Нормативная база в документации

Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование делопроиз-водства ведётся на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Прави­тельства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Пра­вительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по ини­циативе федеральных органов исполнительной вла­сти в Пределах их компетенций.

Постановлением Правительства РФ утверждены Правила подготовки правовых актов федеральных ор­ганов исполнительной власти и их государственной ре­гистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подпи­сания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных пра­вовых актов и присвоения ему регистрационного номе­ра) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу. Типовая инструкция предназначена для федераль­ных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собствен­ности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы де­лопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в де­лопроизводстве в архиве разработана также архивны­ми органами. В общих чертах она сложилась в середи­не 60-х годов прошлого века. С 1987 года много лет действовали основ­ные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ве­домственном архиве. В 2002 году Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный до­кумент, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет карди­нальным образом сложившуюся и действующую мно­гие годы технологию хранения документов, т.е. опре­деленная преемственность по сравнению с Правилами 1987 года сохраняется. Однако пересмотр основных пра­вил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, прак­тически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организа­ционно-правовых форм. Основные правила работы ар­хивов организаций содержат целый ряд разделов, на­правленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполне­ния, ведения и хранения;

· правила формирования дел в делопроизводстве;

· организация и порядок проведения экспертизы цен­ности документов в делопроизводстве;

· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

· порядок выделения документов к уничтожению;

· оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

· порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Весьма существенные изменения в Основных пра­вилах (по сравнению с редакцией 1987 годом) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носи­телях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифициро­ванные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформ­ляется хранение документов в делопроизводстве орга­низации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, со­гласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства. Эти правила содержат методику работы с доку­ментами в архиве организации.

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основ­ными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают ти­повые и ведомственные перечни. Типовые перечни раз­рабатываются и утверждаются Росархивом, они явля­ются нормативными Документами общего действия и ус­танавливают сроки хранения документов, которые воз­никают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирова­ние деятельности, учёт и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.). Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.