Порядок уничтожения документов

При уничтожении управленческой и иной документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:

1. Уничтожение должно быть санкционированным (т.е. запрещается самовольное уничтожение документации, без оформления соответствующих документов).

2. Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию.

3. Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации.

4. Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

Копия документа (от лат. copia – множество) – не имеющий юридической силы документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Страховая копия документа – копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Резервная копия документа – запасная копия документа, употребляемая только в случае надобности.

Шредер – прибор для уничтожения бумаг, шредировани е – разрезание на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела. Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий акт.