Вопрос 3. Документальное оформление хозяйственных операций в предприятиях розничной торговли

Товары в предприятиях розничной торговли поступают либо от поставщиков по прямым договорам, либо с оптовых баз, либо через посреднические торгово-закупочные предприятия.

Существуют следующие способы доставки товаров в предприятия розничной торговли:

- транзитный, когда товар поступает в предприятие розничной торговли непосредственно от поставщика;

- централизованный, при котором поставщик по заявкам торгового предприятия своим транспортом доставляет в предприятия розничной торговли требуемый товар;

- складной способ доставки, при котором товары доставляются в предприятие розничной торговли из предприятий оптовой торговли.

При поступлении товаров в предприятия розничной торговли основными документами являются: товарно-транспортные накладные, счета фактуры, договоры на поставку, акты закупки товаров, доверенность на получение товара, накладная. Получив товар, материально-ответственное лицо расписывается в товарно-транспортной накладной и ставит в ней штамп о получении товара. Один экземпляр товарно-транспортной накладной остается в предприятии розничной торговли и служит приходным документом.

Поступивший в предприятие розничной торговли товар реализуется по свободным ценам. Свободные розничные цены определяются торгующей розничной организацией, исходя из конъюнктуры рынка (т.е. сложившегося спроса и предложения на товар), включая Н.Д.С. Эти цены оформляются и учитываются торговой розничной организацией в реестре, который называется: Реестр свободных розничных цен. В реестре указывается наименование и краткая характеристика товара, артикул, марка, тип, объем партии, согласованная свободная отпускная цена, снабженческо-сбытовая надбавка посредника, оптовая надбавка оптовых торговых организаций, размер торговой надбавки, свободная розничная цена за единицу продукции. Реестр подписывается руководителем предприятия розничной торговли.

В крупных предприятиях розничной торговли с большим ассортиментом и объемом реализуемой продукции имеются собственные склады, откуда товары, предназначенные для реализации, передаются в отделы и секции. В этих случаях применяются такие документы, как накладные или лимитно-заборные листы. Они составляются в 2-х экземплярах. Один хранится на складе, другой – у материально-ответственного лица в отделе или секции. Срок хранения данных документов довольно длительный. Они хранятся в течение месяца после проведения очередной инвентаризации.

Поскольку в предприятиях розничной торговли невозможно документировать реализацию товаров вследствие их большого ассортимента и реализации непосредственно потребителям, учет реализации товаров ведется только в суммовом выражении по результатам торговой выручки. В связи с тем, что реализация товаров потребителям осуществляется за наличный расчет, расходных документов в предприятиях розничной торговли не имеется. Наличие первичных расходных документов бывает лишь в следующих случаях:

1. Когда в крупных предприятиях розничной торговли имеются собственные склады, с которых товары в отделы и секции поступают по таким расходным документам, как расходная накладная или заборный лист.

2. Когда предприятие розничной торговли осуществляет реализацию товара мелким оптом. В этих случаях выписывается копия товарного чека и выставляется в банк платежное требование о взыскании денег с покупателя.

3. В виде исключения количественно-суммовой учет в ювелирных, антикварных, комиссионных предприятиях розничной торговли, где при отпуске товара выписывается товарный чек, в котором указывается, какой товар продан и его цена.

Выручка предприятия розничной торговли учитывается при помощи кассового аппарата, который обслуживает кассир-операционист. Кассир ведет специальную книгу кассира-операциониста, в которую производит записи остатка разменных монет и денежных знаков на начало дня, показатели счетчика кассового аппарата на начало и конец дня, сумму выручки за день, сумму выручки, сданную старшему кассиру или инкассатору, остаток денег на конец дня. Показатели кассового аппарата дублируются на контрольную кассовую ленту. До начала рабочего дня руководитель предприятия розничной торговли, ст. кассир и кассир-операционист ставят свои росписи на контрольной ленте кассового аппарата. Кроме росписи ставятся время (часы и минуты). Аналогичные записки производятся и при обрыве ленты.

По окончании работы деньги из кассы должны быть сданы ст. кассиру. После сдачи денег ст. кассир вместе с руководителем предприятия розничной торговли снимают показатели счетчика кассового аппарата. Сумма выручки сверяется с показателями счетчика и кассовой ленты.

Для инкассации в предприятиях розничной торговли деньги покупюрно, затем составляется сопроводительная ведомость в трех экземплярах. Один экземпляр ведомости вместе с деньгами (выручкой) помещают в инкассаторскую сумку, которая затем опечатывается. Второй экземпляр ведомости передается инкассатору при сдаче инкассаторской сумки, а третий экземпляр ведомости остается в магазине для отчетности.

Выручка предприятия розничной торговли сдается в учреждение банка. Однако необходимо учитывать, что предприятиям розничной торговли разрешено расходовать выручку на внутренние нужды, по согласованию с учреждением банка на основании письменного ходатайства (на выплату з/платы, на закупку продукции у поставщиков, на командировочные расходы, на покупку акций, на приобретение гсм и т.д.).

Ежедневно, по окончании рабочего дня, материально-ответственное лицо составляет товарный отчет в 2-х экземплярах. В товарном отчете указывается сумма остатка товара на начало дня, приход по каждому отдельному документу, расход в суммовом выражении на основании полученной выручки, остаток товаров на следующий день. Один экземпляр отчета сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера, принявшего отчет, второй экземпляр остается у материально-ответственного лица. Продавцы мелкой розницы (лоточники, киоскеры) товарные отчеты не составляют, а отчитываются перед руководителем предприятия розничной торговли квитанциями о сдаче выручки в кассу.

Способы преступлений, совершаемых в предприятиях розничной торговли, как правило, связаны либо с созданием неучтенных материальных ценностей различными способами и дальнейшей реализацией этих излишков, либо с изъятием денежных средств из выручки с последующей маскировкой такого преступления различными способами. Все злоупотребления и преступления, как с товарно-материальными ценностями, так и с денежными средствами маскируются подложными записями в учетных документах. Для выявления подлогов в документах применяют две основные группы методов исследования:

1. методы выявления подлогов в документах, отражающих движение товарно-материальных ценностей;

2. методы выявления подлогов в документах, отражающих движение денежной выручки.

Важнейшим методом первой группы является метод контрольного сличения остатков.

Необходимость его применения возникает в тех случаях, когда имеется информация о том, что предприятие розничной торговли либо реализует левую продукцию, либо создает различными путями излишки товарно-материальных ценностей.

Для возможности применения данного метода необходимо, чтобы в наличии у предприятия розничной торговли были приходные первичные документы, которые имеются в исключительных случаях.

Сущность метода контрольного сличения остатков заключается в том, что после проведения инвентаризации комиссия составляет ведомость контрольного сличения остатков. В ведомости в обязательном порядке отражаются следующие сведения: Наименование товарно-материальных ценностей, их сорт, размер, цена, остаток ценностей на дату предыдущей инвентаризации, Приход товара за межинвентаризационный период по первичным документам, расход товара за межинвентаризационный период по первичным документам, максимально возможный остаток товара, фактический остаток товара по инвентаризации на момент проверки, результаты (излишки, возможная реализация товара за наличный расчет).

Наряду с этим методом для выявления преступлений, связанных с хищением товарно-материальных ценностей по документам, широко применяется метод сопоставления данных бухгалтерского учета о количестве определенных товаров, проданных потребителям за наличный расчет, с аналитическими данными оперативного и неофициального учета. Сущность его состоит в том, что сначала по бухгалтерским документам с помощью контрольного сличения остатков вычисляют данные о максимально возможной реализации товара за наличный расчет, затем по документам оперативного учета (заборным листкам, расходным накладным, кассовым лентам) частично восстанавливают количество товаров, действительно проданных за наличный расчет. В связи с этим, большое значение имеет обнаружение и проверка документов неофициального учета (т.е. черновых записей). Наиболее распространенными документами неофициального учета являются:

1. Двухсторонние записи в тетрадях или на балансах накладных о выдаче товаров в секции, отделы или о возврате товаров на склад предприятия розничной торговли;

2. Двухсторонние записи продавцов о передаче товаров при сменной работе;

3. Карточки количественно-суммового учета, которые ведут материально-ответственные лица складов магазина в порядке самоконтроля. Все эти документы могут иметь не только оперативное значение, но и служить доказательствами по уголовному делу.

Из методов второй группы, т.е. методов, помогающих выявить подлоги в денежных документах, наиболее эффективным является метод сопоставления книги кассира с данными кассовых лент.

При нормальных условиях сумма выручки, ежедневно отражаемая в книге кассира, должна совпадать с данными контрольной ленты кассового аппарата. В случаях, когда изъятие денег маскируется механическим уменьшением показателей денежного суммирующего счетчика, записи в кассовой книге будут соответствовать этим уменьшениям. Если сопоставить эти сведения с данными общей суммы контрольной ленты, то можно выявить расхождения, на которую были занижены показатели счетчика.

Изъятие выручки в предприятии розничной торговли также можно выявить сопоставлением денежных документов неофициального внутримагазинного учета с приходными кассовыми ордерами или сопроводительными ведомостями инкассатора банка за соответствующие дни.