Спонсорство

СМЕТА

Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.

Смета –

· расчёт (план) предстоящих расходов на осуществление какой-либо деятельности;

· документ, который составляется на основании проекта.

В ней перечисляются все материалы, а также указывается их стоимость. Кроме того, смета включает в себя непредвиденные расходы.

Сметы бывают практически в любой сфере деятельности, там, где необходимо предварительно оценить будущие лимиты средств. Часто сметы представляют собой простую калькуляцию ресурсов в натуральных показателях: штуках, комплектах и т.п.

Смета является важным финансовым документом. Поэтому к работе со сметой нужно подходить серьезно и в срок. При неправильном подходе смета может в разы увеличить стоимость мероприятия или наоборот сильно его занизить, что, в принципе, плохо в обоих случаях.

При формировании сметы Вы должны четко понимать, какие материалы, услуги и оборудование Вам будет необходимо для осуществления проекта на всех этапах.

Пример формирования сметы представлен в Приложении 1.

Немного о спонсорстве. Спонсорская поддержка отличается от других видов материальной помощи тем, что в обязательном порядке предусматривает встречную услугу. Средства вкладываются в обмен на ожидаемую пользу. Общаясь со спонсором, Вы делаете ему конкретное предложение (спонсорский пакет), показывающее выгоды потенциального спонсора.

Коммерческое предложение. Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать потенциального спонсора и стимулировать его на обратную связь: назначить встречу, позвонить по телефону или написать по электронной почте.

Эффективнее высылать письмо с коммерческим предложением по предварительному согласованию с потенциальным спонсором. Вместе с письмом обычно отправляют пресс-релиз мероприятия. Также необходимо проговорить, что Вы готовы предоставить дополнительно всю необходимую информацию о проекте и ответить на любые вопросы.

Что мы можем предложить коммерческим организациям. Помощь в решении ряда вполне «осязаемых» задач: спонсорство способствует продвижению торговой марки, стимулирует увеличение продаж, позволяет установить более тесные контакты с потребителями продукции.

Участие в общественно значимых акциях, помогает ассоциированию организации со спортом, культурой, здоровьем, социальным благополучием, а в нашем случае, еще и со студенчеством. То есть не просто производит благоприятное впечатление на нужную аудиторию, но целенаправленно закрепляет позитивные ассоциации.

Примеры спонсорских пакетов:

1) Генеральный спонсор – 500 000 руб. (без НДС)

• баннер;

• баннер на странице сайта;

• логотип на всей информационной продукции, в том числе на футболках Оргкомитета и стикерах;

• объявление спонсоров на официальных церемониях;

• раздача информационно-рекламной продукции на мероприятии.

2) Спонсор мероприятия – 250 000 руб. (без НДС)

• логотипы на всей информационной продукции;

• размещение логотипов на сайте;

• раздача информационно-рекламной продукции на мероприятии.

При работе со спонсором Вы должны четко идентифицировать организацию по нескольким вопросам:

1. Какие задачи Вы хотите решить с помощью спонсора (нужны какие-то конкретные товары или денежная поддержка)

2. Актуальна ли организация для мероприятия (так, например, мы не можем привлечь на акцию по борьбе с пагубными привычками производителей сигарет или алкогольной продукции).

3. Сформулировали ли Вы «характеристика»à«выгода» для конкретной организации. «Интересное» предложение – это предложение, выгодное спонсору. Поэтому адресату нужно сразу объяснить, почему ему выгодно именно ваше предложение.

4. На условиях какого из пакетов Вы рассчитываете сотрудничать с организацией.

Сегодня финансовую поддержку получить проще, чем несколько лет назад. Главное – хорошая идея и умение себя грамотно преподнести. Перед спонсором главное обыграть свою идею так, чтобы будущий “материальный источник” понял - это возможность заявить о себе и о своей деятельности массам (в нашем случае студенческим).

Не стоит забывать о некоммерческих организациях. Даже если они не окажут Вам финансовой помощи, партнерство с общественными организациями повышает престижность Вашего проекта.

Пример коммерческого предложения представлен в Приложении 2.

Документооборот в Первичной профсоюзной организации студентов СПбГПУ

Документы, которые будут необходимы при организации и реализации проекта:

1. Смета

2. Положение/регламент мероприятия

3. Служебные записки (на помещение)

4. Разрешение на проведение мероприятие (при необходимости). Например, от начальника по режиму и безопасности Силина В.Г.

5. Ходатайства (выделение премиальных выплат).

6. Счет (выставляет организация, если мы что-то покупаем по безналу). Вы за правильность оформления данного документа не отвечаете, но проверять его нужно (рассказать в качестве примера ситуацию с блокнотами на «Перспективу»).

7. Коммерческое предложение/ пресс-релиз (для работы со спонсорами).

Все документы должны быть готовы в срок. Непредоставление в указанный срок любого из документов влечет дополнительные затраты (и времени, и средств) и, что еще хуже, может поставить под вопрос реализации проекта.

Служебная записка. Наиболее распространенная служебная записка – на помещение. Также они составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Этот документ может пригодиться на любом этапе: если вы ходите провести общее собрание орг.команды, участников, во время проведение мероприятия Вам нужно будет место для регистрации и т.п.

В принципе, некоторые служебные записки можно подготавливать уже на первом этапе проекта.

Пример служебной записки представлен в Приложении 3.

Ходатайство.

Пример ходатайства представлен в Приложении 4.

Приложение 1

Пример формирования сметы