Хранение дел и подготовка их к архивизации

Все организации, предприятия и учреждения независимо от форм собственности обязаны хранить документы, фиксирующие управленческую, финансово-хозяйственную и иную деятельность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с законодательством РФ об архивном деле, но, не менее пяти лет.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти.

Отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Организация имеет право продлить срок хранения документов, но уменьшить не имеет право. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.

Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 2012 г. можно выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

а) трехгодичного – законченные делопроизводством в 2008 г.;

б) пятилетнего – законченные делопроизводством в 2006 г.;

в) десятилетнего – законченные делопроизводством в 2001 г.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

1. Временного хранения (до 10 лет включительно).

2. Долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

3. Постоянного срока хранения.

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 г. Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или ведомственному, государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.

Ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации), где по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

Если в учреждении решили хранить исполненные документы самостоятельно, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом руководителя, в котором следует определить: 1) виды документов, подлежащих обязательному хранению; 2) структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов; 3) порядок поступления документов на хранение; 4) сроки хранения; 5) порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; 6) меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений; 7) порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними; 8) иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов. Также необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1. Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.

2. Оформление дел.

3. Описание документов постоянного и долговременного хранения

4. Обеспечение их сохранности.

5. Передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. При проведении экспертизы ценности документов осуществляют: а) отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; б) отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; в) выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Для осуществления экспертизы в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав целесообразно включить наиболее опытных специалистов, хорошо знающих состав и содержание образующихся в организации документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. Обязательно в состав комиссии должен быть включен руководитель отдела ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии может быть назначен (чаще всего так и происходит на практике) заместитель руководителя организации, который курирует вопросы делопроизводства и архива.

Совместно с архивным органом организации экспертная комиссия: 1) определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение; 2) организует экспертизу ценности документов; 3) осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

По документам, отобранным экспертной комиссией на хранение, должна быть составлена опись. Остальные документы, если они не подлежат передаче в государственные архивы или если в них отпала практическая надобность и по ним истекли сроки хранения, могут быть уничтожены подразделением организации, отвечающим за ведение архива, после утверждения описей. О факте уничтожения документов должен быть составлен соответствующий акт, подписанный руководителем организации.

Если орган исполнительной власти указал на необходимость согласования перечня документов, подлежащих уничтожению, с вышестоящей организацией, то акты на уничтожение этих документов направляются для рассмотрения в эту организацию. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы в установленном порядке передаются на уничтожение, например, организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: 1) наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; 2) наименование структурного подразделения; 3) индекс дела; 4) аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); 5) дата дела (тома, части); 6) количество листов в деле; 7) срок хранения дела; 8) архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (наприме р, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль сохранности документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения о нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.