Унифицированная система документации и организация документооборота

Система показателей

Система показателей представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используе­мых для решения задач ИС. Система показателей менеджмента предназначена для отражения основных функций управления, связанных с прогнозированием, пла­нированием, учетом и анали­зом, принятием управленческих решений.

Для осуществления функций прогнозирования и планирования, например, на предприятии используются показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений, ввода в действие основных фондов, объемов поставок и др.

Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе данных хозяйственного учета: оперативного, финансового (бухгалтерского) и статистического, каждый из которых выполняет свои функции и имеет определенный со­став взаимосвязанных показателей.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

Документы, содержащие исходные данные организаций и пред­приятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяют­ся на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним докумен­там относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, доку­менты оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадле­жит к двум группам документационных систем:

• организационно-распорядительные;

• специальные.

Организационно-распорядительная документация – это систе­ма, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-спра­вочную документацию. К организационной - относится нормативная документация, регла­ментирующая правовой статус организации и ее структурных под­разделений, правила и инструкции. К распорядительной - приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распоря­дительная деятельность. Информационно-спра­вочная документация включает служебную пере­писку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику дея­тельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машин­ной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартиза­ции. Унифицированная система документации (УСД) включает ком­плекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской. Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, орга­низации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и ко­личественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенк­латурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несу­щих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анали­зируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представле­ния результатной информации.

Документооборот – последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Существует множество программ организации электронного документооборота.

Системы классификации и кодирования

Классифи­катор — это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности коди­руемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: ми­нимизация объема призначной информации при вводе ее в вычисли­тельную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономи­ческих отчетов по различным признакам; декодирование при пере­ходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необхо­димость применения различных классификаторов, среди которых различают:

- общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;

- отраслевые, единые для конкретной отрасли;

- региональные, единые для данной территории;

- локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Штриховое кодирование – способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос. Применение штрихового кодирования позволяет получить необ­ходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффек­тивность управления производством.

Система штрихового кодирования информации представляет со­бой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нане­сения на носители информации, верификации качества печати, счи­тывания с носителей, а также предварительной обработки данных. Пример штрихового кода UPC-12 представлен на рис. 3.1.

3 00025 00234 9

Рис. Пример кода UPC-12

В приведенном примере 3 – код лекарственных препаратов США, 00025 – код производителя, 00234 – код продукта, 9 – кон­трольное число.

машины.