Принцип Парето

Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь оставшиеся 20% результатов (рис.7).

Время Результаты

. Повседневные
проблемы 20%

80% 80%

Жизненно

важные

проблемы 20% I

Рис. 7. Соотношение затрат времени и достигнутых результатов

Например, страховая компания, не подразделявшая своих клиентов по затратам времени на них, сделала открытие, что на долю 10% клиентов приходится приблизительно 90% всего оборота. А стратегия продаж и предоставления услуг никогда не была направлена на такую немногочисленную, но важную группу.

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.

Принцип Эйзенхауэра

Этот принцип очень важен для определения значимости задач. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С. (рис.8).

А - задачи очень важные и срочные - выполнять немедленно.
В - задачи важные, несрочные - надо определить, в какие сроки их следует
выполнять. /

С - задачи менее важные, но срочные - надо делегировать их выполнение.

Важность.

В - задачи А - задачи

определять сро- немедленно испол-
ки нять

С - задачи

делегировать

Срочность Рис. 8. Распределение приоритетов решения задач

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимания руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увлечении срочностью (С-задачами), в то время как В-задачи (или даже А-задачи) остаются невыполненными.

Планирование рабочего дня Рекомендуется пользоваться следующей схемой.

1. Поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел
(на длительный период).

2. Изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ).

3. Установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи.

4. На первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком
выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно со
стояться в этот день).

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

Специалисты рекомендуют включать в эту группу и "неприятные" задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и так далее).

5. Внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

6. Попытаться сократить список работ.

Рекомендуется.

1. Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один
день.

2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее при-
ятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток, оставлять

легкие и приятные дела на конец рабочего дня.

3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей,
если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.

4. Переписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а
если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение не
скольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Если Вы предпочитаете идти от простого к сложному, то планируйте на утро мелкие дела, если наоборот - начинайте с крупных и важных дел.