Етапи проектування

Мета створення БД

Основные спецификации базы данных Microsoft Access

Атрибут	Максимальное значение
Размер файла базы данных Microsoft Access (.mdb)	2 Гбайт. Однако, поскольку база данных может включать связанные таблицы в других файлах, ее общий размер ограничивается только имеющимися возможностями хранения данных.
Число объектов в базе данных	32 768
Модули (включая формы и отчеты, свойство Наличие модуля (HasModule) которых имеет значение True)	1 000
Число символов в имени объекта
Число символов в пароле
Число символов в имени пользователя или имени группы
Число одновременно работающих пользователей

Спецификации таблицы базы данных Microsoft Access

Атрибут	Максимальное значение
Число символов в имени таблицы
Число символов в имени поля
Кількість полів в таблиці
Число открытых таблиц	2048. Фактическое число может быть меньше из-за таблиц, открытых внутри Microsoft Access.
Размер таблицы	1 Гбайт
Число символов в текстовом поле
Число символов в поле MEMO	65 535 при вводе данных через интерфейс пользователя; 1 Гбайт при программном вводе данных.
Размер поля объекта OLE	1 Гбайт
Число индексов в таблице
Число полей в индексе
Число символов в сообщении об ошибке
Число символов в условии на значение записи	2 048
Число символов в описании таблицы или поля
Число символов в записи (кроме полей MEMO и полей объектов OLE)	2 000
Число символов в значении свойства поля

ЛЕКЦІЯ 10. СУБД ACCESS. Створення баз даних

План.

1. Мета створення БД

2. Етапи проектування.

3. Технологія створення БД.

4. Поняття структури таблиці і структури БД.

Microsoft Access поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Об'єкти бази даних дають змогу ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук необхідних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми тощо. Дані однієї таблиці можна переглядати в різних об'єктах БД. Коли редагуються дані в таблиці, такі самі дані оновлюються в усіх об'єктах, де вони є.

Створення бази даних відбувається у кілька етапів. Першим (і найскладнішим) є етап проектування. Саме від нього залежить успішна робота з базою. Якщо БД спроектована некоректно, зміни вносять у вже створені об'єкти для цієї бази (форми, звіти, запити тощо), що незручно й не ефективно. Створення БД умовно ділиться на такі етапи:

1) проектування (на папері або в спеціальних програмах);

2) програмна реалізація — технологія створення БД;

3) експлуатація БД.

На етапі проектування:

1) визначають проблему;

2) вибирають та аналізують інформацію, яку утримуватиме конкретна БД;

3) подають інформацію в базі даних.

Для збереження інформації в БД користуються кількома таблицями, а для обробки даних створюють форми, запити, звіти тощо.

Звичайно, можна створити базу даних, у якій буде одна таблиця. Але вона буде перевантажена інформацією. Одні й ті самі дані повторюються, працювати з такою таблицею незручно. Краще інформацію розподілити по окремих таблицях, кожна з яких буде присвячена окремій підтемі. Прикладом може бути навчальна база «Борей». За необхідності можна переглядати та працювати з окремими таблицями. Для отримання відомостей із різних таблиць їх з'єднують спеціальними засобами.

Перед створенням таблиці необхідно уявляти її структуру — загальний вигляд таблиці (кількість та зміст полів таблиці). Перед роботою в Access таблиці краще зобразити на папері, це зменшить кількість виправлень у готовій таблиці. При цьому необхідно дотримуватися правил: не повторювати інформацію як у межах однієї таблиці, так і між таблицями, кожну таблицю створювати для інформації тільки на одну тему. На цьому етапі вирішують, які об'єкти будуть у БД, які між ними необхідно створити зв'язки, які поля об'явити ключовими.

Технологія створення БД базується на:

а) описі отриманих таблиць засобами СУБД і введенні їх у комп'ютер;

б) розробці звітів, екранних форм, запитів, макросів та програм;

в) настроюванні й тестуванні.

На етапі експлуатації відбувається зміна та доповнення окремих об'єктів БД, аналіз інформації засобами СУБД.

3. Технологія створення БД

Створення нової бази даних, відкриття існуючої СУБД Access пропонує одразу на початку роботи з пакетом. Мастер создания БД допоможе на основі вже існуючих об'єктів готових баз даних створити свою БД з усіма об'єктами. Для самостійного створення своєї БД необхідно вибрати режим Новая база данных.

Головним об'єктом БД є таблиця. Створення нової БД починається зі створення таблиць. Для створення нової порожньої таблиці в Access передбачено кілька режимів:

а) Мастер таблиц;

б) Режим таблиц;

в) Режим конструктора.

Використання Мастера таблиц допоможе вибрати поля з існуючих уже таблиць.

У Режим таблиц Access пропонує порожню таблицю з такими іменами полів: «поле 1», «поле 2»,... У таблицю одразу вводять дані. Здійснюють автоматичну установку типу даних. Користувачу залишається замінити імена полів на свої — зайві поля (не заповнені даними) автоматично зникають.

Під час використання Режим конструктора користувач сам спочатку створює структуру таблиці, а потім заповнює її даними.

4. Поняття структури таблиці і структури БД

Структура таблиці — це загальний вигляд таблиці з певною кількістю полів та їхніми характеристиками. У створенні структури таблиці для кожного поля визначають унікальне ім'я, тип даних, якими буде надалі заповнене поле та так звані ключові поля. Для деяких типів уводять розмір поля (ширину в кількості символів). Коли визначають тип даних, необхідно враховувати, які значення будуть уведені в дану колонку (не можна, наприклад, у полі числового формату зберігати текст), скільки місця необхідно для збереження значень поля, які операції виконуватимуть із значеннями (можна порахувати суму над значеннями полів типу “числове” або “грошове”).

Існує 3 режими для створення структури таблиць:

1. режим конструктора;

2. режим майстра;

3. режим введення даних.

Імена полів містять не більше 64 символів, не можуть починатися з пробілу (краще пробіл взагалі не вставляти), в імені не має бути знаків «.», «!», «’», «[», «]».

В режимі конструктора вводяться імена полів, їх типи та, якщо це потрібно, додатковий опис полів (коментар для користувача).

В режимі майстра пропонується набір вбудованих в Access таблиць з полями. Тут для формування власних таблиць можна вибирати потрібні таблиці і поля в них, після чого виконувати крок за кроком вказівки майстра.

Створення таблиць в режимі введення даних полягає в безпосередньому введенні записів в таблицю, після чого Access визначає, якого типу буде поле в залежності від введених даних. Стандартно пропонується заповнити 10 полів, які мають назви Поле1, Поле2,..., Поле10.

Структура БД складається з структур усіх її таблиць.