Подготовка дел для хранения в архиве и оперативного хранения

Завершённые дела, проекты, особые документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подлежат обязательной подготовке. Подготовка состоит из следующих этапов:

Ø Укладка документов в хронологии (прямой или обратной)

Ø Проверка толщины дела (не более 25 мм) и распределение его на тома

Ø Нумерация листов в правом верхнем колонтитуле (чёрным цветом)

Ø Корректировка полей для подшивки подклейкой (не менее 20 мм)

Ø Выравнивание документов по нижней и правой стороне

Ø Вырезка 2-х листов картоны размером 320 х 230 мм

Ø Укладка документов на картон с оставлением защитных полей

Ø Укладка 2-го листа сверху

Ø Закрепление документов (струбциной) для прошивки

Ø Наметка точек прошивки: 50..60 мм друг от друга и 10 мм от края, не менее 4 шт.

Ø Прошивка белой ниткой с помощью штопальной иглы прямым и обратным ходом

Ø Затягивание ниток (1-й номер) на задней обложке снизу, обрезка с оставлением

амортизатора не менее 3 мм

Ø Наклеивание на внешнюю сторону стандартной обложки

Ø Внесение информации на обложку (чёрным) в соответствие с НД.

Ø Приклеивание на внутренней стороне обложки внутренней описи. Если она

состоит из нескольких листов, то последний приклеивается наглухо, а остальные за край с левой стороны

Ø Заполнение внутренней описи

Ø Приклеивание листа на внутреннюю сторону последнего листа обложки (за верхнюю часть листа) для заверительной надписи

Ø Подготовка заверительной надписи о состоянии дела членом ЭК. В книгах и журналах заверительная надпись делается на обороте последнего листа, в картотека на дополнительной карточке в конце. При отсутствии подшивки лист с заверительной надписью просто вкладывается в упаковку.

При составлении внутренней описи для электронных носителей информации вместо листов указывается объём информации в килобайтах. Форма внутренней описи и заверительной надписи приведены ниже.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

2011.02.22

Документов дела № __________

№№ пп.	Индекс (№) документа	Дата документа	Наименование, заголовок (краткое содержание) документа	№№ листов дела	Примечание

Итого 45 (сорок пять) документов. Количество листов внутренней описи 3 (три).

Должность И.О.Фамилия

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № ____________

2011.02.22

В дело подшито и пронумеровано 240 (двести сорок) листов, в том числе: литерные листы 3а, 3б, 222,а,222б + 3 (три) листа внутренней описи.

Особенности дела приведены в таблице ниже:

№№	Особенности физического состояния и формирования дела	№№ листов

Должность составителя И.О.Фамилия

ЭК составляет описи дел подготавливаемых к сдаче в архив. Как правило, опись составляется на документы одного года. Дела вносятся по степени важности. Каждое дело получает свой порядковый (архивный) №, который затем проставляется на обложке дела. Форма описи приведена ниже.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,