Формуляр документа. Основні правила оформлення документів

Формуляр документа. Основні правила оформлення документів

1.  Реквізит – це окремий елемент документа.
2. Формуляр – сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку.
3. Формуляр – зразок – це модель побудови однотипних документів.
4. Бланк – це друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що мають постійну інформацію.(акти, довідки, накази, протоколи, листи тощо).
5. Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Основні правила оформлення документів

1. Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.
2. Назва (вид) документа – обов’язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах
3. Індекс підприємства зв’язку і т.ін. оформлюється відповідно до поштових правил.
4. Дата – це обов’язковий реквізит усіх документів.
5. Місце складання або видання.
6. Адресат.
7. Підпис засвідчує законність документа. Підписує документ, як правило, керівник установи чи його заступник. Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу. Підписується, як правило, перший примірник документа.
8. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.
9. Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.
10.  Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

   Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації,

й розмножені примірники.

1. Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке

 рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

1. Заголовок до тексту.
2.  Відмітка про наявність додатка.
3.  Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов’язковий лише у вихідних документах і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).
4.  Відмітка про виконання документа та скерування його до справи.
5.  Відмітка про надходження.

Документи виконують офіційну. Ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей додаткового характеру.

       Оформляють документи на папері, фотоплівці, дискеті.

       Хоч кожна організація прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД).

       Документи виготовляють на папері форматом А4 та А5. Для зручності з обох боків сторін залишають вільні поля.

       На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу.

       Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

       Розрізняють два види формулярів – з поздовжнім та кутовим розміщенням реквізитів.

       Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

       Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

       Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр – це модель побудови однотипних документів.