Скорочення в текстах документів

 

       У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі”.

       Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):

1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін;

2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;

3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу;

4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т.ін., напр., до н.е., о., оз., пор.

       Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

1. За найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки,

                                   інструкції, протоколи та ін.

 

2. За походженням: службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

 

3. За місцем виникнення: внутрішні й зовнішні.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, де їх складено.

 До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

 

4. За призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних   органів.

5. За напрямком: вхідні й вихідні.

 

6. За формою: стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

 

7. За строками виконання: звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

 

8. За ступенем гласності: секретні й несекретні.

Секретні документи мають угорі праворуч позначку “Секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

 

9. За стадіями створення: оригінали, копії, виписки, дублікат.

Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться в и п и с к а (в и т я г). Якщо документ загублено, видається його другий примірник – д у б л і к а т. Юридично копія і дублікат рівноцінні.

10. За складністю: прості (односкладові) і складні.

 

11. За строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

 

12. За технікою відтворення: рукописні і відтворені механічним способом.