double arrow

Трудового законодательства


Роль документов по личному составу в исполнении норм

Тема 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Организационная деятельность фирмы, предприятия, учреждения, организации предполагает подбор и оформление кадрового состава работников. Квалифицированные кадры – одна из наиболее важных составных частей эффективной работы организации. В процессе хозяйственной деятельности неизбежно возникают ситуации по вопросам подбора и расстановки кадров, перевода работников на другую работу, обеспечения им социальных условий труда (предоставление отпусков, различных поощрительных и стимулирующих выплат) и увольнения работников. Для фиксации сведений о трудовой деятельности работников предназначена особая система документации – документы по личному составу (или кадровые документы).

Документация по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документация по личному составу (кадровая) документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж, необходимый для исчисления пенсии. Ведение кадровой документации является обязательным условием трудовых правоотношений между работодателями и работниками. Порядок и формы трудовых правоотношений регламентируются общегосударственными законодательными и нормативными актами, прежде всего, нормами Трудового Кодекса Российской Федерации.

Трудовой Кодекс РФ определяет трудовые отношения – как отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и трудовым договором. Сторонами трудовых правоотношений являются работник и работодатель.

Работником является физическое лицо, достигшее трудоспособного возраста и вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель– физическое, либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения.

Трудовой Кодекс РФ является основным сборником законодательных актов, содержащих нормы трудового права. Он был принят Государственной Думой РФ 21декабря 2001 г. в целях установления государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создания благоприятных условий труда, а также защиты прав и интересов работников и работодателей. Трудовой Кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 г. Кодекс содержит много форм и положений, разработанных с учетом общепризнанных принципов и норм международного права, действующей Конституции РФ и федерального законодательства.

К документированию трудовых правоотношений следует подходить ответственно и строго. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Документация по личному составу ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации. Нарушение правил ведения, хранения и использования кадровой документации влечет за собой административные санкции, применяемые к работодателю, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ). Статья 5.27. КоАП РФ предусматривает следующие виды санкций за нарушение законодательства о труде и об охране труда:

1. Наложение административного штрафа:

– на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;

– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

– на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Дисквалификация на срок от одного года до трех лет должностного лица, ранее подвергнутого административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом).

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При работе с кадровыми документами следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан законодательством относятся к конфиденциальной информации. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 (Двухсот тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, – штрафом в размере от 100 000 (Ста тысяч) до 300 000 (Трехсот тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации осуществляет Федеральная инспекция труда (ФИТ). Сотрудники ФИТ вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого, предметом проверки могут послужить, в том числе, и факты, произошедшие три года назад и более.

Статья 353 Трудового Кодекса РФ устанавливает, что наряду с федеральной инспекцией труда государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности.

Внутриведомственный государственный контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.

Полномочия государственного надзора за исполнением трудового законодательства также осуществляет прокуратура.

Наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает офис-менеджер (секретарь).

От работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ и др.). Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.


Сейчас читают про: