Хранение бухгалтерских документов

Исправление записей на счетах бухгалтерского учета

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйст­венных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.

Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:

1) неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерс­кая запись сторнируется и производится правильная запись;

2) производится дополнительная запись на сумму, не отра­женную на счетах бухгалтерского учета;

3) делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс

совершения хозяйственной операции, но и выявление непра­вильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бух­галтерского учета. Этот факт нужно обязательно зафиксировать документально (хотя никакими нормативными актами специаль­но такие действия и не предусмотрены).

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных про­водках фиксирует момент неправильного отражения хозяйствен­ных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме этого, также обосновывает необходимость произведенных в учетных ре­гистрах исправительных записей. Такая справка в данном случае играет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъяв­ляемым к первичным учетным документам, и содержать следую­щие сведения:

1) наименование документа (бухгалтерская справка);

2) дату составления;

3) содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверного произведения записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, со­держание исправительной записи);

4) измерители операции (в денежном и, при исправлении за­писей об операциях, связанных с движением товарно-мате­риальных ценностей, натуральном выражении);

5) наименование должностей лиц, ответственных за бухгал­терский учет данной операции (гл. бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами орга­низации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машин­ной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтер­ской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на ос­новании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учет­ных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.