Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (изд.9-е пер. и доп.)

Технические условия безопасности в работе архива.

Архив предприятия

Подготовка дел для хранения в архиве и оперативного хранения

Занятие № 24.

Экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

А К Т			УТВЕРЖДАЮ
Директор колледжа ________________Р.В.Сергеев 2010.02.26
2010-02-22	№	11/08/122
г.Новочеркасск
	О необнаружении дел
пути розыска которых исчерпаны		Фонд № 01 Дела постоянного хранения

В результате __________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом все возможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учёта:

Опись №	Дело №	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Предполагаемые причины отсутствия дела

Итого 5 (пять) дел

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _____ ______________________________________________________________________________________

Заведующий архивом И.И.Петров

2010.02.22

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК предприятия от __________ № _____

Изменения в учётные документы архива внесены.

Заведующий архивом И.И.Петров

2010.02.22

Экспертиза электронных документов состоит из следующих этапов:

· Экспертиза ценности

· Проверка папок и файлов

· Запись электронных документов на архивные носители

· Выборочная проверка системным администратором вместе архивистом качества записи

· Составление описи электронных документов

· Проставление маркером архивных шрифтов на футлярах

· Подготовка комплекта сопроводительной информации (наименование папки, крайние даты, аннотация, электронный формат, объём документов в папке).

Тема № 6 Организация работы с документами

Перечень изучаемых вопросов:

Применяемая технология занятия: последовательное изложение материала с последующим закреплением знаний контрольным опросом и корректировкой ответов.

Основные показатели: номенклатура дел, регистрация документов, отчёт о работе с документами

Практическое применение: организация системы учёта документации по направлениям деятельности предприятия

Самостоятельная работа: подготовка номенклатуры дел

Вопросы контрольного закрепления темы.

1. Что такое архив?

2. Этапы подготовки дела к сдаче в архив?

3. Для чего составляется внутренняя опись документов?

4. Какую информацию вносят в заверительный лист дела?

5. На какие документы составляется опись при сдаче их в архив?

6. Какой документ составляют при подготовке дел к уничтожению?

7. Какие дела готовят к уничтожению?

Библиография

1. Делопроизводство: Образцы документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2003. Гл. 6.3

2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство. -Спб.: Питер, 2004. Гл.7.5

М.:А-Приор, 2007. Гл. 6.8.9…6.8.14