Этап. Разработка положения об организации

Этап. Проектирование процедур принятия решений.

Этап. Утверждение структуры управления и графическое ее изображение.

Принимается решение о внедрении спроектированной структуры и утверждения схемы управления.

Этапы 7-9 относятся к этапам организационного регламентирования, на которых разрабатывается документация, регламентирующая деятельность отдельных исполнителей, подразделений и системы управления в целом.

Важной задачей является проектирование комплекса процедур принятия решений.

Организационная процедура является одним из основных элементов технологии управления, определяет последовательность этапов работ, которые в итоге регламентируют процесс управленческого труда.

Организационная процедура – это комплекс взаимосвязанных технологических операций, направленных на достижение четко фиксированной цели.

Примеры процедур: «составление отчета о проделанной работе», «оформление сотрудника на работу» и др.

8 этап. Разработка документации, регламентирующей деятельность подразделений.

Разрабатываются правила работы руководителей и исполнителей в каждой процедуре, а затем и в целом по отделу: Положение об отделе, должностные инструкции.

Разработка Положения об организации требует знания Устава, производственных процессов, форм и систем оплаты труда, требований внешней среды и пр., а также знание законодательства.

Распределение решений по уровням управления.

Одной из наиболее важных задач при формировании структуры управления является задача проектирования управленческих решений по уровням системы управления, т.е. их оптимального распределения. Важность этой проблемы объясняется следующими обстоятельствами:

1) процесс управления невозможен без принятия управленческих решений. Принятие решений выступает как процесс труда, требующий четкого распределения решений в пределах каждого уровня управления;

2) содержание труда руководителя проявляется в качестве принимаемых решений, влияющих на экономию и эффективность каждого уровня управления;

3) каждое подразделение должно выполнять свои функции, а руководители этих подразделений – гибко и оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию. В противном случае будут перегружены руководители верхних уровней управления, которым придется принимать решения за руководителей нижних уровней управления.

Оптимальное распределение решений по уровням управления требует их оперативности и гибкости, четкого разграничения функций и ответственности между подразделениями с целью исключения их дублирования.

Оптимальное распределение решений требует выявления:

1) решений, которые имеет право принимать только высший состав;

2) решений, которые должны приниматься руководителями средних уровней при сохранении за высшим составом права координации и контроля за их действиями;

3) решений, которые вправе принимать руководители низших уровней.

Распределение управленческих решений следует начинать с самого высшего уровня. При этом надо иметь ввиду, что существует круг решений, уровень принятия которых регламентирован вышестоящей организацией (как правило, уровень директора).

При проектировании управленческих решений необходимо помнить, что группы решений по каждому уровню в матрично-штабной структуре являются величиной заданной.

Таким образом, под оптимальным распределением управленческих решений понимается такое их распределение, при котором каждый руководитель принимает решения, соответствующие его компетенции.

Распределение решений сопровождается расчетами загрузки руководителей, принимающих управленческие решения. Если расчетная величина загрузки больше ее допустимого значения, то производится перераспределение решений. Если этого нет, то формируется список решений, входящих в компетенцию высшего руководства. Список решений может быть оформлен в виде таблицы, в которой по каждому решению устанавливается перечень органов или отдельных лиц, подготавливающих это решение, а также тех органов, с которыми решение согласовывается, и кто его принимает. Часто к этой таблице разрабатывается приложение, в котором указывается, кто персонально принимает решение в отсутствие того или иного должностного лица.

Наличие в организации рационально спроектированной таблицы принятия решений способствует правильному распределению ответственности между руководящими работниками, более квалифицированной выработке решений, укрепляет дисциплину и четкость в работе, повышает организационную культуру аппарата управления.