Визначення властивостей документу

Рецензування документу

В створенні великого документа бере участь не тільки автор. З цим документом на завершальній стадії можуть працювати експерти, літературні редактори, коректори, а також всі ті, кому це буде доручено видавцем. Всіх їх ми надалі будемо називати просто рецензентами. Кожний з них має свою думку, і кожний з них потенційно здатний внести в документ ті або інші виправлення. Оскільки будь-які зміни документа повинні узгоджуватися з його автором, то пропоновані виправлення, зазвичай, фіксуються рецензентом окремо. Згодом автор розглядає ці пропозиції і або приймає, або відкидає їх, зрозуміло, з урахуванням особистості того, хто їх вніс.

Виправлення можливітрьох видів. Рецензент може вставити додатковий текст в то або інше місце документа, викреслити окремі його фрагменти, а також змінити параметри форматування. Всі зроблені виправлення він повинен помітити так, щоб вони виділялися в тексті документа. Види виправлень можна помітити спеціальними знаками, а також кольором. Крім того, рецензент зобов'язаний визначити авторство своїх виправлень. Зробити це рецензент може вказівкою свого імені, а також використанням кольору.

З цією метою використовується спеціальна панель інструментів, яка називається Рецензирование, і яку можна отримати на екрані шляхом виконання команди Сервис-Исправления.

Автору документа належить переглянути запропоновані виправлення і ухвалити по кожному з них остаточне рішення (погодитися або не погодитися з ним).

При виконанні цієї роботи у розпорядженні автора документа є наступні можливості:

¨ побачити в своєму документі всі запропоновані виправлення;

¨ встановити авторство і уточнити вид кожного виправлення;

¨ прийняти або відкинути кожне виправлення окремо.

Властивості документа, як правило, ігноруються в звичайних випадках, але виявляються дуже важливими для видавця. Властивості документа – це дані, частина з яких вводиться автором документа, а частина – формується текстовим процесором. Ці дані використовуються при автоматичному пошуку і групуванні різних документів по тих або інших ознаках, при визначенні видавничих властивостей документа, дають можливість швидко ідентифікувати документ візуально.

Щоб ознайомитися з властивостями документа або змінити їх, необхідно виконати команду Файл-Свойства. В результаті на екрані з'являється діалогове вікно Свойства: з декількома вкладками.

У вкладці Общие представлені дані про файл, що містить даний документ, у тому числі, його ім'я і папка зберігання, розмір, дата створення та ін.

Поля вкладки Документ заповнюються користувачем. Ці значення використовуються для пошуку і угрупування файлів різних документів. Заповнимо деякі з цих полів, умовно вважаючи даний розділ книги окремим документом. Значення поля Название: не повинно співпадати з ім'ям файла. Виберемо його таким: “глава 12. Працюємо видавцем”. Поле Тема заповнимо так: “вивчення специфічних засобів редагування складних документів”. Поля Автор: і Руководитель: заповнимо однаково: “Моргун О.М.”. В полі Учреждение: внесемо “Академія пожежної безпеки”. Поле Группа: заповнюємо значенням категорії документа: “методичні матеріали по вивченню текстового процесора Word”. Підбираємо ключові слова, що розкривають основний зміст документа і вводимо їх у відповідне поле: “текстовий процесор, документ, версія, виправлення, оформлення, структуризація, перевірка”. Поле Заметки: може містити довільні дані, наприклад: “даний документ є розділом книги “Текстовий процесор Microsoft Word 2000 & 2002. Керівництво до дії”.

Вкладка Статистика містить важливі дані, відповідно до яких видавці здійснюють, наприклад оплату праці автора документа. Зокрема, у вкладці указана кількість знаків документа, а також загальна кількість знаків і пропусків в ньому. При підрахунку оплачуваних знаків повинні враховуватися всі знаки тексту, у тому числі, по одному пропуску між окремими словами. Як бачимо, вкладка не містить прямої вказівки потрібного значення. Тому для його підрахунку використовується кількість слів в документі, яка, очевидно, співпадає з кількістю одинарних пропусків між ними. Таким чином, загальна кількість оплачуваних знаків обчислюється як сума кількості знаків документа (без пропусків) і кількості слів в ньому. До речі, до статистичних даних доступ також можна одержати, виконавши команду Сервис-Статистика….

Чергова вкладка Состав містить заголовки документа, визначені його структурою. Саме їх ми можемо бачити, натиснувши кнопку Схема документа панелі інструментів Стандартная або виконавши команду Вид-Схема документа. Щоб забезпечити вміст вкладки Состав, необхідно встановити відмітку на пункті Создать рисунок для предварительного просмотра вкладки Документ.

І, нарешті, вкладка Другие дозволяє розмістити дуже докладні дані про документ. Наприклад, в прокручуваному списку Название: виділіть пункт Издатель, в списку Тип: виберіть тип Текст для відповідних даних, в полі Значение: введіть “Діалог-МІФІ”, після чого натисніть кнопку Добавить. Введені дані з'являються в переліку Свойства:.

3. Перевірка правопису

Незалежно від рівня письменності автора, поява помилок при створенні документа неминуча. Помилки можливі найрізноманітніші, але текстовий процесор зможе допомогти вам позбутися граматичних і орфографічних. Виключаючи фахівців в мовознавстві, не всі користувачі знають, як одні відрізняються від інших. Тому спочатку внесемо ясність в це питання.

Відповідно до словника С. І. Ожегова, граматика вивчає правила і закони побудови і зміни слів. Найважливішими розділами граматики є морфологія, що вивчає частини мови, і синтаксис, що відповідає за з'єднання слів в реченні. Орфографія ж (те ж, що і правопис) визначає правила передачі слів на письмі.

Зрозуміло, в справі перевірки документа і, особливо, виправлення помилок не слід повністю покладатися на текстовий процесор. Його словники і знання правил далеко не повні. Незручним також є те, що він не приймає цілої низки чисто авторських відступів від правопису. Наприклад, в книзі, яку ви читаєте, маса помилок, які полягають в тому, що звичайні слова можуть починатися з великої букви не після крапки. Саме тому при роботі із засобами перевірки документа слід орієнтуватися виключно на напівавтоматичний режим, а саме: текстовий процесор тільки виділяє сумнівні місця, а остаточне рішення після відповідного аналізу ухвалює автор документа.

Для візуального виділення орфографічних помилок в текстовому процесорі прийнятий червоний колір, а для виділення граматичних - зелений. Безпосередньо в тексті документа виділення помилок здійснюється кольоровим підкресленням хвилястою лінією. А в спеціальному діалоговому вікні Правописание вказаними кольорами відображається шрифт помилкового тексту.

Доступ до засобів перевірки правопису в текстовому процесорі дуже різноманітний. Проте на практиці можна обмежитися нижченаведеними технологічними операціями.

Відключення автоматичного пошуку і візуалізація помилок. Користувачі, що починають (а іноді і досвідчені), не схильні займатися перевіркою документа в процесі його введення. На цьому етапі, звичайно, буває багато інших проблем. При цьому візуальне виділення помилок може заважати і, навіть, дратувати. Тому його рекомендується відключити. Є можливість взагалі відмовитися від автоматичного пошуку орфографічних і граматичних помилок. До всього іншого це прискорить роботу текстового процесора. Виконайте для цього команду Сервис-Параметры…, в діалоговому вікні Параметры виберіть вкладку Правописание і зніміть відмітки з пунктів «автоматически проверять орфографию» і «автоматически проверять грамматику». Іншим способом доступ до вкладки Правописание можна дістати, якщо клацнути ПКМ по пункту Состояние проверки правописания в рядку стану (при цьому буде одержано контекстне меню, в якому слід клацнути ЛКМ по пункту Параметры). Автоматичну перевірку документа можна залишити (мається на увазі, що відмітки на пунктах «автоматически проверять орфографию» і «автоматически проверять грамматику» встановлені), а обмежитися тільки відключенням візуального виділення помилок. Для цього у вкладці Правописание слідує встановити відмітки на обох пунктах «не выделять слова с ошибками». До аналогічного результату приведе установка відміток на пунктах Скрыть орфографические ошибки і Скрыть грамматические ошибки у вищезазначеному контекстному меню.

Установка мови перевірки документа. Зрозуміло, перевірка орфографії і граматики повинна виконуватися з урахуванням мови, на якій написаний текст документа. Потрібна мова буде встановлена, якщо спочатку виділити весь документ (команда Правка-Выделить все), а потім виконати команду Сервис-Язык-Выбрать язык…. Після цього в списку діалогового вікна Язык необхідно вибрати потрібний і натиснути кнопку OK. Доступ до діалогового вікна Язык можна також дістати, якщо двічі клацнути ЛКМ по пункту Язык рядка стану.

Підготовка вибіркової перевірки. Заздалегідь процес вибіркової перевірки слід налаштувати. Клацніть ПКМ по пункту Состояние проверки правописания в рядку стану, а в одержаному контекстному меню клацніть ЛКМ по пункту Параметры.... В результаті буде одержана вкладка Правописание діалогового вікна Правописание. Встановіть в ній відмітку на пунктах автоматически проверять орфографию, всегда предлагать замену і автоматически проверять грамматику. Решту відміток у вкладці Правописание зніміть. Якщо необхідно, підключіть потрібні додаткові словники для перевірки орфографії і налаштуйте граматичну перевірку (кнопки Словари і Настройка). Тепер натисніть у вкладці Правописание кнопку Повторная проверка (Проверка документа) і підтвердіть очищення поточного списку слів, що пропускаються. Натисніть кнопку OK вкладки Правописание. В результаті всі помилки в документі будуть виділені. Тепер до процесу вибіркової перевірки можна приступити.

Виконання вибіркової перевірки. Прокрутивши текст документа, знайдіть орфографічну помилку, визначте, в чому вона полягає, і виправіть її вручну безпосередньо. В результаті цього виділення помилки повинно зникнути. Якщо ж з ідентифікацією помилки або з її виправленням виникли ускладнення, то клацніть по ній ПКМ. В результаті з'являється контекстне меню, що містить ряд вже відомих вам засобів перевірки орфографії. Скористайтеся ними. При бажанні можна одержати відповідне діалогове вікно цілком, клацнувши в контекстному меню по пункту Орфографія.... Аналогічним чином слід поступати і з граматичними помилками. При цьому для отримання відповідного діалогового вікна в контекстному меню слід клацнути ЛКМ по пункту Грамматика…. Щоб позбутися контекстного меню, достатньо натиснути клавішу <Esc> або клацнути ЛКМ за його межами. Щоб знайти чергову помилку, замість прокрутки тексту документа можна двічі клацнути ЛКМ по пункту Состояние проверки правописания в рядку стану або натиснути клавіші <Alt+F7>.

Використання тезауруса. Більшість авторів бажає поліпшити літературний стиль своїх документів. І, без сумніву, в цьому зацікавлено всі, без виключення, видавці. У зв'язку з цим відзначимо, що дуже незадовільне враження залишають документи, в яких занадто часто повторюються одні і ті ж слова. Щоб уникнути повторень, слід використовувати синоніми (схожі за значенням слова). Пошук синонімів в текстовому процесорі реалізується за допомогою тезауруса (словника з повною смисловою інформацією). Помістіть текстовий курсор на потрібне слово в тексті документа (або виділите потрібне словосполучення), виконайте команду Сервис-Язык, після чого в списку, що розкрився, клацніть ЛКМ по пункту Тезаурус.... В результаті з'являється діалогове вікно Тезаурус. Аналогічний результат може бути досягнутий за допомогою натиснення клавіш <Shift+F7>. Порядок використання засобів вікна очевидний. Якщо синоніми не знайдені, то до заданого слова виводиться алфавітний список посилань на схожі по звучанню слова. Якщо виділити будь-яке з посилань, то вона потрапляє в поле Заменить…. Якщо синоніми знайдені, то ми бачимо їх в правому списку. Тепер достатньо виділити потрібний, після чого він потрапляє в поле Заменить…. Далі в обох випадках залишається натиснути кнопку Заменить. В лівому списку ми можемо бачити також посилання на ті або інші значення даного слова, посилання на зв'язані (похідні) слова, а також посилання на антоніми (протилежні за значенням слова). Якщо клацнути ЛКМ по одному з посилань зліва, то одержимо відповідний список справа. У свою чергу, для будь-якого значення, що міститься в полі Заменить… можуть бути знайдені синоніми (або антоніми). Для цього достатньо натиснути кнопку Поиск. Результати пошуку можна прокручувати у зворотному напрямі, натиснувши кнопку Вернуть. Безрезультатний пошук синонімів завершують натисненням кнопки Отмена.

Організація перенесень рядків. Важливим елементом зовнішнього вигляду документа є наповнюваність рядків. Погано виглядають рядки, у яких між словами занадто великі проміжки, що містять невдалі перенесення слів, а також розірвані слова, які розривати не рекомендується (наприклад, прізвище і ініціали). За умовчанням рядок переноситься на місці пропуску або дефіса. Якщо таке перенесення в якомусь з цих випадків небажане, то слід використовувати нерозривний пропуск < Ctrl+Shift+пробел > або нерозривний дефіс < Ctrl+Shift+"-" >. У разі занадто великих проміжків між словами рядки переносять з використанням перенесень слів. При цьому, щоб не з'являлося невдалих перенесень, використовують вказівку можливих (м'яких) перенесень за допомогою натиснення клавіш < Ctrl+"-" >. Особливістю м'якого перенесення є те, що він невидимий, поки в ньому немає необхідності. Розстановку перенесень слів можна також виконати за допомогою спеціального однойменного діалогового вікна, що з'являється в результаті виконання команди Сервис-Язык-Расстановка переносов…. Розглянемо основні засоби цього вікна. Якщо для вас важливо, щоб правий край тексту був якомога більш рівним, то значення в лічильнику Ширина зони переноса слов: встановіть мінімально можливим. Якщо ви вважаєте, що декілька рядків підряд з перенесеннями слів - це неправильно, то обмежте їх число в лічильнику Макс. число последовательных переносов:. Установка в цьому лічильнику значення (нет) означатиме, що вас це взагалі не цікавить. Позначте пункт Автоматическая расстановка переносов і натисніть кнопку OK. В результаті перенесення слів будуть розставлені по всьому тексту документа автоматично відповідно до встановлених раніше параметрів. Якщо відмітку з цього пункту прибрати, то зникнуть і перенесення. Якщо ви хочете особисто взяти участь в розстановці перенесень, то використовуйте можливості "ручної" їх розстановки, що з'являються після натиснення кнопки Принудительно…. Тепер цей процес повністю під вашим контролем. Ви можете вибирати будь-який з пропонованих варіантів перенесення, виділяючи його і натискуючи кнопку Да.