Нормы компенсаций в пределах России

Оформление командировки

Направление работников в служебные командировки оформляется:

-приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (форма № Т-9 или форма №Т-9а);

- командировочным удостоверением (форма №Т-10) в котором проставляют отметки «прибыл» и «убыл» на место командировки. На каждом предприятии заводится книга для отметки командировочных удостоверений лиц прибывших и убывших в командировк;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а).

В приказе о направлении работников в служебную командировку указываются:

ü -фамилии, имена и отчества командируемых лиц;

ü -структурное подразделение; -цель командировки; -место командировки;

ü -время нахождения по месту командировки.

Командировочные расходы компенсируются работнику по нормам, утвержденным правительством. Оплата командировочных расходов регламентируется Положениями о служебных командировках: - в пределах России, - в страны ближнего зарубежья,

- в страны дальнего зарубежья.

1. Оплачивается проезд по предъявленным билетам, целесообразность выбора транспорта определяется руководителем. Кроме того, командированному возмещают: расходы по предварительной продаже билетов, сумму страхового взноса по обязательному страхованию на транспорте, постельные принадлежности по квитанции.

Расходы на покупку «электронного» пассажирского билета можно подтвердить косвенными документами, подтверждающими факт направления в командировку, нахождения в командировке и распечатки «электронного» билета или посадочного талона с указанием фамилии пассажира, стоимости проезда, даты. (Письмо МФ РФ от 07.09.07 № 03-03-06/1/649)

Оплата проезда командированного работника на такси до аэропорта может быть компенсирована и включена в состав прочих расходов при условии подтверждения их экономической целесообразности. Письмо МФ № 03-03-06/2/82 от 22.05.2007.

2. Проживание - «расходы по найму жилья» оплачивается по предъявленным счетам гостиниц с учетом затрат по бронированию и кассовым чекам. Если НДС в кассовом чеке не выделен, то НДС учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Письмо МФ № 03-03-06/1/74 от 09.02.2007.

Если сотрудник не предъявил счет гостиницы, то ему в сутки оплачивают установленную сумму по норме (12 рублей).

3. Суточные – выплачивают за каждые сутки на основании отметок в командировочном удостоверении. Сумма рассчитана на питание, городской транспорт и т.д. Предприятие может компенсировать работнику суточные по локальным нормативным актам, но с включением в налогооблагаемую базу по НДФЛ. (не облагаемая НДФЛ сумма суточных в день - 700 рублей), (по налогу на прибыль с 01.01.2009 нормирование суточных не применяется).

Для того, чтобы компенсировать работнику расходы на оплату служебных разговоров по мобильным телефонам, с уменьшением налоговой базы организации - в соответствии с Письмом РФ № 03-03-04/3/15 должно быть:

а) - перечень должностей, которым необходимо использование мобильных телефонов;

б) - детализация счетов;

в) - договор с оператором сотовой связи;

г) - должностные инструкции с указанием необходимости использования телефонов;

д) - утвержденный руководителем лимит затрат на услуги сотовой связи.

Документальное оформление операционных и хозяйственных расходов, произведенных из подотчетных сумм.

К авансовому отчету необходимо приложить:

· При приобретении в магазине материальных ценностей для операционных или хозяйственных нужд-

* Чек ККТ (контрольно-кассовой техники) – денежный чек. (Учитывая, что мастика чека выцветает можно делать ксерокопию чека и заверять подписью должностного лица, печатью с приложением оригинала чека) Письмо МФ № 03-03-06/1/209

* Товарный чек – желательно на «фирменном» бланке с указанием товара и штампом магазина. НДС в таких покупках не выделяется и включается в стоимость товара.

· При покупке на рынке или у физического лица к авансовому отчету приложить Акт на закупку или Договор купли-продажи с обязательным указанием паспортных данных продавца и адреса. Акт утверждает руководитель.

· Если товарно-материальные ценности приобретают у других предприятий за наличный расчет (до 100 000 руб.), то к авансовому отчету прилагают:

С чет-фактуру, Н акладную на отпуск материалов и Чек ККТ с выделенным НДС или бланк строгой отчетности (БСО) в соответствии с ФЗ-54. Только при таком условии можно сумму «входящего НДС» предъявить к вычету.

К авансовому отчету могут быть приложены оправдательные документы по операционным и хозяйственным расходам. Подотчетное лицо в установленные сроки сдает Авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет, принимает и обрабатывает отчет, затем производит запись в журнал – ордер №7 по 71 счету. Запись ведется линейно-позиционным способом, на каждого подотчетника по позициям:

«остаток долга» - из предыдущего журнала-ордера,

«выдано в подотчет» - на основании данных отчета кассира,

«списание подотчета» - на основании утвержденных Авансовых отчетов.

Синтетический учет подотчетных сумм.

Ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», счет активно-пассивный, основной, расчетный. На основании первичных документов производят записи по счетам: