Регистрация и индексация документов

Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – регистрационных карточках или журналах регистрации. В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов.

Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше 600 документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов (при ручной регистрации) или же заполняются компьютерным способом. Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату поступления и индекс документа (для входящих документов), краткое содержание документа, сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.д.

В организациях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации. Содержание реквизитов в журналах регистрации, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении нескольких лет.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых должна регистрироваться отдельно: 1) входящие документы; 2) исходящие документы, 3) внутренние документы и др.

Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного подразделения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа, корреспондента, исполнителя и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел (индекс документа). Например, регистрационный номер поступившего письма: № 182/06-14, где -182 - порядковый номер письма в пределах регистрационного массива писем; 06-14 – индекс дела по номенклатуре дел.

Индексация документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.

Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному – с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.