Тема 2. Организация и методика контрольно – ревизионной работы

Содержание финансово - хозяйственного контроля, его цели и объекты.

Под методом хозяйственного контроля понимают совокупность приемов при помощи, которых изучается предмет контроля. На практике методом контроля называют способы осуществления предварительного, текущего и последующего хозяйственного контроля за деятельностью предприятия с точки зрения соблюдения законности, целесообразности, достоверности, экономической эффективности хозяйственных операций на основании использования отчетной, учетной, плановой и другой экономической информации в соединении с исследованием фактического состояния объекта контроля.

Содержание метода контроля состоит в:

¨ исследовании документов – выбор объекта контроля и его нормативно-правовое обеспечение; учетно-бухгалтерские процедуры: проверка документов по форме и содержанию, встречная проверка документов, аналитическая и логические проверки;

¨ определение реального состояния объекта – осмотр, обмер, поштучный пересчет,

взвешивание, контрольный запуск сырья и материалов, лабораторный анализ, другие органолептические приемы;

¨ сравнение фактических данных с учетной и отчетной информацией, с небухгалтерской информацией, которая имеет отношение к хозяйственным процессам и фактам;

¨ изучение и оценка результатов – определение отклонений по результатам сравнения и их оценка.

Методом финансово - хозяйственного контроля в практическом значении является определенная последовательность действий, выполнение которых помогает познавать объект исследования. К методам финансово - хозяйственного контроля следует отнести ревизию, инвентаризацию, аудит, судебно-бухгалтерскую экспертизу, анализ хозяйственной деятельности, обследование и проверка.

Ревизия – это метод документального контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия в разрезе соблюдения законодательства по финансовым вопросам, достоверности учета и отчетности, способ документального выявления недостач, растрат, присвоения и кражи денег и материальных ценностей, предупреждения финансовых злоупотреблений.

Под инвентаризацией следует понимать проверку наличия и состояния объекта контроля, которая осуществляется путем наблюдения, измерения, регистрации и сравнения полученных данных. Изучение реального состояния объекта, сравнение и оценка состояния составляют логику инвентаризации как функции контроля.

Аудит – это метод хозяйственного контроля, состоящий из совокупности методических приемов, применение которых позволяет определить достоверность отчетности, учета, их полноту и соответствие действующему законодательству и установленным нормативам.

Анализ хозяйственной деятельности – позволяет по обобщенным материалам и отчетам оценить финансово-хозяйственную деятельность предприятия за определенное время с целью выявления неиспользованных ресурсов, повышения качества продукции и снижения ее себестоимости.

Судебно-бухгалтерская экспертиза является процессуальным действием, направленным на установление обстоятельств уголовного дела и состоит в проведении исследования на основании специальных знаний в экономике и предоставлении выводов экспертом по поручению органов дознания, следствия, прокуратуры и суда.

Обследование и проверка – это форма контроля. Обследование проводится по определенному кругу вопросов путем ознакомления на месте с отдельными сторонами хозяйственно-финансовой деятельности. Это форма как внешнего, так и внутреннего контроля. Они проводятся нерегулярно и оформляются справками или докладными записками.

Проверка – это фактическое изучение отдельных вопросов деятельности предприятия или действий аппарата управления на основании заявлений, сигналов, жалоб и т.п. Проверка представляет собой изучение определенных сторон деятельности и локальных операций. Она носит тематический характер и может быть систематической или периодической; функциональной, общей, выборочной и проводится всеми субъектами контроля.

Приемы контроля – это качественно однородные контрольные действия ревизора направленные на выявление соблюдения нормативных положений субъектами хозяйствования. Различают приемы документального и фактического контроля.

Приемы документального контроля применяют к бухгалтерским документам, записям в учетных регистрах, данным отчетов и балансов, к статистическим и оперативным материалам. При этом объектом документального контроля является информация, характе-

ризующая осуществление хозяйственных операций.

Основные приемы документального контроля: формальная проверка, арифметическая проверка, нормативно-правовая проверка, встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сравнение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка.

Формальная проверка - это проверка правильности осуществленных исправлений в документах. Также это проверка наличия и достоверности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов (подписи, штампы и т.п.). Данное проверкой устанавливают наличие доброкачественных и недоброкачественных документов.

Арифметическая проверка – это проверка документов, которая осуществляется с целью определения правильности подсчетов и выявления злоупотреблений и краж, которые скрыты за неправильными арифметическими действиями. Такой проверкой устанавливают случаи искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ и т.п.

Нормативно-правовая проверка – это проверка хозяйственных операций с точки зрения соответствия различным нормативным актам, инструкциям, действующим законам. Этой проверкой устанавливают факты невыполнения указаний вышестоящих органов, а также случаи сокрытия недостач, потерь, краж.

Встречная проверка – это проверка достоверности и правильности, отраженных в документах хозяйственных операций путем сравнения данных разных документов, относящихся к одной и той же или разным, но взаимосвязанным операциям, находящихся в разных предприятиях или его подразделениях. Цель проверки – выявление фиктивных документов и фактически не осуществленных операций, не оприходование материалов, присвоение денег, средств и т.п. Обычно при встречной проверке сравнивают два экземпляра одного и того же документа. Результаты этой проверки могут быть очень важными – не оприходование товарно-материальных ценностей, денег, присвоение выручки, сдаваемой в банк, завышение цен в расходных документах и т.п. Данная проверка является действенным способом выявления документальных подделок.

Взаимная проверка – это сравнение разных по своему характеру документов и учетных данных, в которых нашли отражение хозяйственные операции. Сопоставляются разные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражены разные аспекты одной и той же операции (сравнение приходно-расходных документов с другими документами, проверка данных о ТМЦ с данными по таре, в которой они перевозились и т.п.).

Ревизор может провести взаимную проверку:

· данных первичных документов и учетных регистров, отражающих отгрузку продукции с информацией зафиксированной в других документах (путевые листы, пропуски и т.п.);

· информацию первичных документов по поступлению товаров с затратами на их доставку;

· начисление зарплаты на производстве с количеством фактически оприходованных готовых изделий на складе;

· первичные документы с записями в учетных регистрах (неправильные проводки);

· данные о списании основных средств сопоставляются с информацией о затратах на их ликвидацию, а также с накладными на оприходование запасных частей и т.п.;

· информация о списании ТМЦ в результате порчи, боя.

Контрольное сравнение – проверка количественной информации о движении однород-

ных ценностей за межинвентаризационный период. Таким образом, можно выявить противоречия в учетной информации, которые являются признаками злоупотреблений или существенных недочетов в работе МОЛ или членов инвентаризационной комиссии. Смысл проверки – к остатку товаров на начало инвентаризационного периода прибавляют количество поступивших товаров за этот период и вычитают документированный расход. Полученный результат является максимально возможным остатком товаров на конец периода, его сравнивают с остатками в инвентаризационной ведомости.

Этот прием позволяет выявить:

¨ злоупотребления персонала, связанные с созданием учтенных излишков ТМЦ в результате:

¨ неоприходованния части ТМЦ, поступивших на предприятие;

¨ излишнее списание части ТМЦ под видом документальных затрат;

¨ неправильное оформление пересортицы.

¨ манипулирование ценами при правильной количественной информации о движении ценностей в результате:

¨ занижения цен на полученные товары;

¨ завышения цен на отгруженную или списанную продукцию.

¨ сокрытие части выручки, полученной от населения за реализацию ТМЦ и т.п.

Восстановление количественно-суммового учета – позволяет выявить противоречия в документах, отражающих движение однородных ценностей только на конец инвентаризационного периода. Этот прием используется только при ревизии ПОП, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция по поступлению и использованию ТМЦ оформляется документом.

Его сущность состоит в том, что по первичным документам в хронологической последовательности восстанавливается поступление и расходование материальных ценностей по каждому виду. Результат дает возможность анализировать движение ценностей за определенный период, вскрывать случаи сокрытия недостач дорогих товаров путем замены более дешевыми.

Возможными выявленными противоречиями могут быть: количество отпущенных ТМЦ превышает их максимально возможный остаток; документально оформлен такой расход, который не мог произойти.

Хронологическая проверка – при ее помощи можно сравнить данные о ежедневном оприходовании готовой продукции в соответствии с технологическим процессом изготовления и отгрузкой ее. Можно установить, что в отдельные дни продукции отгружалось больше, чем изготовлено или оприходование продукции до момента ее полного изготовления и т.п. Рекомендуется сравнить группы документов, отражающих однотипные операции (отчеты МОЛ за смежные периоды, накладные на отпуск одного и того же товара другим предприятиям и т.п.). Следовательно, можно выявить реализацию неучтенных ТМЦ и готовой продукции. Это очень трудоемкий прием и используется тогда, когда есть сведения о возможных злоупотреблениях.

К приемам фактического контроля относятся: осмотр, обследование, контрольная покупка, контрольное измерение выполненных работ, контрольный запуск сырья и материалов, проверка фактов по заключительной операции, контрольный прием продукции по количеству и качеству, лабораторный анализ, проверка операций в действительности, экспертная оценка, исследование операций на месте, проверка соблюдения трудовой дисциплины, проверка выполнения принятых решений, получение письменных пояснений и справок.

Осмотр – это непосредственное изучение компетентным человеком объектов учета, которые выполняют конкретные функции (денежные средства, ценные бумаги, ТМЦ и т.п.).

Осмотр предприятия в начале ревизии должен осуществляться с участием руководителя и уполномоченных лиц. При выявлении в ходе осмотра злоупотреблений необходимо составить акт, который подписывают все участники осмотра.

Обследование - это непосредственное изучение объектов предприятия. Данный прием используется для установления состояния деятельности предприятия в целом и на отдельных участках. Он состоит в осмотре объектов, ознакомлении с документами, получении пояснений и т.п.

Спектр вопросов обследования:

1. по кассовому хозяйству в план ревизии могут включаться технические вопросы и изучение особенностей эксплуатации ЭККА;

2. по складскому хозяйству – вопросы его состояния, охраны и сигнализации, а также складского учета ТМЦ;

3. по организации обслуживания покупателей – от ассортиментного минимума и качества товаров до правильности цен;

4. по персоналу – от соблюдения работниками правил санитарии до организации и эффективности материальной ответственности, а также возраст работников, отсутствие фактов судимости в прошлом за кражи и финансовые злоупотребления.

Контрольная покупка – это специальный, по особой программе организованный методический прием, который позволяет определить правильность и законность отпуска товаров покупателям, расчетов с ними. Контрольная покупка должна способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупателей, нарушений продавцами лицензионных правил торговли и т.п.

Этот прием осуществляется внезапно, без получения предварительного соглашения со стороны администрации проверяемого объекта.

Контрольная покупка должна осуществляться с учетом следующих требований:

¨ групповой метод проверки (2-4 чел.);

¨ предварительное наблюдение за тем, какие привычки в работе продавцов при отпуске товаров и какие у кассиров при расчетах;

¨ проверке должны подвергаться не только фактически отпущенные, но и расфасованные, подготовленные к отпуску товары, находящиеся в торговом зале;

¨ документальное оформление факта контрольной покупки на подготовленных бланках.

Особо важным является соблюдение определенной процедуры:

1.Проверяющий выбирает товар и оплачивает его стоимость, в сумме названной продавцом или кассиром (имитируется переход права собственности на товар).

Момент оглашения покупки контрольной не должен быть раньше, чем произошел фактический отпуск товаров и получения денег за него.

Если реализация производится через кассовый аппарат, то огласить контрольную покупку лучше, когда чек будет наколот.

2. При контрольной покупке в магазине самообслуживания момент оглашения должен следовать за моментом вручения покупателю чека.

3. Контрольную проверку массы, объема приобретенного товара осуществляют вблизи прилавка и продавца, в присутствии его и представителя администрации.

Проверку веса делают на тех весах, на которых работал продавец, но предварительно

их проверить и отрегулировать.

4. Проверка массы отдельных видов специфических товаров, реализуемых без расфасовки:

¨ при реализации мяса, рыбы и подобных товаров в бумаге, часть жира или сока может впитаться в упаковку, поэтому следует сравнить массу использованной бумаги с массой чистой;

¨ чистый вес не расфасованных товаров,таких как мед, повидло, сметана, определяется как разница между их весом с тарой покупателя и весом этой тары предварительно очищенной, помытой и высушенной;

¨ некоторые товары перед продажей следует очищать (колбаса, сливочное масло) и если это не сделано, то перевешивание производится 2 раза – с отходами и без;

¨ грибы, квашеная капуста продаются и контролируются с рассолом, а сельдь, моченые яблоки, соленые огурцы – без.

5. Одновременно проводят проверку весоизмерительных приборов.

6. Результаты оформляют актом, у ответственных лиц берут письменные пояснения.

7. Контрольное измерение выполненных работ проводится ревизором с привлечением специалистов строительных организаций или банков, которые финансируют эти работы. При их помощи устанавливают фактический объем и стоимость выполненных работ и проверяют правильность их отражения в актах приема работы и нарядах работников, а также правильность списания материалов. Результаты заносят в ведомость пересчета стоимости работы.

Контрольный запуск сырья и материалов проводят с целью определения достоверности действующих норм и нормативов расходования сырья и материалов на производство продукции и объем строительно-монтажных работ.

При помощи этого приема устанавливают:

¨ факты устаревших норм, в результате которых образуются излишки;

¨ случаи увеличения нормы времени и расценок за выполненную работу;

¨ неправильность расчета эффективности (для выплаты премий).

Осуществляется обычный производственный процесс, но под наблюдением ревизора и компетентных специалистов. Результаты оформляются промежуточным актом.

Проверка фактов по заключительной операции проводится для экономии времени, когда можно не осуществлять проверку всех документов и бухгалтерских записей (например, нет необходимости проверять весь технологический процесс, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые была начислена зарплата).

Контрольный прием продукции по количеству и качеству следует проводить при определении достоверности данных отдела технического контроля. Его целесообразно использовать в случаях выявления приписок по данным на отпуск и реализацию продукции.

Лабораторный анализ проводят по требованию ревизора, когда определить качественные показатели сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ другими приемами нельзя.

Взятие проб и образцов осуществляется ревизором и оформляется актом за подписью присутствующих. Результаты лабораторного анализа в виде соответствующего документа прилагаются к акту.

Проверка операций в действительности проводится с целью контроля по операциям с приобретенными ТМЦ, в правдивости составления актов на введение объектов в эксплуатацию после окончания их строительства и капитального ремонта, наличия ТМЦ,

принятых на ответственное хранение.

Экспертная оценка – используют при исследовании документов, хозяйственных операций, качества выполненных работ. Она осуществляется специалистами разных профессий по поручению ревизора. Эксперт должен дать правдивую, достоверную и объективную оценку.

Исследование операций на месте проводится в случаях проверки:

¨ выхода из ремонта объектов основных средств;

¨ установления готовности объектов капитального ремонта;

¨ износа основных средств;

¨ порядка хранения, приема и отпуска материальных ценностей;

¨ организации производства;

¨ технологических процессов и труда на производстве.

Этот прием применяют при проверке подразделений предприятия, удаленных друг от друга.

Проверка соблюдения трудовой дисциплины проводится непосредственно на производственных местах путем наблюдения, хронометража и фотографии рабочего дня. При помощи этой проверки выявляют опоздания и неявки на работу, степень занятости работников, простои. Результаты этой проверки используют в дальнейшем при ревизии заработной платы.

Проверка выполнения принятых решений - применяется для изучения и анализа соблюдения исполнительной дисциплины. Используется в том случае, когда не выполнены предложения предыдущего акта ревизии.

Получение письменных пояснений и справок – этот прием используется часто при инвентаризации, осмотре, обследовании, контрольной покупке и т.п.

Ревизор имеет право требовать пояснения и справки от любого работника.

Получение объяснений является обязанностью ревизора в тех случаях, когда это необходимо для проверки обстоятельств, особенно фактов правонарушений и злоупотреблений.

Объяснения помогают проверить достоверность данных, отраженных в документах, выявить подделки, установить события и их участников.

В отдельных случаях ревизор может вызвать работника для устных объяснений, а затем потребовать их изложение в письменной форме. Если объяснения записываются самим ревизором, то после подписи работника следует указать, что объяснения записаны ревизором и подписаться. Лицо не несет ответственности за отказ от дачи показаний по отношению к себе, членам семьи или близким родственникам.

1. Ревизия как форма последующего хозяйственного контроля.

2. Последовательность ревизионного процесса, его планирование и процедура осуществления.

3. Организация и порядок проведения инвентаризаций