Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации, и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А 4; и А5.

Типовой формуляр внешней объяснительной записки включает:

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации – автора объяснительной записки;

· наименование вида – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

· дату;

· индекс (номер);

· место составления или издания;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· визу.

Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.

Наименование вышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.

Наименование организации – автора объяснительной записки оформляется через два межстрочных интервала.

В наименовании автора может быть включено название структурного подразделения, если объяснительная записка исходит от физического лица. например:

Министерство здравоохранения РФ

Реабилитационный центр

Ниже наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Дата ставится через 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.

Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.

Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает личные вопросы.

В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

· наименование структурного подразделения – автора;

· название вида документа;

· дата;

· индекс (номер) в случае необходимости;

· адресат;

· заголовок к тексту (не всегда);

· текст;

· подпись.

Наименование автора – структурного подразделения помещается в левом верхнем углу стандартного листа бумаги от границы левого поля или по центру.

Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа.

Дата оформляется обычным способом и является датой составления или подписания.

Номер проставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Адресат оформляется в правом верхнем углу и содержит те же необходимые сведения, которые мы рассматривали во внешней докладной записке.

В случае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надо помнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

Текст в отдельных случаях может подразделяться на разделы, пункты и главное иметь смысловую согласованность всех своих частей.

Оправдательные документы совершенных административных правонарушений или непредставление в установленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательные документы, которые оформляются как приложение.

Если приложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

28 вопрос. Особенности оформления акта

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
постоянные реквизиты "единого бланка":
эмблема;
наименование организации;
наименование вида документа (АКТ);
переменные реквизиты "единого" бланка:
дата;
регистрационный номер;
место составления или издания документа;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения;
подписи членов комиссии;
гриф утверждения.
Дата и место составления, проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.
- Заголовок акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения. Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения.
Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.
Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие.
Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом.