Вопрос 8. Основные этапы учетной работы

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель хозяйствующего субъекта. Он обязан создать необходимые условия для правильного его ведения, обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и службами, работниками, имеющим отношение к учету, порядка оформления и предоставления первичных учетных документов, других источников информации для отражения в учете содержащихся в них данных. Руководитель самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации, объема учетной работы и конкретных условий хозяйствования. Бухгалтерский учет может осуществляться: бухгалтерской службой, как структурным подразделением, возглавляемой главным бухгалтером; отдельным специалистом-бухгалтером; централизованной бухгалтерией, специализированной организацией на договорных началах; вестись учет лично руководителем. В настоящее время наиболее распространена централизованная форма организации учета, при которой все учетные работы сосредоточены в единой бухгалтерии организации. Бухгалтерия является самостоятельной структурной частью предриятия. Ее возглавляет главный или старший бухгалтер. Права и обязанности руководителя бухгалтерской службы организации определены законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в первую очередь Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Должность главного бухгалтера утверждена в целях формирования информации, необходимой внутренним и внешним пользователям (инвесторам, поставщикам, покупателям, налоговым, финансовым и банковским органам), а так же для обеспечения контроля за наличием и движением денежных средств, товарно-материальных и имущественных ценностей, собственных средств и обязательств. Главный бухгалтер является организатором учета и контроля, призванным обеспечить соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, своевременно предупреждать негативные явления в финансово-хозяйственной деятельности организации. В то же время главный бухгалтер должен активно способствовать повышению эффективности производства и качества работы, выявлению и мобилизации имеющихся резервов, предупреждать непроизводственные расходы и потери, быть основным помощником руководителя предприятия в экономической работе. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю предприятия, назначается на должность и освобождается от должности распоряжением руководителя.

В настоящее время требования к квалификации главного бухгалтера возрастают. Кроме обычных знаний в области учета, контроля и анализа хозяйственной деятельности, гл. бухгалтер должен иметь навыки работы на современных средствах вычислительной техники, уметь хорошо разбираться в методологии нормирования, прогнозирования и технологии производства.

Для осуществления своих функций гл. бухгалтер наделен широкими правами. Он устанавливает требования по оформлению операций первичными документами и предоставлению в бухгалтерию наобходимых для учета и контроля документов и сведений. При этом, требования (распоряжения) главного бухгалтера обязательны для всех работников организации. Обычно без согласия гл. бухгалтера не могут быть назначены на должность и освобождены от нее материально ответственные лица. Благодаря этому гл. бухгалтер активно влияет на подбор материально ответственных лиц и не допускает назначения на такие должности, как кассир, зав. складом, людей, не заслуживающих доверия или не умеющих правильно оформлять опреации и формировать отчетность.

В то же время главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность. Он не должен принимать документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству, либо нарушающим договорную и финансовую дисциплины. Такие документы он принимает к исполнению только с письменного распоряжения руководителя организации.

Системой нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности регламентированы и другие права главного бухгалтера. К ним относятся подчиненность главному бухгалтеру всех работников, занятых бухгалтерским учетом и формированием отчетности. Этим достигается консолидация всего учетного аппарата. Гл. бухгалтер устанавливает служебные обязанности всех работников учета с тем, чтобы каждый знал круг выполняемых им работ и нес за них ответственность.

Ежемесячная учетная работа бухгалтерии проходит несколько стадий, или этапов. К ним относятся:

- сбор и бухгалтерская обработка первичных учетных документов;

- регистрация хозяйственных операций;

- обобщение данных текущего учета и составление отчетного баланса.

На первом этапе учетной работы поступившие в бухгалтерию первичные документы подвергаются специальной обработке и лишь после этого включаются в систему учета. Эта обработка заключается в проверке документов, по существу, с формальной стороны, арифметической и нормативной проверок. На документах, которые в своей форме предусматривают место для указания расставления контировок, бухгалтер производит, согласно содержанию хозяйственных операций, запись о корреспонденции счетов. Первый этап завершается составлением письменного распоряжения гл. бухгалтера о принятии к учету первичного документа и об отражении хозяйственных операций в бухгалтерских счетах.

Вторым этапом является занесение сведений о каждой хозяйственной операции в различные взаимосвязанные учетные регистры. Этим обеспечивается высокая точность бухгалтерчкого учета. Учетными регистрами называются книги, карточки, журналы и другие типовые бланки, в которых регистрируются хозяйственные операции. Они, т.е. регистры различаются между собой по порядку записей и по обьему содержания. По порядку записей можно выделить документы, записи в которых производятся в хронологическом порядке и систематически. Систематический учет предусматривает группировку однородных хозяйственных операций на одних и тех же счетах текущего учета. Хронологический учет предусматривает группировку записей в зависимости от даты совершения хозяйственной операции.

По обьему содержания бухгалтерские регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета, в зависимости от того, какие счета текущего учета ведутся в этих регистрах. В настоящее время для рационализации ведения бухгалтерского учета все большее распространение получают комбинированные учетные регистры, в которых сочетаются записи и систематического, и хронологического учета.

На первых двух стадиях учетной работы реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии: проводятся предварительный, текущий и последующий контроль, включая и проверку достоверности содержащейся в документах информации и качества периодически проводимых инвентаризаций основных средств, материальных и других ценностей, расчетов и обязательств.

Третий этап учетной работы заключается в обобщении данных текущего учета и составления бухгалтерской отчетности путем подсчета оборотов за месяц и выведения остатков по счетам синтетического и аналитического учета.

Записи в различные взаимосвязанные регистры производятся на основе одних и тех же бухгалтерских документов, поэтому даже случайная ошибка при записи контировок приводит к нарушению равенства баланса. Эти нарушения выявляются на третьем этапе учетной работы предприятия по дебету и кредиту главной книги.

Обнаружение ошибок и подлогов в различных учетных регистрах, в совокупности с другими материалами, как правило, приводит к изобличению тех счетных работников, которые принимали участие в злоупотреблениях и различного рода преступных действиях.

О всех обнаруженных злоупотреблениях главный бухгалтер обязан поставить в известность руководителя предприятия и соответствующие контролирующие органы. Главный бухгалтер, не уведомивший указанные органы, о незаконных действиях руководителя предприятия и др. должностных и материально ответственных лиц, несет ответственность наряду с руководителем предприятия.

Уклонение главного бухгалтера от контрольных функций, ослабление контроля за законностью совершающихся хозяйственных операций является одним из условий, способствующих совершению злоупотреблений и преступлений со стороны должностных и материально ответственных лиц. Работники бухгалтерии, не выполняющие в должностной степени свои функциональные обязанности, могут подвергаться наказанию в административном порядке, а при злостных нарушениях установленных правил ведения учета, приведших к хищениям и злоупотреблениям, могут быть привлечены к уголовной ответственности.