Лекция № 7 Документооборот фирмы и формы его организации

3.

Официальная и личная доверенность. Накладная. Наряд

Доверенность — документ, который уполномочивает представ­лять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получив­шему, перед третьими лицами. В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юри­дическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные. Доверенность от имени юридического лица выдается за подпи­сью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение и выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — это документ, который предприятия и организации выдают дол­жностным лицам на получение от поставщиков товарно-матери­альных ценностей. Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководите­лем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреп­лена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материаль­ных ценностей не может превышать 15 дней. Регистрация и выдача доверенностей работникам предприя­тия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представле­нием соответствующих приходных документов в пределах действия доверенности или возвратом доверенности, если она не будет использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия.

Накладная – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.

Согласно действующему законодательству организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.

Претензия – это требование о добровольном устранении нарушения зако­нодательства. В целях урегулирования споров виновной сто­роне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указа­ны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требо­ваний заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необ­ходимости — банковские реквизиты заявителя. Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивиро­ванные ответы при отклонении претензий. При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение бан­ку на перечисление денежных средств с отметкой об ис­полнении (принятии к исполнению). При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлин­ные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использовани­ем иных средств связи, обеспечивающих фиксирование от­правления ответа на претензии, либо вручается под расписку. В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию за­явитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

1. Формы организации документооборота.

2. Работа с входящей и исходящей документацией.

3. Работа с конфиденциальными документами.