double arrow

Вопрос 23. Личные дела

Вопрос 22. Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывается фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывной стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о военном учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполнятся с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Срок хранения личных карточек – 75 лет (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

На многих предприятиях личные карточки работников ведутся с помощью компьютеров.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводится на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляются личные карточки ф.Т-2).

Предприятие в праве само решать вопрос о заведении личных дел на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

· Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· Анкета или личный листок по учету кадров;

· Автобиография или резюме;

· Копии документов об образовании;

· Копии документов об утверждении в должности;

· Характеристики и рекомендательные письма;

· Трудовой контракт (договор);

· Копии приказов о назначении, перемещении увольнении;

· Дополнение к личному листку по учету кадров;

· Справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

В личном деле могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. необходимо иметь в виду, что по статье 19 КЗоТ РФ запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личные дела заводятся после подписания приказа о приеме работника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным лицам. Изменение в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведения.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – (статьи 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: