Принципы систематизации документов внутри дел

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса.

Документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают лишние экземпляры, черновики

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены основные принципы группировки документов в первичные комплексы - дела:

1) хронологический,

2) номинальный (нумерационный),

3) предметно-вопросный (вопросно-логический),

4) алфавитный (авторский, корреспондентский),

5) объектовый,

6) экспертный.

1) Основной принцип систематизации документов - хронологический, при котором документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Этот принцип используется в качестве определяющего, когда необходимо разделить документы по временным периодам (по кварталам или месяцам), например: Отчеты об отгрузке товаров за январь 2008 г.

2) Номинальный (нумерационный) принциппредполагает разделение документов, имеющих порядковую нумерацию, по видам – приказы, сводки, акты, протоколы, квитанции, накладные и т.п. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

3) Предметно-вопросный (вопросно-логический) признак позволяет распределять документы по делам, исходя из направленности их содержания. Так, в разные дела выделяют документы по вопросам материального и финансового обеспечения, по планированию научно-технического развития и по планированию основной производственной деятельности, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу и т.д.

4) При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных организаций, предложения, заявления, жалобы граждан и др. При этом возможны:

авторский признак - отнесение к одному делу документов за подписью одного автора (исполнителя), например, ведущего научного сотрудника или главного инженера;

корреспондентский – распределение по делам документов, направленных на имя одного адресата: должностного лица, организации и др.,

географический – распределение по разным делам документов, поступающих из различных населенных пунктов, регионов (или, напротив, направляемые в них). Например: Переписка с техникумами г. Калуги об организации летнего отдыха учащихся. Этот принцип по сравнению с вышеперечисленными используется реже.

5) Если число и состав корреспондентов достаточно стабильны, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования дел, т.е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.д.), относящиеся к одной организации.

Например: Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием «Заря» за 2008 год.

6) Кроме того, при раскладке документов в дела (т.е. при их классификации) обязательно учитываются сроки хранения документов - экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (и свыше 10 лет) и временными (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

При классификации документов, как правило, используется несколько принципов.

Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Например: Приказы директора театра за 2008 год (номинальный, авторский, хронологический).

Лицевые счета сотрудников и другие документы по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах обычно размещают в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов дела;

· личный листок о приеме на работу;

· личный листок по учету кадров (или анкета);

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· выписки из приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· другие документы, относящиеся к данному лицу.

Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Документы ограниченного доступа с графами «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль» и т.д. формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельные дела. Если они утверждены распорядительным документом и являются приложением к нему, то группируются вместе с указанным документом.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные листы группируют отдельно от их проектов. Они хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например бизнес-план на 2005-2009 гг. будет находиться в деле 2005 года.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу и кадровых приказов.

Протоколы разных коллегиальных органов формируются в разные дела (по хронологии и порядку номеров), например, протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров акционерного общества.

Коммерческие контракты между предприятиями также хранятся отдельно от трудовых контрактов (договоров) с работниками предприятия.

Квитанции, счета, наряды, накладные размещают внутри дела в порядке номеров.