Контрольный список действий

ПОДГОТОВКА К ПРЕЗЕНТАЦИИ

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах мас­совой информации, а участникам и гостям присылать пригласитель­ные билеты.

При проведении публичной презентации очень важно учиты­вать особенности поведения и реакции людей в большой аудито­рии. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффектив­ная презентация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует».

Автор подчеркивает, что с людьми в большой аудитории про­исходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

- они объединяются и солидаризируются;

- они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.
Когда одну французскую певицу спросили, как она реагирует на театр, полный людей, которые пришли послушать ее, она от­ветила: «Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь заставить его полюбить меня. Если мне это не удается, я ухожу домой».

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначе­на для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятые для всех присут­ствующих. Здесь очень важны ораторские способности презента­тора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

Большое внимание необходимо уделить подготовке презента­ционной речи. Заметим, что количество выступающих на презен­тации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообразностью.

Публичная речь требует даже от опытных ораторов тщательной подготовки, а для начинающих деловых людей это обязательное требование. К такой подготовке относится прежде всего обдуманная последовательность всех этапов работы.

1. Определитесь с целью презентации. Приступая к разработке презентации, необходимо определить цель выступления. Говорящий должен ясно представлять, какой реакции он добивается. Он может поставить задачу информировать слушателей, дать определенные сведения. Или он рассчитывает взволновать аудиторию, сформировать у людей убеждения, представления, которые станут мотивами их поведения, то есть призывает к каким - либо действиям. Часто эти цели перекрещиваются, совмещаются в одном выступлении.

2. Проведите информационную подготовку. На этом этапе подбирают факты по теме, собирают и систематизируют необходимый для будущей речи материал. Материал выступления должен быть достоверным. Предварительно проверяют точность информации, цифр, дат, цитат, имен.

3. Подготовьте средства наглядности. В целях демонстрации подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования. Визуальные технические средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной. Особенно важна визуализация на тех презентациях, где аудитория обширна и возможность непосредственных контактов с консультантами и экспертами для многих маловероятна. На презентации целесообразно вручить тексты или тезисы выступлений, экспертные или иные оценки презентуемого новшества, фотографии, список лиц (с телефонами), к которым можно обратиться за соответствующими разъяснениями.

4. Проведите а нализ предполагаемой аудитории ( возраст, образование ). Важно оценить состав будущей аудитории. Хайнц Леммерман – автор учебника риторики - призывает заранее настроиться на своих слушателей, поставить себя на их место, «увидеть вещи их глазами». Необходимые сведения о тех, на кого рассчитана речь - это: образовательный уровень, направление образования (гуманитарное, техническое...), познавательные интересы, пол, возраст, отношение к теме и к оратору.

Необходимо также выяснить численность аудитории. Чем больше аудитория, тем проще, нагляднее, образнее следует говорить. Знание своих слушателей, «прицельная» подготовка речи приобретают особое значение при обсуждении какого - то трудного вопроса в узком кругу специалистов, деловых людей.

Следует узнать, в какой обстановке будет проходить выступление - в зале, в кабинете, есть ли там кафедра, стол, микрофон.

5. Разработайте подробный план выступления: обдумайте материал, структурируйте его, продумайте композицию, логику изложения, подготовьте комментарии к материалу.

6. Запишите текст выступления (словесное оформление основной части выступления): сформулируйте вступление и заключение, окончательно отредактируйте текст. Подготовка письменного текста имеет много преимуществ. Написанную речь можно проверять, исправлять; она легче запоминается и дольше удерживается в памяти. Писать следует на отдельных листах, на одной стороне. Опытный оратор может ограничиться составлением тезисов, конспекта или развернутого плана выступления.

7. Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить ее.

8. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно).