Хранение документов

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

2010.11.26

о неразглашении коммерческой тайны

Я, Симкина Наталья Викторовна

в качестве работника (служащего) _______________________________________________________________

в период трудовых (служебных) отношений с предприятием (его правопреемником) и в течение ______________________________________________ после их окончания обязуюсь:

1) не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, которые мне буду доверены или станут, известны по работе (службе);

2) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, без соглашения предприятия;

3) выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

4) в случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне предприятия немедленно сообщить ________________________________________________

5) сохранять коммерческую тайну тех предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия;

6) не использовать знание коммерческой тайны предприятия для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию;

7) в случае моего увольнения все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кинофотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и пр.), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии, передать ______________________

8) об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать ____________________________________________

До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положению обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.

Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

____________________

(роспись работника)

Систематизация и организация хранения документов, находящихся в отделах – дело руководителя. Его задача обеспечить контроль исполнения и быстрого перераспределения документов в случае необходимости. Хранение осуществляется в соответствии с изданной на предприятии инструкцией.

Документы группируются в папки (дела) в соответствии с номенклатурой дел. Для описания хранимых в деле документов при необходимости делается внутренняя опись. В последнее время используют жёсткие папки-сшиватели (регистры), позволяющие не прокалывать документ, а хранить его в прозрачном файле. На обложке папки выносят следующие сведения:

· Название предприятия

· Наименование структурного отдела

· Индекс дела

· Количество листов в деле

· Даты первого и последнего документа

· Шифр дела по НД.

Можно воспользоваться типовой наклеиваемой обложкой разработанной в соответствии со стандартными требованиями (ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения). Электронные документы формируются в папки аналогично.

Дела в отделах должны храниться в закрываемых от посторонних глаз местах. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Дела ставятся на полки корешком наружу. Полки должны иметь 10 % запаса по глубине и по высоте. Изъятие и выдача документов из дел не разрешается кроме случаев специальных распоряжений. При изъятии на место подлинника ставится копия с указанием оснований для изъятия. Часто вместе с копией ставится «Акт об изъятии документа».

Выдача дел разрешается руководителем отдела. В место хранения ставится «Карточка-заместитель дела». Форма этого документа приведена ниже:

Карточка-заместитель дела № _____________ в отделе _______________________________

Количество листов	Дата выдачи	Подпись нач.отдела	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возвращения	Расписка в приёме

В случае утраты документа (дела) руководитель отдела подаёт руководителю предприятия докладную записку, на основании которой издаётся приказ о проведении служебного расследования. По итогам расследования руководитель предприятия принимает соответствующие меры. Канцелярия один раз в квартал проводит выборочную проверку сохранности документов, информируя руководителя предприятия о её результатах. Полная проверка проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Экспертная комиссия предприятия, назначенная приказом руководителя предприятия по окончании года проводит экспертизу ценности документов, законченных 3 года назад для хранения или уничтожения. На отобранные дела составляется опись документов для дальнейшей передачи в архив. Если дело не найдено то ЭК составляет «Акт о необнаружении дела, пути розыска которых исчерпаны», утверждаемый руководителем предприятия. Такой же акт составляется при проверке архива. Форма акта приведена ниже.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,