Вопрос 22. Личные карточки
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывается фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывной стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о военном учете» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполнятся с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
|
|
Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Срок хранения личных карточек – 75 лет (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
На многих предприятиях личные карточки работников ведутся с помощью компьютеров.
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводится на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляются личные карточки ф.Т-2).
Предприятие в праве само решать вопрос о заведении личных дел на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
· Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· Анкета или личный листок по учету кадров;
· Автобиография или резюме;
· Копии документов об образовании;
· Копии документов об утверждении в должности;
· Характеристики и рекомендательные письма;
· Трудовой контракт (договор);
· Копии приказов о назначении, перемещении увольнении;
· Дополнение к личному листку по учету кадров;
· Справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.
В личном деле могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. необходимо иметь в виду, что по статье 19 КЗоТ РФ запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
|
|
Личные дела заводятся после подписания приказа о приеме работника.
Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным лицам. Изменение в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведения.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – (статьи 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).