| 15. | Подлинные личные документы | До востре-бования |
| 16. | Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др. | 50 лет |
| 17. | Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 лет |
| 18. | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете | 3 года |
| 19. | Переписка об оформлении командировок | 5 лет |
| 20. | Графики предоставления отпусков | 1 год |
По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена. Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законодательством порядке.
